E-Discovery-Tools, die die Datenüberprüfung effizienter und kostengünstiger machen, sind für Finanzdienstleistungsunternehmen besonders hilfreich.

Wesentliche Punkte:

  • Der Finanzdienstleistungssektor steht vor einzigartigen Herausforderungen, die von massiver Datenproliferation bis hin zu einer riesigen und komplexen Regulierungslandschaft reichen.
  • Angesichts einer Vielzahl von rechtlichen und regulatorischen Bedrohungen müssen Finanzdienstleistungsunternehmen ständig bereit sein, sich zu verteidigen.
  • E-Discovery-Tools, die computergestützte Dokumentenprüfung und prädiktive Kodierung verwenden, können relevante Daten schnell isolieren, wodurch der Zeit- und Kostenaufwand für die rechtliche Offenlegung stark reduziert wird.

Wenn es um Rechtsstreitigkeiten und Regulierung geht, sieht sich die Finanzdienstleistungsbranche mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, die für diesen Sektor einzigartig sind. Allein die Banken geben oft bis zu fünf Prozent ihrer Einnahmen für die Einhaltung von Vorschriften aus, wobei jede fünfte Bank dies als ihr wichtigstes Anliegen bezeichnet.[1]

Die rechtliche Offenlegung ist oft der kostspieligste und zeitaufwendigste Teil des Prozesses, wobei die explosionsartige Zunahme von E-Mails, Texten und anderen elektronisch gespeicherten Informationen die Belastung der Branche erheblich erhöht. Dies macht die Branche reif für E-Discovery-Lösungen, die die Überprüfung von Dokumenten automatisieren und rationalisieren können.

Entdeckungs-Herausforderungen in Hülle und Fülle

Die ohnehin schon herausfordernden Offenlegungsanforderungen, denen sich die Finanzdienstleistungsunternehmen gegenübersehen, werden nur noch strenger:

  • Elektronisch gespeicherte Informationen verbreiten sich in einem noch nie dagewesenen Tempo. UBS liefert ein anschauliches Beispiel. Die in der Schweiz ansässige multinationale Bank ist verpflichtet, sämtliche Kommunikation mit ihren Millionen von Kunden aufzuzeichnen, einschließlich der Aufzeichnung von mehreren hunderttausend Stunden Telefongesprächen pro Tag. Die Aufsichtsbehörden verlangen von der Firma, einige dieser Gespräche bis zu 20 Jahre lang aufzubewahren, was sie zum Bestandteil jeder Offenlegungspflicht macht.[2]
  • Die Entdeckung kann die Privatsphäre verletzen. Der Prozess der Speicherung und Erzeugung der erforderlichen Daten kann mit verschiedenen Gesetzen zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher in Konflikt geraten. Die Situation kann noch komplizierter werden, wenn ein Unternehmen grenzüberschreitend tätig ist. In den USA zum Beispiel schreibt Kalifornien (dank des kalifornischen Verbraucherschutzgesetzes) einen stärkeren Schutz der Privatsphäre vor als andere Bundesstaaten. Für den Finanzdienstleistungssektor macht dies die Datenspeicherung und -abfrage noch komplexer.
  • Benutzerdefinierte Anwendungen fügen zusätzliche Komplexität hinzu. Wieder einmal ist die Situation bei UBS aufschlussreich. Das Unternehmen berichtet, dass für ein typisches Discovery-Projekt Daten von mehr als 10 verschiedenen Chat-Plattformen benötigt werden können, wobei es sich um Online-Gespräche handelt, die sich über einen Zeitraum von mehreren Jahren erstrecken. Und dies ist nur ein Beispiel. Finanzdienstleistungsunternehmen setzen typischerweise Tausende von massgeschneiderten Anwendungen ein, die sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten verwenden - die alle einer Offenlegungspflicht unterliegen können.
  • Gute Leute sind schwer zu finden. Die Verwaltung und Gewinnung von Daten erfordert beträchtliche Fachkenntnisse. Der Data Miner muss nicht nur mit der erforderlichen Technologie und dem regulatorischen Umfeld der Institution vertraut sein, sondern auch ein ausgeprägtes Verständnis für die Funktionsweise des Unternehmens haben. Dies ist keine übliche Qualifikation.

Ein Übermaß an rechtlichen Bedrohungen

All dies wäre vielleicht nicht so wichtig, wenn die rechtliche Landschaft für die Finanzdienstleistungsbranche nicht so tückisch wäre. Aber das ist sie. Zusätzlich zu den aggressiven Regulierungsbehörden sehen sich Finanzdienstleistungsunternehmen routinemäßig mit Klagen ihrer Kunden, Investoren und Konkurrenten - sowie anderer interessierter Parteien - konfrontiert.

