Diferencias clave entre el cumplimiento de las normas SOC y SOX

A menudo se mencionan conjuntamente las normas SOC y SOX, pero no son sinónimos. Uno de ellos es una serie de informes de garantía que utilizan las organizaciones de servicios para mostrar a los clientes cómo funcionan los controles. La otra es una obligación legal relacionada con la información financiera y la rendición de cuentas de las empresas en Estados Unidos. Saber cuál de ellas es aplicable ayuda a una organización a centrarse en los controles adecuados, en las tareas de auditoría y en las obligaciones de presentación de informes.

¿Qué es el SOC?

SOC son las siglas de «Service Organization Control». Se refiere a una serie de informes de certificación emitidos por un auditor independiente con arreglo a las normas del Instituto Americano de Contables Públicos Certificados (AICPA). Estos informes ayudan a una organización de servicios a mostrar a sus clientes, clientes potenciales y otras partes interesadas cómo están diseñados sus controles y, en algunos casos, cómo funcionan a lo largo del tiempo.

El SOC resulta especialmente relevante para proveedores, proveedores de SaaS, empresas de servicios en la nube, empresas de gestión de nóminas, proveedores de servicios gestionados y otras organizaciones que tratan datos de clientes o prestan soporte a los sistemas de los clientes. En esos entornos, los compradores suelen esperar algo más que un cuestionario de seguridad. Desean un informe independiente que ofrezca garantías estructuradas sobre el entorno de control de la organización.

Los principales tipos de informes del SOC

La familia SOC incluye varios tipos de informes, y cada uno de ellos tiene una finalidad distinta. Las diferencias clave son importantes porque una auditoría SOC 1 no responderá a las mismas preguntas que una auditoría SOC 2.

SOC 1

El SOC 1 se centra en los controles relevantes para el entorno de información financiera de un cliente. Resulta de gran utilidad para las organizaciones de servicios cuyos sistemas o procesos puedan afectar a los estados financieros de los clientes, como los proveedores de servicios de nóminas, las empresas de tramitación de reclamaciones o los proveedores de tecnología financiera.

Para esas organizaciones, un informe SOC 1 ayuda a los clientes a comprender si existen controles financieros clave y si estos funcionan de manera estructurada. La principal ventaja radica en la garantía de la información financiera, más que en una cobertura más amplia de los controles de seguridad. Los clientes suelen solicitar un informe SOC 1 cuando los sistemas o servicios de un proveedor pueden influir en los procesos contables, la gestión de transacciones u otros flujos de trabajo de relevancia financiera.

SOC 2

El SOC 2 es el informe al que se refieren la mayoría de las personas cuando hablan del cumplimiento de las normas SOC en entornos tecnológicos. Un informe SOC 2 examina los controles relacionados con los Criterios de Servicios de Confianza, que suelen incluir la seguridad y, a menudo, la disponibilidad, la confidencialidad, la integridad del procesamiento o la privacidad, en función del alcance.

Este tipo de informe resulta especialmente relevante para los proveedores de SaaS, las plataformas en la nube, los encargados del tratamiento de datos y los proveedores de tecnología que gestionan información confidencial. Un proceso de cumplimiento de la norma SOC 2 puede ayudar a demostrar que los controles de seguridad están documentados, se someten a pruebas y se ajustan a las expectativas de los clientes. También es habitual que los compradores soliciten expresamente un informe SOC 2 Tipo II durante el proceso de contratación. 

SOC 3

La norma SOC 3 abarca los mismos ámbitos generales de confianza que la norma SOC 2, pero en un formato más sencillo y dirigido al público en general. Está diseñado para una difusión más amplia y suele utilizarse como resumen de fácil comprensión para fines de marketing, destinado a sitios web, equipos de ventas y la comunicación general con las partes interesadas.

La ventaja del SOC 3 es su accesibilidad. Ayuda a una organización a transmitir un alto nivel de garantía sin tener que compartir las descripciones detalladas de las pruebas y los sistemas que figuran en un informe SOC 2. Resulta especialmente útil para aquellas organizaciones que desean comunicar públicamente su garantía sin revelar todos los detalles de un informe SOC 2.

Certificación de tipo I frente a la de tipo II

La presentación de informes del SOC también varía en función del período de referencia. Un informe de tipo I analiza si los controles están adecuadamente diseñados en un momento concreto. Un informe de tipo II va más allá, ya que comprueba si dichos controles han funcionado de manera eficaz a lo largo de un determinado período.

Se trata de una distinción importante. Un informe de tipo I puede demostrar que una organización ha definido objetivos de control y ha documentado los controles. Un informe de tipo II ofrece una garantía más sólida, ya que incluye la eficacia operativa a lo largo del tiempo. Para muchos clientes, especialmente los compradores corporativos, un informe SOC 2 de Tipo II tiene más peso que uno de Tipo I, ya que refleja algo más que el mero diseño.

