Soluciones de prevención de pérdida de datos para pymes

Las pymes no suelen perder datos a raíz de un único suceso dramático. Lo más habitual es que se produzca en el marco del trabajo cotidiano: un archivo enviado a a la persona equivocada, un enlace en la nube que se ha dejado demasiado accesible, o un empleado apresurado que opta por la vía más fácil en lugar de la más segura .

Por eso es tan importante la prevención de la pérdida de datos. La solución DLP adecuada ayuda a las pequeñas empresas a proteger la información confidencial sin que el trabajo diario se convierta en un obstáculo constante para la seguridad. Para reforzar esa base, muchas organizaciones también necesitan adoptar un enfoque más amplio en materia de ciberseguridad para las pequeñas empresas.

¿En qué consiste una solución de prevención de pérdida de datos para pymes?

Una solución de prevención de pérdida de datos es una tecnología que identifica, supervisa y protege los datos confidenciales frente al acceso no autorizado , la divulgación o la filtración. En la práctica, la mayoría de los programas de DLP de siguen el mismo proceso básico: detectar los datos, clasificarlos, supervisar su movimiento y, a continuación, tomar medidas como bloquear, cifrar, poner en cuarentena o generar un informe.

Para una pyme, esto es importante porque la protección de datos ya no es solo una cuestión de almacenamiento. Los datos confidenciales circulan a lo largo del día a través del correo electrónico, las herramientas de colaboración de « », los enlaces compartidos, los dispositivos finales y los flujos de trabajo en la nube. Una buena herramienta de DLP ayuda a la empresa a detectar ese movimiento de « », aplicar las políticas donde sea necesario y reducir la probabilidad de que un error fortuito se convierta en una filtración de datos « ».

Por qué las pymes adoptan soluciones de DLP

Las pymes suelen recurrir a las soluciones de prevención de pérdida de datos cuando el trabajo se vuelve más distribuido. El aumento de las herramientas en la nube, del teletrabajo, del intercambio de información entre proveedores y de los volúmenes de datos de los clientes incrementan el riesgo de pérdida accidental. El desencadenante suele ser , y no un único ciberataque de gran envergadura. Se trata de un aumento constante de pequeños riesgos que se van acumulando con el tiempo.

El análisis de viabilidad es práctico. Las pymes desean reducir el riesgo de que se produzca una fuga de datos de tipo « », evitar sorpresas en materia de cumplimiento normativo y minimizar las situaciones en las que nadie pueda explicar dónde ha ido a parar un archivo o quién sigue teniendo acceso al mismo. Por eso, el valor de una solución DLP no radica únicamente en la prevención. Se trata también de claridad, responsabilidad y una respuesta más rápida cuando surge algún problema. Para los equipos que deben sopesar sus prioridades, este análisis de viabilidad resulta aún más claro cuando se examina desde la perspectiva de las inversiones cibernéticas más inteligentes para las pymes.

Dónde se produce realmente la pérdida de datos en los flujos de trabajo de las pymes

La pérdida de datos suele producirse a través de los canales que más utilizan los empleados. Entre los puntos de salida habituales se incluyen:

• Correo electrónico a través de archivos adjuntos, reenvíos o, simplemente, al seleccionar un destinatario equivocado
• El almacenamiento en la nube y los enlaces compartidos cuando los archivos se hacen públicos mediante configuraciones generales como «cualquier persona con el enlace»
• Aplicaciones de colaboración a través de mensajes de chat, envío de archivos y debates dinámicos
• Dispositivos finales a través de copiar y pegar, descargas, transferencias por USB, capturas de pantalla y el uso de cuentas personales

La causa subyacente de estos incidentes suele ser el comportamiento humano, no la malicia. Los empleados actúan con rapidez, optan por la comodidad, comparten algo «solo por esta vez» o utilizan un flujo de trabajo personal para terminar el trabajo más rápidamente. Por eso, el DLP para pymes no puede centrarse únicamente en la seguridad del almacenamiento o de la red. Debe ajustarse a la forma real en que las personas gestionan los datos.

Objetivos de protección de datos y perfil de riesgo

La mayoría de las pymes manejan más datos confidenciales de lo que creen. Entre las categorías más habituales se incluyen la información de identificación personal (PII), los registros financieros, los contratos, los precios, las comunicaciones con los clientes, las credenciales y los datos empresariales internos. El primer paso es no adquirir más software de gestión de contenidos ( ) para DLP. Se trata de determinar qué tipos de datos sensibles son los más importantes, dónde se almacenan y qué riesgos de exposición podrían perjudicar más a la empresa. Esa es su evaluación de riesgos.

