¿Qué es el control del cumplimiento? Cómo funciona y por qué es importante

¿Qué es la supervisión del cumplimiento?

La supervisión del cumplimiento se refiere al proceso continuo de seguimiento y garantía de la adhesión de una organización a las políticas reglamentarias, legales e internas. A diferencia de los controles de conformidad puntuales, como las auditorías, la supervisión continua proporciona información en tiempo real sobre si la actividad se ajusta a las normas del sector y a los reglamentos internos.

En el contexto de la ciberseguridad, la supervisión del cumplimiento es vital para salvaguardar los datos sensibles, detectar los riesgos internos e identificar las infracciones de las políticas a medida que se producen. El auge de la colaboración en la nube y el cambio hacia entornos de trabajo híbridos y remotos han hecho que la supervisión en tiempo real sea indispensable para una gestión eficaz de los riesgos.

¿Qué es una política de cumplimiento?

Una política de cumplimiento es un conjunto documentado de normas y directrices que rigen el uso aceptable de la tecnología y el manejo de la información sensible dentro de una organización. Estas políticas son esenciales para definir cómo deben gestionarse los distintos tipos de datos, como la información de identificación personal (IIP), la información sanitaria protegida (IPS) y los registros financieros.

En ciberseguridad, estas políticas establecen los puntos de referencia que los sistemas de control del cumplimiento utilizan para señalar las infracciones. Sin políticas bien definidas, los sistemas de supervisión carecen de criterios procesables, lo que dificulta la identificación y el tratamiento eficaz de los riesgos.

¿Cuál es la importancia de una política de cumplimiento?

Una sólida política de cumplimiento desempeña un papel crucial en la reducción de riesgos, ya que ayuda a las organizaciones a evitar riesgos de ciberseguridad, legales y de reputación. La adhesión a las políticas de cumplimiento puede evitar costosas multas, infracciones y exposición legal, como las derivadas de un mal manejo de los datos o del incumplimiento de los requisitos normativos.

Además, unas políticas de cumplimiento bien aplicadas generan confianza dentro de la organización y con los socios externos. Fomentan una cultura de transparencia, responsabilidad y comportamiento ético, que es vital para mantener la confianza de los clientes y mejorar las relaciones comerciales.

¿Cuál es el objetivo del control del cumplimiento?

El objetivo de la supervisión del cumplimiento es garantizar la adhesión continua a las normativas del sector y a las políticas internas. Al proporcionar visibilidad en tiempo real de los riesgos potenciales, permite a las organizaciones actuar con rapidez para abordar las infracciones antes de que se conviertan en problemas mayores.

La supervisión del cumplimiento es una medida de seguridad proactiva que ayuda a prevenir las violaciones de datos, las amenazas internas y las sanciones económicas que acompañan al incumplimiento. Es una herramienta esencial para reducir la exposición a los riesgos cibernéticos y proteger los datos sensibles en toda la organización.

¿Qué es la supervisión del cumplimiento gubernamental?

• Auditorías de la HIPAA: Los proveedores sanitarios estadounidenses se enfrentan a sanciones por infracciones de la privacidad y deben mantener registros específicos para demostrar su cumplimiento.
• Supervisión FINRA: Las empresas financieras deben supervisar las transacciones y registrar las comunicaciones para garantizar el cumplimiento de la normativa del sector.
• Cumplimiento del GDPR: Las empresas que operan en la UE o que manejan datos de clientes europeos deben cumplir estrictos requisitos de privacidad y demostrar su cumplimiento durante las inspecciones.

La supervisión del cumplimiento de la normativa gubernamental es fundamental para que las organizaciones eviten infracciones por sorpresa y se aseguren de mantener registros listos para la auditoría y registros inmutables.

¿Quién es responsable de vigilar el cumplimiento?

• CISOs & Equipos de seguridad: Supervisan los controles tecnológicos y gestionan la infraestructura de vigilancia.
• Responsables de cumplimiento & Equipos jurídicos: Interpretan las obligaciones reglamentarias, redactan las políticas y garantizan que la supervisión se ajuste a los requisitos legales.
• RRHH & Equipos de personas: Integrar las expectativas de cumplimiento en la incorporación y en las revisiones del rendimiento de los empleados.
• Líderes de línea de negocio: Refuercen las políticas de cumplimiento dentro de los flujos de trabajo diarios.

Las partes interesadas externas, como los proveedores de servicios gestionados (MSP), los proveedores externos y los equipos de cumplimiento externalizados, también desempeñan un papel en la supervisión. Una clara rendición de cuentas entre departamentos y proveedores es esencial para evitar lagunas en el cumplimiento.

Creación de un plan de control del cumplimiento

Un plan eficaz de supervisión del cumplimiento es crucial para que las organizaciones garanticen el cumplimiento continuo de las políticas normativas, legales e internas. Proporciona una estructura clara para las actividades de supervisión, ayuda a reducir el riesgo de infracciones de la normativa y minimiza las interrupciones operativas o los daños a la reputación.

