Wie Sie Exchange Online während eines Ausfalls in Betrieb halten

In diesem Winter saß ich in einem Hotelzimmer in Boston und sah zu, wie vor meinem Fenster ein Schneesturm niederging. Nicht die schlimmste Situation, in der ich mich befinden könnte (während ich an meiner Tasse Kaffee nippte). Irgendwann erschien in den Nachrichten am unteren Rand meines Bildschirms eine Nummer, die die Leute anrufen sollten, wenn der Strom ausfiel. Wenn der Strom ausfällt? Das hätte mein bequemes Szenario ziemlich schnell geändert, und ich notierte mir diese Nummer für den Fall, dass ich einen Notfallplan brauchte. Verfügt das Hotel über einen Generator? Wo sind die Notausgänge (die Aufzüge würden ausfallen)? Eben noch habe ich mich über den Schneefall gefreut, aber jetzt denke ich voraus, weil... nun ja... Dinge passieren.

Dinge passieren. Und es ist klug, einen Notfallplan im Spiel zu haben, um sicherzustellen, dass Sie nicht nur ein Standby-Opfer sind, das darauf wartet, dass die Lichter wieder angehen (oder im Fall von Exchange Online, dass Ihre E-Mails wieder verfügbar sind). In den Jahren, in denen Exchange Online von Office 365 zur Verfügung steht, gab es jedes Jahr größere und kleinere Ausfälle des Dienstes, oft zu ungünstigen Zeiten (als ob es eine günstige Zeit gäbe, E-Mails zu verlieren). Ich denke da an die Microsoft Worldwide Partner Conference (WPC) in Orlando im Jahr 2015, bei der der E-Mail-Dienst mehrere Stunden lang ausfiel. Oder an das Ereignis im Dezember 2015, das Europa aufgrund eines Fehlkonfigurationsfehlers eines Microsoft-Ingenieurs mit Azure traf (wovon die Office 365-Kunden betroffen waren, die auf Azure für das Identitätsmanagement usw. angewiesen sind). Oder der Ausfall vom 30. Juni 2016, der einige nordamerikanische Kunden bis zu 9 Stunden lang beeinträchtigte! Letzter Tag des Verkaufsquartals!

Manche sagen: "Nun, das ist das Risiko, wenn man in die Cloud geht, und wenn etwas nicht läuft, dann läuft es eben nicht... und man wartet!" Das mag für einige Dinge zutreffen. Aber was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es eine Alternative gibt, wenn es um Exchange Online geht? Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass Ihre Benutzer bei einem Ausfall (und es gibt Ausfälle) weiterarbeiten können und nicht einmal wissen, dass es einen Ausfall gab. Ein ziemlich raffinierter Trick, vor allem, wenn Sie die Umstellung auf Exchange Online vorgeschlagen haben und den Ausfall nicht erklären müssen (oder nicht in der Lage sind, etwas anderes zu tun, als die Arme zu verschränken und darauf zu warten, dass Microsoft das Problem behebt).

Die Lösung? Mimecasts Kontinuität für Exchange/Exchange Online

Die Art und Weise, wie dies funktioniert, ist brillant. Wenn Sie Mimecast an das Frontend Ihres Exchange oder Exchange Online anschließen, müssen Sie die MX-Einträge auf Mimecast verweisen lassen und dann Sende-/Empfangs-Konnektoren (auch bekannt als ausgehende/eingehende Konnektoren) einrichten, damit E-Mails zwischen den beiden fließen können. Dies ermöglicht Mimecast, eine Sicherheitsüberprüfung auf Unternehmensniveau durchzuführen, zusammen mit einer optionalen Archivdaten Bank, die eingehende und ausgehende E-Mails speichert. Darüber hinaus verfügt Mimecast über einen eigenen MTA, so dass im Falle eines Problems auf dem E-Mail-Server selbst (Exchange oder Exchange Online) der Administrator lediglich ein Kontinuitätsereignis in seinem Mimecast-Administrationsportal auslösen muss, und der E-Mail-Verkehr wird nun vollständig auf der Mimecast-Seite abgewickelt (mit einem 100%igen SLA). Endbenutzer können weiterhin E-Mails auf eine von drei Arten senden und empfangen: über Outlook, wenn sie das Mimecast-Plugin für Outlook haben, über ihre Mimecast Mobile App und/oder über ein Mimecast-Webportal.

