¿Qué es el cifrado del correo electrónico de Office 365?
El cifrado de correo electrónico en Office 365 es una característica de seguridad que le permite enviar correos electrónicos cifrados a personas dentro o fuera de su organización.
Cuando encripta un correo electrónico, sólo las personas que tienen la clave del correo electrónico encriptado pueden leerlo. El correo electrónico cifrado es diferente del correo electrónico normal porque -
- La línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico encriptado se codifican para que sólo el destinatario previsto pueda leerlos, aunque otra persona intercepte el mensaje en tránsito.
- El correo electrónico cifrado no incluye un enlace para descargar la clave, por lo que sólo el destinatario previsto puede obtenerla y leer el mensaje.
La importancia del correo electrónico cifrado de Office 365
No se puede subestimar la importancia del correo electrónico cifrado. En el mundo actual, el correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas. Sin embargo, también es uno de los más vulnerables, ya que los mensajes de correo electrónico suelen almacenarse en servidores y personas no autorizadas pueden acceder a ellos.
El cifrado del correo electrónico de Office 365 ayuda a proteger sus correos electrónicos para que no puedan ser leídos por nadie que no sea el destinatario previsto. Los correos electrónicos cifrados se convierten en un código que sólo puede descifrar la persona que disponga de la clave adecuada. Esto garantiza que sus correos electrónicos sigan siendo privados y confidenciales.
Además, el correo electrónico cifrado puede ayudar a prevenir el fraude y el robo de identidad. Al encriptar sus correos electrónicos, puede ayudar a protegerse a sí mismo y a su empresa de posibles riesgos.
Cómo configurar el cifrado del correo electrónico de Office 365
Microsoft 365 admite el cifrado de mensajes (gestión de derechos de información). Para activar el cifrado, el remitente debe disponer del Cifrado de mensajes de Microsoft 365 que se incluye en la licencia de Office 365 Empresa E3.
Para encriptar un único mensaje:
- Haga clic en Archivo y luego en Propiedades.
- Haga clic en Configuración de seguridad y seleccione la casilla Cifrar el contenido del mensaje y los archivos adjuntos.
- Redacte su mensaje y pulse Enviar.
Es posible encriptar todos los mensajes salientes por defecto, sin embargo, todos los destinatarios potenciales deben tener su identificación digital para poder desencriptar y ver sus mensajes. Para activar la encriptación por defecto:
- Vaya a Archivo > Opciones > Centro de Confianza > Configuración del Centro de Confianza.
- En la pestaña Seguridad del correo electrónico, seleccione la casilla Cifrar el contenido y los archivos adjuntos de los mensajes salientes.
Las limitaciones del cifrado del correo electrónico de Office 365
Microsoft ha añadido recientemente el cifrado seguro del correo electrónico a su popular plataforma de productividad Office 365, proporcionando a los usuarios la opción de enviar archivos y mensajes cifrados con el fin de proteger los datos confidenciales. Pero aunque el cifrado del correo electrónico de Office 365 es sin duda un componente necesario de esta plataforma basada en la nube, puede que no sea el más adecuado para todos los usuarios y organizaciones.
El cifrado del correo electrónico de Office 365 simplifica la mensajería segura para los remitentes, pero descifrar esos mensajes puede resultar más difícil para los destinatarios. Para garantizar que un mensaje cifrado pueda abrirse una vez recibido, es posible que las organizaciones tengan que pagar por conexiones TLS obligatorias para sus socios comerciales o correr el riesgo de no poder utilizar el cifrado de correo electrónico de Office 365 cuando no se disponga de una conexión TLS.
Mejore el cifrado del correo electrónico de Office 365 con Mimecast
Mimecast ofrece servicios de cifrado de correo electrónico que complementan el cifrado de correo electrónico de Office 365, proporcionando a los usuarios herramientas fáciles de usar para proteger los mensajes de correo electrónico y los archivos adjuntos. Con la mensajería segura de Mimecast, los usuarios pueden compartir información confidencial fácilmente enviando mensajes protegidos directamente desde su aplicación de buzón habitual, sin necesidad de que los remitentes o destinatarios descarguen software o instalen hardware adicional.
Mimecast aumenta el cifrado del correo electrónico de Office 365 permitiendo a las organizaciones:
- Facilite el cifrado tanto a los usuarios como a los administradores.
- Apoye el cumplimiento de normativas permitiendo que los mensajes seguros se sometan a políticas antimalware, de prevención de fuga de datos y de cumplimiento de normativas.
- Proporcione un servicio de correo electrónico cifrado incluso cuando el cifrado TLS no sea una opción.
- Mejore la protección eliminando la posibilidad de que los administradores vean la información contenida en un mensaje.
Cómo funcionan las soluciones de Mimecast para el cifrado del correo electrónico de Office 365
Para iniciar un mensaje seguro o una transferencia de archivos cifrados en Office 365, los usuarios sólo tienen que crear un nuevo correo electrónico en Outlook y seleccionar la opción Enviar seguro en la pestaña Mimecast. Los usuarios tienen la opción de enviar el mensaje con ajustes que exijan recibos de lectura, impongan fechas de caducidad del mensaje y limiten o impidan la impresión, la respuesta y el reenvío del mensaje.
Cuando el usuario hace clic en Enviar, el correo electrónico y cualquier archivo adjunto se suben de forma segura a la nube de Mimecast. Allí se analizan en busca de malware, se comprueban con las políticas de prevención de fugas de contenido y datos, y se almacenan de forma segura en un archivo cifrado AES.
El destinatario del mensaje recibe una notificación de que se ha enviado un mensaje seguro, junto con instrucciones sobre cómo recuperar el mensaje y los archivos adjuntos desde el portal de mensajería segura de Mimecast.
Preguntas frecuentes sobre el cifrado del correo electrónico de Office 365
¿Cómo puedo saber si un correo electrónico está cifrado en Office 365?
Cuando abra un correo electrónico cifrado en Office 365, verá un mensaje en la parte superior de la pantalla que dice "Este mensaje está cifrado." Esto le permitirá saber que el contenido del correo electrónico está a salvo y seguro. También puede saber si un correo electrónico está encriptado buscando el icono de un candado junto al nombre del remitente. Si ve este icono, significa que el correo electrónico está encriptado y puede estar seguro de que su información está a salvo.
¿Por qué necesita el cifrado del correo electrónico de Office 365?
El cifrado del correo electrónico de Office 365 tiene ventajas tanto para los usuarios individuales como para las organizaciones.
El cifrado de mensajes a través de Office 365 puede evitar las brechas de seguridad y el robo de datos y, además, es fácil de configurar y de bajo coste, ya que no necesita un servidor de cifrado dedicado.
El cifrado de Office 365 también protege su privacidad ocultando la identidad de los remitentes o destinatarios del correo electrónico. Evita que se lean o filtren involuntariamente datos sensibles de la empresa o personales.
¿Hasta qué punto es seguro el correo electrónico cifrado de Office 365?
Al utilizar el cifrado de correo electrónico de Office 365, sus datos se cifran en reposo y en tránsito, utilizando múltiples y robustos protocolos y tecnologías de cifrado.
El nivel de seguridad, sin embargo, depende de varios factores y de cómo su organización configure y utilice las funciones de cifrado que ofrece Office 365. Además, la concienciación y la formación de los usuarios desempeñan un papel crucial para garantizar que los empleados entienden cómo utilizar las funciones de encriptación de forma eficaz.
