Riesgo de cumplimiento

¿Qué es el riesgo de cumplimiento?

El riesgo de cumplimiento se refiere a la posibilidad de sanciones legales, pérdidas financieras o daños a la reputación a los que puede enfrentarse una organización cuando incumple las leyes, los reglamentos, cualquier obligación reglamentaria o las políticas internas.

En el contexto del archivo y la seguridad del correo electrónico, el riesgo de cumplimiento suele surgir de:

• Prácticas de retención inadecuadas
• Registros incompletos
• Controles de seguridad inadecuados

Cualquiera de ellos puede exponer a las organizaciones a litigios, multas reglamentarias o violaciones de datos. Un programa de cumplimiento bien gobernado es esencial para gestionar el riesgo en todas estas áreas.

¿Qué es la gestión del riesgo de cumplimiento?

La gestión del riesgo de cumplimiento es el proceso sistemático de identificación, evaluación y mitigación de las amenazas relacionadas con el cumplimiento en toda una organización como parte de un proceso más amplio de gestión del riesgo. Requiere algo más que simplemente reaccionar ante las auditorías; implica:

• Identificación de riesgos: reconocimiento de vulnerabilidades en las prácticas de comunicación, archivo o tratamiento de datos.
• Desarrollo de políticas: creación de políticas internas claras (políticas de cumplimiento) que se ajusten a las normativas externas.
• Integración tecnológica: aprovechar soluciones SaaS como Mimecast para automatizar los controles de cumplimiento.
• Supervisión e informes: seguimiento continuo de la postura de cumplimiento y generación de informes listos para una auditoría de cumplimiento.

Cuando se gestiona con eficacia, la gestión del riesgo de cumplimiento protege a las organizaciones de las sanciones reglamentarias, los trastornos operativos y el daño a la reputación.

Minimizar el riesgo de cumplimiento de la normativa en el archivado del correo electrónico

A medida que aumenta la complejidad de las normativas relativas a la conservación del correo electrónico, cada vez más equipos informáticos buscan soluciones que les ayuden a reducir el riesgo de incumplimiento a la vez que simplifican las tareas de archivado del correo electrónico.

El entorno normativo en torno al archivo del correo electrónico se ha complicado bastante en los últimos años por varias razones. El correo electrónico se utiliza cada vez más como prueba en los procedimientos judiciales: como registro primario de la comunicación empresarial, puede servir para documentar el momento, la motivación, la intención y el conocimiento de las decisiones y transacciones empresariales. Y como el correo electrónico es tan omnipresente y en él confían tantos usuarios, es el vector de ataque nº 1 para los individuos malintencionados que buscan vulnerar las defensas para robar datos y dinero. En consecuencia, la seguridad y la conservación del correo electrónico se rigen cada vez más por las normativas de los sectores gubernamental, financiero y sanitario, lo que aumenta la dificultad de gestionar el riesgo de cumplimiento al archivar los datos del correo electrónico.

Para lograr el cumplimiento de las normas de archivo y minimizar el riesgo de incumplimiento, las organizaciones necesitan herramientas fáciles de usar que puedan reducir significativamente el tiempo y los recursos necesarios para gestionar la retención y el cumplimiento de las normas de archivo, al tiempo que automatizan las copias de seguridad y la recuperación del sistema. Para decenas de miles de organizaciones de todo el mundo, Mimecast proporciona las soluciones de gestión de archivo y recuperación de correo electrónico preferidas.

Múltiples copias del correo electrónico ayudan a minimizar el riesgo de cumplimiento del correo electrónico

Para reducir el riesgo de cumplimiento, Mimecast conserva tres copias a prueba de manipulaciones de todo el correo electrónico archivado. Cada mensaje se encripta y almacena en centros de datos situados en lugares geográficamente diversos. Mimecast conserva el contenido original del correo electrónico, los mensajes modificados por la política de contenidos y los metadatos que proporcionan la prueba de entrega y la información de no repudio.

Mimecast también ofrece una solución opcional Sync & Recover para recuperar de forma rápida y sencilla el correo y los datos de contactos y calendarios tras una pérdida o corrupción. Y como Mimecast Cloud Archive puede conservar documentos además del correo electrónico, Mimecast puede servir como solución de software de recuperación de archivos además de como solución de copia de seguridad y recuperación de correo electrónico.

