Mehrere Entwicklungen im Jahr 2020 haben dazu geführt, dass die unternehmensinterne E-Discovery zu einer höheren Priorität für Unternehmensjuristen geworden ist.

Key Points

  • Verschärfte regulatorische Maßnahmen und zunehmende Bedrohungen der Cybersicherheit tragen zu einer härteren Rechtslandschaft bei - und COVID hat die Sorgen nur noch vergrößert.
  • Die Datenmenge wächst exponentiell und macht es schwieriger, sie zu verwalten und konform zu bleiben.
  • Budgetkürzungen zwingen die Rechtsabteilungen der Unternehmen dazu, mit weniger mehr zu leisten.
  • Durch den erweiterten Einsatz von E-Discovery können diese Herausforderungen leichter gemeistert werden.

Drängt Ihre Rechtsabteilung auf einen verstärkten Einsatz von E-Discovery? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein. Und wenn nicht - bleiben Sie am Ball. Ein härteres rechtliches und regulatorisches Umfeld, die drohende Gefahr von COVID-bezogenen Klagen und ein schrumpfendes Budget für Anwaltskosten zwingen viele Rechtsabteilungen dazu, mit weniger mehr zu erreichen.

Als Antwort darauf sucht die Rechtsabteilung nach Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. Lassen Sie uns herausfinden, warum.

Unternehmen sehen sich einer härteren Rechtslandschaft gegenüber

Schon vor Beginn der COVID-Pandemie sahen Unternehmensjuristen ein erhöhtes Risiko für rechtliche und regulatorische Maßnahmen. Die Norton Rose Fulbright 2019 Litigation Trends Annual Surv ey [1] stellte dies fest:

  • Mehr als die Hälfte der Befragten ist der Meinung, dass es mehr Probleme mit der Cybersicherheit und dem Datenschutz gibt. Als Gründe für den Anstieg werden u. a. strengere Gesetze, größere Kreativität von Cyberkriminellen und ein wachsendes Volumen an zu schützenden Daten genannt.
  • Mehr als ein Drittel hat das Gefühl, dass die Aufsichtsbehörden häufiger eingreifen. Die Befragten stellten fest, dass die Aufmerksamkeit der Aufsichtsbehörden spezifischer und direkter ist, dass sie in vielen Ländern mit unterschiedlichen Vorschriften konfrontiert sind und dass die Aufsichtsbehörden mehr Daten als früher verlangen. Die Befragten äußerten auch die Sorge, dass behördliche Maßnahmen den Ruf des Unternehmens schädigen könnten.
  • Mehr als ein Drittel erwartet auch ein höheres Volumen an Rechtsstreitigkeiten; das sind mehr als doppelt so viele, wie noch drei Jahre zuvor erwartet wurden.

Auch die sich entwickelnde regulatorische Landschaft macht die Dinge schwieriger. Fast zwei Drittel (62 %) der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie nun grenzüberschreitende Recherchen mit den Datenschutzbestimmungen abwägen müssen, die von Land zu Land unterschiedlich sind.

Und dann kam COVID. Mike Quartararo, Präsident der Association of Certified E-Discovery Specialists, merkt an, dass "man mit Fug und Recht behaupten kann, dass es da draußen einen brodelnden Kessel von Rechtsstreitigkeiten gibt", und verweist auf die Sicherheit am Arbeitsplatz (insbesondere, wenn die Menschen wieder in ihre Büros zurückkehren), gewerbliche Immobilien und das Reise- und Gastgewerbe als Bereiche, die "reif für Streitigkeiten zu sein scheinen." [2]

Corporate Data Governance greift zu kurz

Um diese steigende Flut von Rechtsstreitigkeiten und Compliance zu bewältigen, ist eine effektive Information Governance erforderlich - ein weiteres wichtiges Anliegen für Unternehmensjuristen. Dies spiegelt sich in einem Bericht von Osterman Research aus dem Jahr 2020 wider, der zu dem Schluss kommt, dass eine gute Information Governance "eine wesentliche Best Practice für jedes Unternehmen ist", auch wenn er einräumt, dass eine angemessene Governance "im Laufe der Zeit immer schwieriger zu erreichen ist." [3]

Das Osterman-Whitepaper weist auf mehrere Probleme hin, die durch eine effektive Governance besser gelöst werden können:

  • Die wachsende Menge an Informationen, wird oft als "Storage Bloat" bezeichnet.
  • Unsicherheit darüber, welche Daten zu behalten und welche zu verwerfen sind. Nur 25 % der von Osterman befragten Juristen gaben an, dass sie genau wissen, welche Informationen sie aufbewahren müssen und wie lange.
  • Erhöhte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Obwohl die Datenaufbewahrung in einigen Branchen stärker reguliert ist als in anderen - Fluggesellschaften müssen beispielsweise Aufzeichnungen über jede Verspätung auf der Rollbahn von mehr als drei Stunden für einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahren -, ist aufgrund neuer Gesetze wie dem California Consumer Privacy Act nun praktisch jedes Unternehmen in jeder Branche in gewissem Maße reguliert.
  • Produktivitätsverluste. Laut Osterman verbringen Mitarbeiter in einer typischen Woche durchschnittlich 71 Minuten mit der Suche nach Informationen, die zwar gespeichert, aber nur schwer auffindbar sind. Das summiert sich auf mehrere Tage pro Person und Jahr.