A partir de ahí, las prioridades de la DLP deben ajustarse a las obligaciones reales: la normativa del sector, los requisitos de los clientes, las expectativas en materia de conservación de datos y la realidad de una capacidad de TI limitada. Una pequeña empresa no necesita una solución DLP de nivel empresarial en todos los ámbitos desde el primer día . Es necesario aplicar las medidas de control adecuadas, en primer lugar, en los lugares de mayor riesgo.

Por qué los controles integrados suelen resultar insuficientes para las pymes en materia de DLP

Los controles integrados en una única plataforma pueden resultar útiles, pero a menudo plantean el problema de la dependencia de una sola plataforma. Si un ecosistema sufre una interrupció , una configuración errónea o una cobertura de políticas insuficiente, el correo electrónico, los archivos y la identidad pueden quedar expuestos al mismo tiempo. Las pymes también suelen encontrarse con las mismas deficiencias operativas: una visibilidad limitada sobre quién puede acceder a qué a lo largo del tiempo, controles de inconsistentes entre el correo electrónico, el almacenamiento en la nube y los dispositivos finales, y dificultades a la hora de elaborar informes cuando la dirección o los auditores necesitan pruebas de con rapidez.

Por eso, muchos equipos superan las capacidades de los controles predeterminados más rápido de lo que esperan. Microsoft Purview y Microsoft Purview DLP pueden resultar útiles dentro del ecosistema de Microsoft, pero las pymes suelen necesitar una visibilidad más amplia en todos los canales, y no limitarse únicamente a la vista nativa de una sola plataforma . 

Este mismo problema se da en otros ecosistemas y productos independientes, como Forcepoint DLP, Symantec Data Loss Prevention, Digital Guardian, Check Point, Palo Alto, Nightfall AI o Proofpoint Enterprise DLP. La cobertura y la compatibilidad operativa con « » son tan importantes como las funciones.

Funcionalidades clave que debe buscar en una solución DLP

Para las pymes, la mejor solución de DLP de debería abarcar los canales que los empleados utilizan realmente, incluidos el correo electrónico, el almacenamiento en la nube, los dispositivos finales y las herramientas de colaboración. debería proteger los datos confidenciales independientemente de dónde se encuentren, en lugar de obligar a los equipos de seguridad a gestionar controles aislados que dejan lagunas entre las plataformas de comunicación y almacenamiento.

Como mínimo, preste atención a lo siguiente:

• Identificación y clasificación de datos basadas tanto en el contenido como en el contexto
• Detección basada en políticas de patrones como datos de identificación personal (PII), datos de la norma PCI o registros financieros
• Medidas de aplicación en tiempo real, como bloquear, cifrar, poner en cuarentena o advertir
• Excepciones que no afectan al flujo de trabajo y que reducen las dificultades sin mermar la protección
• Políticas basadas en funciones para grupos de alto riesgo, como los departamentos de finanzas, recursos humanos y la dirección ejecutiva
• Informes y visibilidad de los incidentes mediante registros de auditoría, cronologías de incidentes y paneles de control intuitivos

Estas capacidades son importantes porque una herramienta de DLP no solo debe impedir la pérdida de datos. Asimismo, debería ayudar a los equipos a investigar los incidentes de « », demostrar lo ocurrido y ajustar los controles sin ralentizar la actividad empresarial.

Características de una plataforma DLP adaptada a las pymes

Las pymes necesitan un software de prevención de fugas de datos (DLP) que sea eficaz sin suponer una carga administrativa constante. Entre las plataformas más útiles suelen figurar :

• Plantillas y configuración guiada para agilizar la creación de políticas
• Una consola centralizada para gestionar las actualizaciones de las políticas en todos los canales
• Señales de riesgo interno que ayudan a distinguir los errores accidentales de los riesgos elevados
• Escaneo en segundo plano que protege los datos sin interrumpir el trabajo
• Indicaciones inteligentes y mensajes de orientación que guían a los usuarios antes de que cometan un error
• Alternativas seguras al intercambio de archivos de riesgo, para que la prevención no dependa únicamente del bloqueo

Estas características son importantes porque la prevención funciona mejor cuando tanto los administradores como los empleados pueden utilizar la plataforma sin dificultades innecesarias.

Cómo ofrece Mimecast una prevención de la pérdida de datos más inteligente para las pymes

Mimecast basa su enfoque en los riesgos relacionados con la comunicación, lo que lo convierte en una opción ideal para las pymes. Para muchas pequeñas empresas , el correo electrónico y la colaboración son las principales vías por las que circulan los datos confidenciales, por lo que el sistema DLP debe seguir de cerca esos flujos de trabajo.