Más información sobre el riesgo de cumplimiento del correo electrónico y Mimecast.

Tipos de riesgo de cumplimiento

Los riesgos de cumplimiento se manifiestan de varias formas dependiendo de la industria, la geografía y las operaciones comerciales. Las categorías más comunes incluyen

• Riesgo de cumplimiento normativo: el incumplimiento de leyes y normativas como GDPR, HIPAA o PCI DSS (incluida cada obligación normativa) puede acarrear fuertes multas y sanciones.
• Riesgo de cumplimiento operativo: riesgos asociados a no seguir los procesos internos o las mejores prácticas del sector (es decir, riesgo operativo), lo que conduce a la ineficacia o a la exposición.
• Riesgo de cumplimiento financiero: incumplimiento de las normas de información financiera o de mantenimiento de registros que puede afectar a las auditorías y a la confianza de los inversores.
• Seguridad de los datos y riesgo para la privacidad: una mala gestión de los datos confidenciales de los clientes o empleados puede dar lugar a infracciones, robos de identidad y pérdida de la confianza de los clientes.
• Riesgo para la reputación: aunque se eviten las multas, el incumplimiento puede dañar la reputación de la marca, erosionar la confianza y perjudicar la posición en el mercado.

Comprender estas categorías ayuda a las organizaciones a centrar los recursos donde la exposición es mayor y a priorizar los riesgos más relevantes.

Ejemplos de riesgos de cumplimiento

Ejemplos prácticos ilustran cómo surgen los riesgos de cumplimiento en las operaciones cotidianas. Cada ejemplo de riesgo de cumplimiento que figura a continuación muestra cómo pueden aflorar las lagunas:

• Las organizaciones sanitarias que no conserven de forma segura las comunicaciones por correo electrónico de los pacientes pueden enfrentarse a infracciones de la HIPAA.
• Las instituciones financieras que no puedan presentar a tiempo los registros de correo electrónico durante las auditorías corren el riesgo de ser sancionadas por la FINRA o la SEC.
• Las agencias gubernamentales sujetas a solicitudes FOIA pueden enfrentarse a lagunas de cumplimiento si carecen de herramientas fiables de e-discovery.
• Las empresas en litigio sin archivos de correo electrónico defendibles pueden perder los casos debido a una documentación inadecuada de la intención o los plazos.

Estos escenarios ponen de relieve por qué las organizaciones de todos los sectores deben tomar medidas proactivas para gestionar el riesgo de cumplimiento.

Nube y conformidad de los datos

A medida que las empresas adoptan plataformas de colaboración basadas en la nube, los requisitos de cumplimiento se amplían más allá de los sistemas tradicionales de correo electrónico. Ahora las organizaciones deben tener en cuenta:

• Residencia y soberanía de los datos: garantizar que los datos almacenados en la nube cumplen la normativa local e internacional.
• Gestión del ciclo de vida de los datos: mantener el control sobre cuánto tiempo se conservan los correos electrónicos, los chats y los documentos.
• Transferencias transfronterizas: gestión del cumplimiento cuando los datos se mueven entre distintas jurisdicciones.
• Riesgo de proveedores externos: garantizar que los proveedores en la nube como Mimecast cumplen las estrictas certificaciones de conformidad y los controles de seguridad.

Mimecast Cloud Archive está diseñado teniendo en cuenta estos factores. Su arquitectura de almacenamiento cifrado y disperso geográficamente ofrece la garantía de que la adopción de la nube no aumenta el riesgo de cumplimiento, sino que lo refuerza. Estos controles deben integrarse en un sistema centralizado de gestión del cumplimiento para su supervisión.

La importancia de la formación y la cultura de cumplimiento

La tecnología por sí sola no puede eliminar el riesgo de cumplimiento. La cultura del cumplimiento debe estar arraigada en la organización:

• Formación : los empleados deben comprender los requisitos normativos y las políticas internas, especialmente en lo que respecta al uso, la conservación y la seguridad del correo electrónico; la formación formal en materia de cumplimiento refuerza estos comportamientos.
• Rendición de cuentas : asunción clara de las responsabilidades de cumplimiento por parte de la dirección y de TI.
• Concienciación : programas continuos que recuerdan a los empleados los riesgos de la suplantación de identidad, las políticas de retención y las consecuencias del cumplimiento.