En la práctica, muchos clientes empresariales conceden mayor importancia a los informes de tipo II, ya que estos muestran el rendimiento de los controles a lo largo del tiempo, en lugar de limitarse a describir cómo estaban diseñados en un momento concreto. Esto hace que la presentación de informes de Tipo II resulte especialmente importante para las organizaciones que operan en entornos de mayor envergadura y con una mayor conciencia del riesgo.

Ventajas del cumplimiento de las normas SOC

El cumplimiento de las normas SOC puede aportar un valor real a las organizaciones de servicios que necesitan demostrar su fiabilidad, la madurez de sus controles y su disciplina operativa. Resulta especialmente útil en entornos de atención al cliente, en los que la confianza es fundamental durante los procesos de adquisición, incorporación y renovación.

• Fomenta la confianza de los clientes: demuestra a los clientes y socios que se han establecido controles y que estos han sido revisados de forma independiente.
• Contribuye a garantizar la fiabilidad de los proveedores: ayuda a las organizaciones de servicios a responder a cuestiones relacionadas con la seguridad y el cumplimiento normativo durante los procesos de adquisición y renovación.
• Demuestra madurez en materia de controles: refleja que los procesos y controles están documentados, se someten a pruebas y funcionan de forma estructurada.
• Ideal para entornos de proveedores de servicios: resulta muy adecuado para proveedores de SaaS, de servicios en la nube y de tecnología que gestionan sistemas o datos de clientes.
• Responde a múltiples necesidades de garantía: abarca diferentes casos de uso a través de SOC 1, SOC 2 y SOC 3.

En conjunto, estas ventajas hacen que el SOC resulte especialmente útil en entornos en los que los clientes necesitan garantías estructuradas antes de confiar sus sistemas o datos a un proveedor. Esa es una de las razones por las que la presentación de informes SOC suele formar parte del proceso de venta y renovación, y no es solo un trámite de cumplimiento normativo.

El SOC sigue sin ser un sustituto directo de obligaciones legales como la ley SOX, aunque algunos conceptos de control se solapen. Su valor es mayor cuando el objetivo es garantizar la confianza de los clientes, más que el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de información financiera.

¿Qué es la ley SOX?

SOX hace referencia a la Ley Sarbanes-Oxley, una ley de los Estados Unidos aprobada para reforzar el gobierno corporativo, la integridad de la información financiera y la responsabilidad de los directivos. A diferencia del SOC, que suele estar motivado por las necesidades de garantía de los clientes, el cumplimiento de la ley SOX es un requisito legal para las empresas que cotizan en bolsa y otras entidades incluidas en su ámbito de aplicación.

En esencia, la ley SOX se centra en el control interno de la información financiera. No se trata de un informe de auditoría voluntaria. Se trata de una obligación de cumplimiento relacionada con la forma en que una organización documenta, comprueba y mantiene los controles financieros. Asimismo, atribuye claramente a los directivos —especialmente al director general y al director financiero— la responsabilidad de la exactitud de la información financiera.

Requisitos fundamentales para el cumplimiento de la ley SOX

Los requisitos de cumplimiento de la ley SOX se centran en gran medida en la estructura de control interno y en la disciplina en la presentación de informes. Las organizaciones incluidas en el ámbito de aplicación deben establecer y mantener controles que garanticen la exactitud de los estados financieros.

Esto incluye documentar los controles clave de la ley SOX, someterlos a pruebas periódicas, evaluar las deficiencias y recopilar pruebas que demuestren que la empresa está preparada para la auditoría. Las auditorías de la ley SOX no se limitan a comprobar si existe una política. Se trata de determinar si el control funciona de manera coherente y si la organización puede demostrarlo.

La certificación de ejecutivos constituye otro elemento fundamental del marco. En virtud de la Ley Sarbanes-Oxley, los altos directivos deben certificar la fiabilidad de los informes financieros y la eficacia de las actividades de control interno pertinentes. Esto convierte a la ley SOX en un proceso de cumplimiento normativo y rendición de cuentas, y no solo en un proceso de auditoría.

Ventajas del cumplimiento de la ley SOX

El cumplimiento de la ley SOX puede resultar exigente, pero también fomenta la disciplina en materia de información financiera, responsabilidad y control del rendimiento. Para las organizaciones incluidas en el ámbito de aplicación, dicha estructura favorece tanto el cumplimiento normativo como una mayor madurez en materia de gobernanza.

• Refuerza la disciplina en materia de control financiero: refuerza los controles internos relacionados con la exactitud y la coherencia de la información financiera.
• Mejora la rendición de cuentas: establece responsabilidades más claras en materia de integridad de la información y supervisión ejecutiva.
• Favorece la preparación para las auditorías: fomenta la documentación formal, la realización de pruebas y la recopilación de pruebas en torno a los controles clave.
• Reduce el riesgo de los informes: contribuye a disminuir la probabilidad de que se produzcan deficiencias significativas o inexactitudes financieras.
• Mejora la gobernanza: fomenta una mayor coordinación entre las funciones de finanzas, auditoría, tecnologías de la información y cumplimiento normativo.