Proteja los datos confidenciales en todos los flujos de trabajo de comunicación

Mimecast se centra en la protección de los datos confidenciales en los canales de trabajo modernos, especialmente en el correo electrónico y en los flujos de trabajo colaborativos compartidos. Amplía la visibilidad sobre cómo se transfieren los datos entre usuarios, mensajes, destinatarios externos y espacios de colaboración, , que es precisamente donde se originan muchos casos reales de pérdida de datos.

Incorporar el contexto del riesgo interno más allá de las políticas estáticas

En lugar de basarse únicamente en coincidencias estáticas con políticas, Mimecast incorpora un contexto de riesgo interno que ayuda a los equipos a distinguir entre la exposición accidental y los comportamientos de mayor riesgo. Esto facilita la identificación de qué incidentes requieren asesoramiento, cuáles deben revisarse y cuáles pueden indicar un riesgo elevado.

Apoye a los equipos «Lean» con controles adaptativos

Desde el punto de vista operativo, Mimecast resulta más fácil de gestionar para equipos reducidos. Hace hincapié en la protección adaptativa, la visibilidad centralizada y la orientación en tiempo real, al tiempo que facilita la gobernanza, el archivo y el cumplimiento normativo en todos los flujos de trabajo de comunicación .

Adaptar el DLP a la forma en que funcionan realmente las pymes

Para las pymes, esa combinación es importante. Muchas pequeñas empresas no necesitan un conjunto heterogéneo de módulos DLP empresariales, consolas DLP independientes para la red « » y ciclos de ajuste laboriosos. Necesitan una cobertura que se adapte a la forma en que trabaja realmente su personal, y el enfoque de Mimecast se ajusta a esa realidad al centrarse en los canales por los que es más probable que circule la información confidencial .

Implemente políticas y controles de DLP más eficaces en las distintas fases de las pymes

Una implantación por fases ayuda a las pymes a mejorar su protección sin sobrecargar a los equipos ni interrumpir el trabajo diario. El objetivo es comenzar por los riesgos más importantes, demostrar la eficacia de las políticas y ampliar los controles a medida que el programa vaya madurando. Esa misma mentalidad por fases también concuerda con las medidas fundamentales de ciberseguridad que toda pyme debería adoptar.

Comience con una implantación mínima viable de la solución DLP

Para la mayoría de las pymes, una implantación mínima viable de DLP es el punto de partida adecuado. Proteja en primer lugar los tipos de datos de alto riesgo, como la información de identificación personal (PII) de , la información financiera y los contratos. Cubra también en primer lugar los canales de mayor riesgo, especialmente el correo electrónico y el intercambio de enlaces en la nube , ya que es ahí donde se producen muchas de las filtraciones accidentales.

Este enfoque funciona mejor que intentar imponer una cobertura amplia de una sola vez. Además, ayuda a los equipos a familiarizarse con el patrón habitual de movimiento de datos antes de endurecer las medidas de control. En muchos entornos de pymes, esa primera fase es la que permite lograr la mayor reducción de las pérdidas evitables.

Ampliar los controles a medida que mejora la madurez

A continuación, amplíe sus horizontes con madurez. Añada la protección contra fugas de datos (DLP) y la colaboración en los dispositivos finales. Utilice las señales de riesgo internas para distinguir entre una exposició e y accidental y un riesgo elevado. Implantar controles más estrictos, basados en funciones, para los departamentos de finanzas, recursos humanos y la dirección.

Este modelo por fases resulta más realista que intentar implementar de una sola vez controles de tipo DLP de red, DLP en la nube, DLP de correo electrónico y protección de terminales al estilo « ». Además, ofrece a los equipos pequeños una vía más sencilla para mejorar la seguridad de los datos de sin que su implantación se convierta en un proyecto de transformación de gran envergadura.

Proteger los datos de las pymes sin ralentizar el trabajo

Para las pymes, la prevención de la pérdida de datos va más allá de evitar una filtración en el peor de los casos. Ayuda a proteger el trabajo diario, a reducir el riesgo de incumplimiento de la normativa « » y a evitar que los datos confidenciales salgan de la empresa a través de los canales que más utilizan los empleados.

Esto cobra aún más importancia ahora que las pequeñas empresas recurren cada vez más a herramientas en la nube, al teletrabajo y a los flujos de trabajo compartidos. , una solución DLP más sólida, favorece la resiliencia, una mejor gobernanza y una protección de datos más coherente; además, Mimecast la integra en una estrategia más amplia de seguridad de la comunicación y gestión de riesgos humanos , que abarca el punto de intersección entre la seguridad del correo electrónico, la colaboración, el riesgo interno, y el cumplimiento normativo.