Zu den routinemäßigen rechtlichen Problemen, mit denen die Branche konfrontiert ist, gehören

  • Haftung des Darlehensgebers
  • Verletzung der Treuepflicht
  • Vertragsverletzung
  • Betrügerische Geldtransfers
  • Verwirkungsstreitigkeiten

Ein Lehrbuchfall für E-Discovery: Speichern von

Womit wir beim E-Discovery wären - dem Prozess des Suchens, Sicherns und Durchsuchens digitaler Daten, damit sie als Beweismittel in einem Gerichtsverfahren verwendet werden können. Solche Bemühungen konzentrieren sich in der Regel auf E-Mails, können aber auch Texte, Dokumente, Bilder, Tabellenkalkulationen, Datenbanken, Audiodateien, Kalender, Websites, Computerprogramme und sogar Malware umfassen.

Durch die Nutzung von Technologien wie maschinelles Lernen, prädiktive Kodierung und Analysesoftware reduziert E-Discovery die Datenmenge, die von Anwälten überprüft werden muss. Dies geschieht, indem irrelevante Materialien verworfen und diejenigen Dokumente und Datendateien gekennzeichnet werden, die am ehesten relevante Informationen enthalten. Da die Prüfung von Dokumenten 70 % der Kosten für die Discovery ausmacht und die Kosten für die fallweise Discovery häufig über 1 Million Dollar betragen, kann der Ersatz manueller durch e-Discovery die Rechtskosten einer Firma drastisch senken.[3]

Angesichts des Ausmaßes der Rechtsstreitigkeiten, auf die Finanzdienstleistungsunternehmen vorbereitet sein müssen, macht dies den Sektor zu einem Lehrbuchbeispiel für die Nutzung der zahlreichen Vorteile von E-Discovery. Die wichtigsten unter ihnen:

  • Die Technologie lernt ständig dazu. Es ist eindeutig wertvoll, über eine Technologie zu verfügen, die die relevanten Daten, die unter einem Berg von weniger relevantem Material vergraben sind, lokalisieren kann. Noch besser ist, dass die prädiktive Kodierung einer E-Discovery-Lösung mit fortschreitender Überprüfung weiter lernt, welche Informationen für den Fall am relevantesten sind, und ihre Suche entsprechend anpasst.
  • Die Mustererkennung kann die Schwärzung automatisieren. Wie bereits erwähnt, müssen Finanzdienstleistungsunternehmen die Privatsphäre der Verbraucher während des Erkennungsprozesses schützen. Durch die Identifizierung von Mustern können E-Discovery-Lösungen Sozialversicherungsnummern, Kontonummern, Straßenadressen und andere sensible Informationen erkennen. Diese Daten können dann für eine manuelle Schwärzung gekennzeichnet oder automatisch geschwärzt werden.
  • Flexibilität ermöglicht Skalierbarkeit. Unabhängig davon, wie sorgfältig sie arbeiten, können die Mitarbeiter nur so viele Daten überprüfen. Aber digitale Lösungen können skaliert werden, um selbst die größten Entdeckungsprojekte zu bewältigen - auch wenn nicht jede E-Discovery-Software gleich gut skalieren kann.
  • E-Discovery kann mit anderen Systemen integriert werden. Bestimmte E-Discovery-Lösungen können in andere Content-Management-Tools integriert werden (man denke an die Speicherung von Dokumenten). Dadurch ist es möglich, große Datenmengen dort zu indexieren, zu suchen und zu sammeln, wo sie sich befinden, anstatt sie erst exportieren zu müssen - eine zeitraubende Aufgabe.
  • E-Discovery-Tools können unternehmensweite Suchvorgänge durchführen. Der Finanzdienstleistungssektor ist eine der am stärksten regulierten Branchen weltweit. Durch die Suche in den Daten eines multinationalen Unternehmens über Geschäftsbereiche und geografische Gebiete hinweg kann E-Discovery Institutionen dabei helfen, die Vorschriften in allen Regionen einzuhalten.
  • E-Discovery kann Rechtsstreitigkeiten verhindern. E-Discovery ist nicht nur eine Verteidigungswaffe. Eine E-Discovery-Lösung kann auch proaktiv eingesetzt werden, um Verstöße zu erkennen oder Aufbewahrungsregeln auf Dokumente anzuwenden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass erforderliche Daten sicher gespeichert werden, während unnötige Daten - oder Daten, die gar nicht erst aufbewahrt werden sollten - verworfen werden.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil für Finanzunternehmen besteht darin, dass digitale Daten im Gegensatz zu papierbasierten Dokumenten zusätzliche Informationen wie Zeit- und Datumsstempel sowie Markierungen für Autor und Empfänger enthalten. In Rechtsfällen kann diese Art von Beweismitteln von unschätzbarem Wert sein.

Was lässt sich daraus schließen?

Der Prozess der rechtlichen Offenlegung ist sowohl zeit- als auch kostenintensiv, aber mehrere Faktoren machen ihn für die Finanzdienstleistungsbranche besonders belastend. Durch die Automatisierung und Rationalisierung des Prozesses mit E-Discovery können die Unternehmen in diesem Sektor Zeit, Kosten und Risiken erheblich reduzieren.

 

[1] "Globaler ordnungspolitischer Ausblick 2020", Duff & Phelps

[2] "eDiscovery: Best Practices in globalen Finanzdienstleistungsorganisationen", Ethical Boardroom

[3]"eDiscovery Opportunitätskosten: Was ist die effizienteste Herangehensweise?," Logikcull

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