Una organización que trata el cumplimiento como parte de su cultura -en lugar de una idea tardía- reduce el error humano y refuerza sus defensas contra los riesgos tanto normativos como de reputación.

El papel de la tecnología en la gestión del riesgo de cumplimiento

Los procesos manuales por sí solos no pueden adaptarse al entorno normativo actual. La tecnología desempeña un papel central en la reducción del riesgo de cumplimiento mediante:

• Automatizar la retención: garantizar que el correo electrónico y los datos se archiven de acuerdo con los calendarios requeridos.
• Acelerar el descubrimiento electrónico: proporcionar respuestas rápidas y precisas a las solicitudes legales y reglamentarias.
• Mejora de la visibilidad: cuadros de mando centralizados que ofrecen a los responsables de cumplimiento información en tiempo real como parte de un sistema de gestión del cumplimiento.
• Reducción de costes: evitar el trabajo manual y la inversión de capital con soluciones de cumplimiento basadas en SaaS.

Mimecast ejemplifica este enfoque combinando el archivado en la nube, la seguridad y la continuidad en una única solución que agiliza el cumplimiento de la normativa a la vez que protege las comunicaciones críticas para la empresa, apoyando su marco de gestión de riesgos.

Desarrollo de una estrategia de mitigación de los riesgos de cumplimiento

Las organizaciones deben adoptar un enfoque estructurado para mitigar los riesgos de cumplimiento:

• Evalúe los requisitos normativos: identifique qué normativas (GDPR, HIPAA, PCI DSS, etc.) se aplican a su sector y mapee cada obligación normativa.
• Mapee los riesgos actuales: evalúe las lagunas existentes en las prácticas de retención, archivo y seguridad del correo electrónico, centrándose en los riesgos más relevantes.
• Adopte herramientas de cumplimiento SaaS: implante soluciones que automaticen los procesos y reduzcan los errores humanos como parte de un sistema de gestión del cumplimiento.
• Establezca políticas de gobernanza: defina calendarios de retención, protocolos de seguridad y vías de escalado respaldados por políticas formales de cumplimiento.
• Realice auditorías periódicas: utilice los registros de auditoría y los informes para validar el cumplimiento y realice una auditoría de cumplimiento periódica para identificar nuevos riesgos.
• Fomente la cultura del cumplimiento: refuerce la concienciación y la responsabilidad de los empleados a todos los niveles mediante una formación continua sobre el cumplimiento.

Al combinar la estrategia, la cultura y la tecnología, las organizaciones crean un marco sostenible para la gestión del riesgo que minimiza la exposición al cumplimiento y, al mismo tiempo, se adapta a la evolución de la normativa.

Gestión del riesgo de cumplimiento con Mimecast

Las soluciones SaaS 100% de Mimecast para el archivado, la continuidad y la seguridad del correo electrónico permiten a los equipos informáticos minimizar significativamente la carga administrativa y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de cumplimiento normativo. Al tratarse de una solución basada en la nube, Mimecast puede implantarse rápidamente para proporcionar impacto desde el primer día. Y sin hardware ni software que adquirir e instalar, Mimecast permite a las organizaciones evitar gastos de capital mientras trabajan para reducir el riesgo de cumplimiento.

Mimecast proporciona capacidades de archivado potentes pero fáciles de usar en Mimecast Cloud Archive, un repositorio centralizado para datos de correo electrónico, archivos y conversaciones de mensajería instantánea. Para minimizar el riesgo de cumplimiento, Mimecast ofrece a los administradores herramientas de gestión de la retención flexibles y granulares para garantizar que se conservan los datos de correo electrónico correctos durante el tiempo adecuado. Las herramientas de búsqueda rápida aceleran el e-discovery, mientras que las herramientas de retención legal y gestión de casos minimizan el tiempo necesario para responder a las solicitudes legales y de cumplimiento.

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