Soluciones de archivo de correo electrónico

¿Qué es el software de archivo de correo electrónico?

El software de archivado de correo electrónico almacena datos de correo electrónico que pueden utilizarse para la recuperación en caso de desastre, así como para eliminar datos innecesarios con el fin de acelerar las operaciones diarias de correo electrónico y reducir el espacio de almacenamiento del servidor. Además, el archivado del correo electrónico es necesario para satisfacer las normativas del sector que exigen preservar todas las comunicaciones por correo electrónico en caso de auditoría o investigación. 

Características del mejor software de archivado de correo electrónico

Entre las mejores funciones del software de archivado de correo electrónico se incluyen:

• Acceso de búsqueda rápido e intuitivo a los datos de correo electrónico almacenados
• Gestión sencilla de cantidades complejas de datos críticos de correo electrónico
• Cumplimiento exhaustivo de la normativa
• Funcionamiento rentable

Retos del software de archivo de correo electrónico

Con los archivos de correo electrónico creciendo a un ritmo exponencial, las organizaciones están recurriendo al software de archivo de correo electrónico para ayudar a gestionar esta creciente marea de información - pero elegir la solución adecuada puede ser todo un reto. El archivado empresarial debe ser fácil de gestionar para conservar los recursos informáticos, pero muchas soluciones de software de archivado de correo electrónico son complejas y difíciles de utilizar. El software y el hardware de archivado de correo electrónico incurren con frecuencia en una espiral de costes, ya que los volúmenes de datos siguen creciendo y no todas las soluciones pueden escalar lo suficientemente rápido como para satisfacer las necesidades de una empresa en crecimiento.

Otro reto se presenta cuando las organizaciones necesitan fusionar datos de correo electrónico procedentes de sistemas heredados. Esto implica cantidades masivas de datos, lo que da lugar a un proceso largo y complicado de sustitución o actualización de un sistema de correo electrónico por otro. El proceso suele ser mucho más complejo de lo esperado. Además, algunos sistemas de correo electrónico heredados son incompatibles con las nuevas tecnologías, lo que hace que la tarea de migración de datos sea aún más engorrosa y costosa.

Mimecast elimina la necesidad de software de archivo de correo electrónico

Los administradores de correo electrónico han confiado durante mucho tiempo en el software de archivado de correo electrónico y en el hardware local para gestionar la retención del correo electrónico. Pero a medida que el volumen de correo electrónico empresarial se expande exponencialmente y no muestra signos de desaceleración, las soluciones de software y hardware de archivado de correo electrónico se vuelven más problemáticas. La proliferación de salas de servidores es costosa, y la gestión de clientes, servidores, sistemas y software de archivo de correo electrónico antiguos consume más tiempo del que la mayoría de los departamentos de TI pueden permitirse.

Las soluciones de archivado de correo electrónico basadas en la nube de Mimecast le permiten eliminar el software de archivado de correo electrónico, así como la necesidad de servidores locales. Construido sobre la segura y escalable Plataforma Mimecast, el Cloud Archive para Correo Electrónico de Mimecast evita el coste y la complejidad de mantener un software de archivado de correo electrónico, al tiempo que proporciona a los usuarios un buzón sin fondo y a los administradores capacidades superiores de gestión de archivos de correo electrónico.

¿Por qué son importantes las soluciones de archivo de correo electrónico?

Las soluciones de archivo de correo electrónico son esenciales para cumplir los requisitos de conformidad del correo electrónico y maximizar el valor de los datos almacenados en sus archivos de correo electrónico. Dado que el correo electrónico es la herramienta central de comunicación y colaboración en la empresa, los archivos de correo electrónico contienen enormes cantidades de datos críticos, contexto y memoria corporativa. Las soluciones superiores de archivado de correo electrónico aceleran el acceso a esta información, hacen más eficaz la búsqueda de correos electrónicos y reducen el coste y la complejidad de la gestión de estos almacenes de datos empresariales que crecen rápidamente.

Cuando busque la solución de archivado adecuada para su empresa, Mimecast le ofrece soluciones de archivado de correo electrónico que simplifican la gestión y reducen los gastos, al tiempo que proporcionan a los usuarios un acceso rápido a todos los correos electrónicos que hayan enviado o recibido.

Otra consideración es la necesidad de una copia de seguridad rápida y eficaz en caso de ataque de ransomware. Una solución integral de archivado del correo electrónico garantiza que las operaciones empresariales no se vean literalmente retenidas en caso de que su sistema de correo electrónico sea objeto de un ciberataque. Mimecast es experta en soluciones de seguridad para evitar que el correo electrónico empresarial se vea comprometido, así como en soluciones de archivo de correo electrónico que protegen, conservan y gestionan los datos del correo electrónico.

Mejores prácticas para archivar el correo electrónico

Las mejores prácticas para una solución de archivo de correo electrónico incluyen:

• Invierta en una solución de archivado de correo electrónico que sea segura, escalable y basada en la nube.
• Asegúrese de que la solución de archivado de correo electrónico cumple plenamente todas las leyes federales y las normativas de las agencias aplicables a su sector.
• Proporcione la posibilidad de soltar y arrastrar para que los usuarios puedan mover fácilmente los mensajes dentro y fuera de la bandeja de entrada según sea necesario.
• Garantice el acceso móvil al archivo de correo electrónico personal desde cualquier dispositivo.
• Capacidad de búsqueda intuitiva.

Solución de archivado de correo electrónico de Mimecast

Mimecast Cloud Archive for Email es un archivo seguro, escalable y basado en la nube que elimina la necesidad de software y hardware de archivado de correo electrónico in situ. Al ofrecer herramientas fáciles de usar para gestionar las políticas de retención del correo electrónico, las soluciones de archivo de correo electrónico de Mimecast le permiten reducir tanto el coste como la complejidad de la gestión de su archivo de correo electrónico. Con las soluciones de archivado de correo electrónico de Mimecast, puede simplificar su red, reducir los gastos administrativos y aliviar la presión sobre las salas de servidores abarrotadas, sin tener que pasar nunca más por migraciones de datos o actualizaciones de software de alto riesgo.

Las soluciones de archivado de correo electrónico de Mimecast proporcionan a sus usuarios un buzón sin fondo, poniendo fin a las quejas sobre las restricciones de tamaño del buzón. Los usuarios nunca tienen que preocuparse por qué correos electrónicos conservar y cuáles descartar: pueden guardarlo todo en su archivo personal y simplemente arrastrar y soltar los mensajes de vuelta a su bandeja de entrada cuando lo necesiten. Los usuarios móviles pueden acceder a su archivo de correo electrónico personal sobre la marcha desde prácticamente cualquier dispositivo. Y con las funciones de búsqueda intuitiva y un SLA de búsqueda de 7 segundos líder en el sector, los usuarios pueden encontrar y recuperar rápidamente cualquier correo electrónico entrante, saliente o interno.