¿Qué es la conservación de documentos?
La conservación de registros es la tarea de salvaguardar los datos importantes identificando los documentos y registros que deben o tienen que conservarse durante un periodo de tiempo, almacenando los registros en archivos seguros, proporcionando acceso a las personas autorizadas con fines legales y de cumplimiento, y gestionando el periodo de tiempo que se conservan los registros.
¿Qué tipo de registros deben conservarse?
Ciertos tipos de registros son cruciales para las operaciones empresariales, el cumplimiento y los fines legales. Estos pueden incluir, pero no se limitan a:
- Documentos financieros, incluidos registros contables, libros de contabilidad e información fiscal.
- Documentos jurídicos como contratos, acuerdos y expedientes de litigios.
- Documentos de recursos humanos, incluidos los expedientes de los empleados, los registros de nóminas y las evaluaciones de rendimiento.
- Documentos operativos, como políticas, procedimientos e informes operativos.
- Correspondencia, incluidas comunicaciones por correo electrónico, memorandos y cartas.
Conservar estos registros es esencial para mantener un registro histórico preciso de las actividades de la organización, garantizar la transparencia y cumplir los requisitos reglamentarios y legales.
¿Por qué es importante la conservación de documentos?
La conservación de registros es esencial para mantener información importante que pueda ser útil para los responsables de la toma de decisiones dentro de la organización, y para cumplir con los requisitos legales y reglamentarios de preservación de documentos, correspondencia y otros datos que puedan ser necesarios para el descubrimiento legal y de cumplimiento.
Cómo simplificar la gestión de la conservación de documentos
A medida que los documentos digitales siguen desempeñando un papel preponderante en los litigios, los bufetes de abogados buscan cada vez más soluciones más potentes para simplificar la conservación de los registros electrónicos y, al mismo tiempo, garantizar la seguridad y la integridad de los archivos digitales y del correo electrónico.
La conservación de registros electrónicos y la retención del correo electrónico sirven para múltiples propósitos, desde apoyar el trabajo de casos hasta proporcionar memoria institucional y desde documentar las decisiones empresariales hasta demostrar el cumplimiento. La gestión de la conservación de archivos también conlleva un riesgo importante: los documentos que contienen información sensible corren mayor peligro cuanto más tiempo se conserven, mientras que los archivos que se desechan rápida o inadvertidamente pueden entorpecer el caso de un cliente o infringir la normativa.
A medida que el volumen de correo electrónico producido cada año por una organización sigue multiplicándose, la gestión de la conservación de registros se hace más costosa y compleja. Para cumplir los requisitos de conservación de registros y de correo electrónico de y, al mismo tiempo, lograr el cumplimiento de las normas de archivado de, los bufetes de abogados necesitan herramientas fáciles de usar que puedan minimizar el tiempo y los recursos necesarios para gestionar los archivos. Ahí es donde Mimecast puede ayudarle.
Agilizar la conservación de documentos con Mimecast
Mimecast es un servicio todo en uno basado en la nube para el archivo, la seguridad y la continuidad del correo electrónico. Como solución 100% basada en SaaS, Mimecast es fácil de implantar y no requiere gastos de capital iniciales. Y con soluciones que abordan todos los aspectos de la gestión del correo electrónico empresarial, Mimecast elimina la necesidad de desplegar múltiples soluciones puntuales para gestionar el correo electrónico empresarial y la conservación de registros.
Mimecast proporciona potentes herramientas de archivado de correo electrónico y Microsoft Teams en el Cloud Archive de Mimecast, un repositorio centralizado en la nube. Mimecast simplifica el archivado proporcionando a los administradores herramientas para automatizar la conservación de registros, estableciendo y gestionando la política en toda la organización desde una única consola basada en web.
Para simplificar la conservación de registros y garantizar al mismo tiempo la integridad de los datos, Mimecast conserva automáticamente tres copias encriptadas y a prueba de manipulaciones de los archivos y de todo el correo electrónico entrante, saliente e interno. La solución de conservación de registros de Mimecast conserva tanto el contenido de los mensajes de correo electrónico como los metadatos, que son fundamentales para proporcionar pruebas de entrega e información de no repudio. Mimecast almacena copias de cada correo electrónico o archivo en centros de datos geográficamente diversos, conservando tanto los originales como las copias de los mensajes modificados por políticas.
Herramientas Mimecast para la conservación de documentos
Para simplificar la conservación de registros, Mimecast proporciona a los administradores:
- Herramientas de gestión que proporcionan un control centralizado de las políticas de conservación de registros.
- Herramientas de búsqueda líderes del sector para una recuperación y un descubrimiento electrónicos más rápidos.
- Herramientas de gestión de casos racionalizadas para responder con mayor rapidez a las consultas y desafíos legales y de cumplimiento.
Además de la conservación de registros y el archivado, Mimecast ofrece servicios de continuidad del negocio que garantizan el acceso al correo electrónico incluso cuando los servidores primarios no funcionan, y software de copia de seguridad y recuperación que permite restaurar rápidamente los buzones de correo, las carpetas personales y los elementos del calendario y los contactos tras una pérdida o corrupción de datos.
Obtenga más información sobre la conservación de registros con Mimecast.
Preguntas frecuentes sobre la conservación de documentos
¿Qué es un sistema de conservación de documentos?
Un sistema de conservación de documentos es una solución que simplifica y automatiza la tarea de seleccionar los datos que deben conservarse, determinar el tiempo durante el que deben guardarse, protegerlos en soportes seguros, permitir una búsqueda y recuperación eficaces y facilitar el acceso a los usuarios autorizados.
¿Qué son las políticas de conservación de registros?
Las políticas de conservación de registros son un conjunto de directrices que especifican durante cuánto tiempo deben conservarse determinados tipos de registros, así como los procesos para almacenarlos, gestionarlos y eliminarlos. Estas políticas están diseñadas para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, normativos y operativos, así como para facilitar la recuperación y utilización eficaces de los registros cuando sea necesario. Una política exhaustiva de conservación de registros suele incluir disposiciones para la categorización de los documentos, protocolos de almacenamiento, medidas de seguridad de los datos y directrices para la eliminación de los registros una vez conservados.
¿Qué son los calendarios de conservación de registros?
Los calendarios de conservación de registros definen los plazos de conservación de las distintas categorías de registros. Se crean de acuerdo con las normativas legales y reglamentarias, las directrices del sector y los requisitos específicos de la organización. Los calendarios de conservación de documentos sirven de marco para la gestión de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación o recepción inicial hasta su eliminación final. Ayudan a las organizaciones a mantener el control de sus registros, mitigar los riesgos de cumplimiento y garantizar una gestión coherente y sistemática de los datos.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros?
El periodo de conservación de los registros puede variar en función del tipo de documento y de las obligaciones legales y reglamentarias pertinentes. Normalmente, el periodo de conservación viene determinado por factores como los requisitos legales, las normas del sector y las necesidades empresariales. Por ejemplo:
- Puede ser necesario conservar los registros financieros durante un mínimo de siete años a efectos fiscales y de auditoría.
- Los expedientes de empleo podrían conservarse durante varios años tras la salida de un empleado para abordar posibles cuestiones legales o contractuales.
- Puede ser necesario conservar los documentos legales y contractuales durante la vigencia del contrato y durante un periodo determinado a partir de entonces.
Es importante que las organizaciones consulten al asesor jurídico y las directrices normativas para determinar los periodos de conservación específicos para los distintos tipos de registros relevantes para su industria y negocio.