Eine der größten Herausforderungen, vor denen IT-Administratoren heutzutage im Hinblick auf die Verfügbarkeit der Office 365-Suite stehen, ist die Transparenz. Oftmals beschweren sich die Endbenutzer über den Ausfall von Diensten, aber der IT-Administrator sieht in seinem Office 365-Administrationszentrum keinen Alarm. Alles wird grün angezeigt, aber die Gesichter der Endbenutzer sind rot. Der IT-Administrator wendet sich an Twitter, Reddit oder andere soziale Medien, um herauszufinden, ob das Problem auf der Seite des Unternehmens oder auf der Seite von Microsoft liegt. Zu Microsofts Verteidigung sei gesagt, dass auf ihrer Seite eine ganze Menge passiert, und obwohl je nach Umfang und Art des Ausfalls ein einzelner Kunde oder eine Gruppe von Kunden betroffen sein könnte, ist es noch nicht an der Zeit, die rote Fahne zu hissen. Aber die Kunden, bei denen es zu Ausfällen kommt, brauchen mehr Transparenz. Die Überwachung dieser Art von Ausfällen wird jedoch immer schwieriger, da Microsoft die Benutzer in einzelne Pods aufteilt, wodurch das wahre Ausmaß eines Ausfalls nicht mehr erkennbar ist.

Um dem Bedürfnis nach besserer Transparenz gerecht zu werden, erweitert Mimecast sein Angebot im Bereich Kontinuität um das Continuity Event Management (CEM). Eines der Schlüsselelemente von CEM ist die Fähigkeit, Ihre Verbindung zu Exchange Online kontinuierlich auf mögliche Probleme zu überwachen. Dies geschieht durch eine "organische" Eingangsprüfung (kann mein SMTP-Server E-Mails empfangen) und eine "synthetische" Ausgangsprüfung (kann mein SMTP-Server E-Mails senden). Im Falle eines Problems wird eine Warnung per SMS oder an eine alternative E-Mail-Adresse gesendet (logischerweise, weil Ihr primärer Server nicht erreichbar ist), und Sie erhalten einen Panikknopf, um die Warnung zu verwalten. Drücken Sie die Taste, rufen Sie den Mimecast-Kontinuitätsmodus für Ihre Mitarbeiter auf und kehren Sie zu dem zurück, was Sie vor dem Alarm getan haben, mit dem Wissen, dass es Ihren Mitarbeitern gut geht.

Schlussfolgerung:

Die Wahrheit ist, dass Dinge passieren. Sie wissen das. Die Cloud-Infrastruktur bricht manchmal zusammen. Wenn Sie schon einmal von einer Cloud-Störung betroffen waren, sind Sie nicht allein. Und wenn Sie (noch) nicht betroffen sind, sind Sie auch nicht immun. Was ist also Ihr Notfallplan? Was tun Sie, wenn Exchange Online ganz oder teilweise ausfällt? Wenn Ihre Antwort lautet: "Verschränken Sie die Arme und warten Sie darauf, dass Microsoft das Problem behebt", dann ist das eine Entscheidung, die Sie treffen. Das ist aber nicht die einzige Wahl, die Sie haben. Sie könnten sich für einen Plan B entscheiden. Eine E-Mail Kontinuitätslösung , mit der Ihre Mitarbeiter trotz des Ausfalls weiterhin E-Mails senden und empfangen können.

Sie haben die Wahl.