En conjunto, estas ventajas contribuyen a crear un entorno de presentación de informes más riguroso. Esa disciplina es importante no solo para el desempeño de la auditoría, sino también para la rendición de cuentas de los directivos, la confianza del consejo de administración y una gobernanza más sólida a largo plazo.

La ley SOX tiene un alcance más limitado que la ley SOC en cierto sentido, ya que se centra en los controles de información financiera, en lugar de en una garantía más amplia dirigida a los clientes en múltiples ámbitos de confianza. Su valor radica en la creación de un entorno de control más sólido y responsable en torno a las obligaciones de presentación de informes.

SOC frente a SOX: diferencias clave

Aunque tanto la norma SOC como la ley SOX pueden implicar controles, pruebas y actividades de auditoría, se han diseñado con fines distintos. La norma SOC está concebida para ofrecer garantías a los clientes y a las partes interesadas sobre los controles de una organización prestadora de servicios, mientras que la ley SOX tiene por objeto garantizar la exactitud de la información financiera y la rendición de cuentas de los directivos. Al compararlos uno al lado del otro, resulta más fácil comprender la diferencia.

Objeto y ámbito de aplicación

El SOC se centra en los controles de los servicios. La ley SOX se centra en los controles de la información financiera. Un informe SOC 2 puede abarcar las prácticas de control de seguridad en un entorno tecnológico, mientras que la ley SOX puede centrarse en la gestión de cambios, el acceso y los procesos de presentación de informes únicamente en la medida en que afecten a la información financiera.

Ámbito de aplicación

El SOC resulta especialmente relevante para las organizaciones de servicios. La ley SOX es especialmente relevante para las empresas que cotizan en bolsa y para los controles internos que respaldan la información financiera. Es posible que un proveedor privado de SaaS deba cumplir con la normativa SOC, pero que no tenga ninguna obligación directa de cumplir con la normativa SOX. Una empresa que cotiza en bolsa puede estar sujeta a requisitos de cumplimiento de la ley SOX sin necesidad de disponer de un informe SOC 2.

Normativa frente a voluntaria

Esta es una de las diferencias clave más evidentes. La ley SOX constituye una obligación de cumplimiento normativo. La certificación SOC suele ser opcional, aunque, en la práctica, una auditoría SOC 2 puede parecer obligatoria cuando los clientes empresariales la exigen.

Requisitos de presentación de informes

El SOC elabora un informe de verificación. La ley SOX exige un trabajo continuo en materia de cumplimiento, documentación de controles, pruebas de cumplimiento de la ley SOX, certificación por parte de la dirección y apoyo en materia de auditoría. Uno de ellos es un documento de certificación. El otro es un programa jurídico y operativo.

Niveles de garantía

El SOC varía según el tipo de informe y según si se trata de un Tipo I o de un Tipo II. SOX no funciona como un menú de opciones de informes. Se centra en determinar si existe un control interno sobre la información financiera y si este funciona de manera eficaz.

Consideraciones relativas a los costes y los recursos

Ambas cosas requieren esfuerzo, pero la carga es diferente. Un encargo SOC 2 Tipo II puede requerir la implementación de controles, la recopilación de pruebas, la evaluación de riesgos y la revisión por parte del auditor durante un período determinado. La ley SOX suele exigir una coordinación constante entre los equipos de finanzas, TI, jurídico, de auditoría y directivo, especialmente en el ámbito de las grandes empresas que cotizan en bolsa.

Organizaciones que puedan ocuparse de ambos

Algunas organizaciones se enfrentarán a ambos marcos. Una empresa que cotiza en bolsa y que, además, comercializa software o presta servicios externalizados, puede necesitar cumplir con la normativa SOX a nivel interno, al tiempo que elabora un informe SOC para sus clientes. En esos casos, puede que haya solapamientos en la documentación o en los conceptos de control, pero la finalidad sigue siendo diferente.

Cómo elegir el enfoque de cumplimiento normativo adecuado para su organización

Para decidir entre SOC y SOX, lo primero es comprender qué es lo que su organización pretende demostrar y a quién. Si necesita ofrecer garantías a los clientes sobre los controles de servicio, la norma SOC suele ser el marco de referencia más adecuado. Si necesita cumplir con las obligaciones legales relacionadas con la información financiera, la ley SOX es el marco normativo más importante.

Algunas organizaciones se ocuparán de ambas cosas. Una empresa que cotiza en bolsa y que, además, presta servicios a sus clientes, puede necesitar cumplir con la normativa SOX a nivel interno, al tiempo que mantiene la presentación de informes SOC para garantizar la confianza de los clientes. La clave está en comprender que SOC y SOX abordan problemas distintos, de modo que pueda centrarse en los controles, las auditorías y las expectativas de presentación de informes adecuados sin generar solapamientos innecesarios. 

Mimecast puede ayudar a las organizaciones a evaluar su entorno, sus obligaciones de presentación de informes y sus objetivos de control, de modo que sus medidas de cumplimiento se adapten a los riesgos reales y a las necesidades de garantía.