Trotz dieser Probleme berichtet Osterman, dass eines von drei der befragten Unternehmen derzeit über kein Information-Governance-Programm verfügt. In Anbetracht der zentralen Rolle, die die Archivierung bei allen Governance-Bemühungen spielt, ist es wahrscheinlich kein Zufall, dass eine ähnliche Anzahl von Befragten einräumt, dass ihr derzeitiges Archivierungssystem nicht den Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten zu regulatorischen Zwecken entspricht. Und fast die Hälfte der Umfrageteilnehmer (47 %) hält ihr derzeitiges System nicht für kosteneffizient.

Die COVID-Pandemie hat in der Zwischenzeit viele Archivierungssysteme an die Belastungsgrenze gebracht. Da inzwischen so viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, werden Daten an viel mehr Orten erzeugt, auf mehr Geräten gespeichert und mit mehr Tools gemeinsam genutzt als je zuvor. Infolgedessen geben mehr als vier von zehn (41 %) der Befragten an, dass ihr Unternehmen nicht mehr alle Daten archivieren kann, und einer von zehn archiviert überhaupt keine Daten. Dies veranlasst Osterman zu der Schlussfolgerung, dass eine unzureichende Archivierung "sehr wahrscheinlich" in Zukunft rechtliche und Compliance-Probleme verschärfen wird.

Budgetkürzungen schaffen zusätzlichen Druck

Infolge der Pandemie sind die Umsätze vieler Unternehmen gesunken und bei anderen in den freien Fall übergegangen. Dies hat zu weitreichenden Budgetkürzungen geführt, von denen auch die Rechtsabteilung nicht verschont blieb. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Unternehmensjuristen ergab, dass für 57 % der Befragten der wirtschaftliche Druck die größte Sorge darstellt. [4] Sagt Colin McCarthy, der eine Gemeinschaft von Fachleuten für Rechtsangelegenheiten leitet: "Wir sehen, dass extrem talentierte Leute in der gesamten Rechtslandschaft entlassen werden." [5]

Um den Druck auf ihr Rechtsberatungsbudget zu verringern, versuchen viele Rechtsabteilungen von Unternehmen auch, die Inanspruchnahme externer Anwälte zu begrenzen. Eine Umfrage von LegalBillReview.com und In The House ergab, dass 73 % der General Counsels ihre externen Rechtskosten reduzieren wollen. [6] Aber mehr Arbeit ins Haus zu holen, ist eine Herausforderung, wenn es weniger Anwälte gibt, die die Arbeit erledigen können... es sei denn, ein Teil dieser Arbeit kann automatisiert werden.

E-Discovery kann die Effizienz verbessern und Kosten senken

All dies hat zu einem erneuten Interesse an E-Discovery und einem Vorstoß zur breiteren Anwendung dieser Technologie geführt. Effektiv eingesetzt, bietet E-Discovery im aktuellen Umfeld viele Vorteile:

  • Dramatische Einsparungen. Mit einer E-Discovery-Lösung lassen sich doppelte, veraltete oder unwichtige Daten aufspüren und eliminieren. Dadurch wird nicht nur der Speicherplatzbedarf reduziert, sondern Anwälte und Firmenkunden können sich auf die Daten konzentrieren, die wirklich wichtig sind. Die verbesserte Effizienz kann die Kosten für die juristische Aufdeckung um bis zu 43 % senken. [7] Und weniger zu archivierende Daten bedeuten auch weniger Ausgaben für Hosting, Speicherung und Datenverarbeitung.
  • Vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Über Rechtsstreitigkeiten hinaus kann E-Discovery auch bei Ermittlungen im Personalbereich eingesetzt werden, um auf Anfragen nach dem Freedom of Information Act (FOIA) zu reagieren und die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen - all dies stellt höhere Anforderungen an die Unternehmensjuristen.
  • Verbesserte Data Governance und reduziertes Risiko. Effizientere Archivierung und konsistente Aufbewahrungsregeln machen gute Data Governance zu einer einfacheren Angelegenheit. Und durch die Reduzierung des Bedarfs an externen Beratern ermöglicht E-Discovery den Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Daten. Dies wiederum reduziert ihr Sicherheits- und Compliance-Risiko, da jedes Mal, wenn Daten dupliziert und weitergegeben werden, die Möglichkeit einer Sicherheitsverletzung oder eines Verstoßes gegen den Datenschutz besteht.
  • Besser Zusammenarbeit. E-Discovery-Workflow-Tools und gemeinsame Dashboards ermöglichen eine effektivere Kommunikation und höhere Produktivität.

Was lässt sich daraus schließen?           

Eine härtere Rechts- und Compliance-Landschaft, Budgetkürzungen und die Unsicherheit der COVID-Ära zwingen die Rechtsabteilungen von Unternehmen dazu, mit weniger mehr zu erreichen. Um ihre Kosten zu senken und ihre Effizienz zu verbessern, versuchen Unternehmensjuristen, ihre Nutzung von E-Discovery und der breiten Palette von Anwendungen, die es unterstützt, zu erweitern.

 

[1] "2019 Litigation Trends Annual Survey," Norton Rose Fullbright

[2] "The State Of E-Discovery 2020", Norton Rose Fulbright

[3] "Archiving As a Key Element of Good Information Governance," Osterman Research

[4] "2020 In-House Legal Benchmarking Report," Exterro

[5] "The State of E-Discovery 2020," Above The Law

[6] "Reducing Legal Spending: A Survey of In-House Attorneys," Legal Bill Review

[7] "Demonstrating ROI for In-House Legal Teams: Drei einfache Berechnungen," Logikcull

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