Un proceso de cumplimiento continuo garantiza que las organizaciones se mantengan en línea con las normativas en evolución y supervisen continuamente las actividades que podrían exponerlas a riesgos. He aquí un desglose exhaustivo de los componentes clave de un marco de supervisión del cumplimiento:

1. Objetivos

• Identificar y priorizar los riesgos en función de su impacto potencial (financiero, de reputación u operativo).
• Establecer objetivos cuantificables para mejorar el cumplimiento, como reducir los incidentes de incumplimiento o acelerar los tiempos de respuesta a las infracciones.
• Alineación con objetivos organizativos más amplios: garantizar que el cumplimiento no se limita a la gestión de riesgos, sino que también contribuye a la confianza de los clientes, la eficacia operativa y el mantenimiento de una reputación positiva en el sector.

Al centrarse en los riesgos materiales, las organizaciones pueden asignar eficazmente los recursos, garantizando que la supervisión del cumplimiento sea específica y eficaz a la hora de evitar infracciones y sanciones.

2. Políticas

• Manejo de datos: Describa claramente cómo deben almacenarse, transmitirse y encriptarse los datos sensibles, como la IPI, la PHI y los registros financieros. Esto garantiza el cumplimiento de normativas como la HIPAA y la GDPR.
• Controles de acceso: Defina los controles de acceso basados en funciones (RBAC), que garantizan que los empleados sólo tengan acceso a los datos necesarios para su función. Esto minimiza el riesgo de amenazas internas o de violaciones accidentales.
• Notificación de incidentes: Establezca claramente qué constituye un incidente notificable (por ejemplo, violaciones de datos, accesos no autorizados) y el plazo para notificar los incidentes. Esta política ayuda a los empleados y a las partes interesadas a actuar con prontitud cuando se producen infracciones.
• Retención y eliminación: Especifique cuánto tiempo deben conservarse los registros y describa métodos seguros para destruir los datos cuando ya no sean necesarios. Se trata de una parte clave del cumplimiento de normativas como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) y el GDPR.

Sin unas políticas claras y procesables, su actividad de supervisión del cumplimiento será ineficaz y carecerá de los puntos de referencia necesarios para identificar y abordar las infracciones con eficacia.

3. Tecnología

• Supervisión del correo electrónico: Las soluciones como Mimecast pueden realizar un seguimiento de las comunicaciones por correo electrónico para garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas internas, asegurando que la información confidencial no se filtre o comparta de forma inadecuada.
• Supervisión de plataformas de colaboración: Con herramientas de colaboración como Microsoft Teams, Slack y SharePoint convirtiéndose en parte integral de las operaciones empresariales, la supervisión de estas herramientas es crucial para garantizar que los archivos y mensajes siguen cumpliendo las políticas internas. Las soluciones de cumplimiento de Mimecast se integran con estas plataformas para proporcionar supervisión y detección en tiempo real.
• Supervisión de puntos finales: Asegúrese de que dispositivos como teléfonos móviles, ordenadores portátiles y de sobremesa respetan los controles de conformidad mientras acceden a los datos de la empresa. La actividad de supervisión del cumplimiento incluye el seguimiento de las descargas de archivos, el uso de USB y los intentos de acceso no autorizado.
• Supervisión del almacenamiento en la nube: Con cada vez más organizaciones pasando a un almacenamiento basado en la nube, el seguimiento de quién carga y accede a los archivos en la nube es crucial para mantener el cumplimiento de las normativas de almacenamiento de datos y prevenir las violaciones de datos.

Estas tecnologías proporcionan visibilidad y seguimiento del cumplimiento en todas las plataformas, garantizando que todos los sistemas trabajen juntos para detectar y mitigar los riesgos de cumplimiento.

4. Respuesta a incidentes

• Vías de escalado claras: Defina quién es el responsable de gestionar las infracciones de cumplimiento y cómo deben escalarse los incidentes dentro de la organización.
• Flujos de trabajo de notificación: Establezca procedimientos para informar de las infracciones en tiempo real, garantizando que las partes interesadas pertinentes (por ejemplo, los responsables jurídicos y de cumplimiento) sean informadas de inmediato.
• Cuadernos de remedios: Esbozan las medidas específicas que deben tomarse cuando se producen infracciones, incluido cómo contener la infracción, solucionar el problema subyacente y comunicarse con las partes afectadas (por ejemplo, clientes, reguladores).
• Análisis posterior al incidente: Tras resolver un incidente, lleve a cabo un análisis para evaluar la eficacia de la respuesta y actualice las políticas y los procesos para evitar futuras infracciones.

Una sólida capacidad de respuesta ante incidentes garantiza que las tareas de cumplimiento se gestionen con rapidez, lo que reduce los daños y ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento de los requisitos normativos, como los plazos de notificación de infracciones.

5. Mejora continua

• Revisiones periódicas: Evalúe periódicamente la eficacia de las herramientas de supervisión, las políticas y los planes de respuesta a incidentes. Esto puede incluir revisiones trimestrales o anuales en función de la complejidad de la organización y de los cambios en la normativa.
• Lecciones aprendidas de los incidentes: Después de cada incidente, documente lo que salió mal y aplique esos conocimientos para mejorar los procesos, las políticas y las tecnologías.
• Actualizaciones normativas: Manténgase al día de los cambios en las leyes y reglamentos que puedan afectar a sus obligaciones de cumplimiento. Esto ayuda a garantizar que su marco de supervisión esté siempre en consonancia con las últimas normativas de cumplimiento.
• Formación sobre el cumplimiento: Se debe proporcionar formación periódica a los empleados para reforzar la importancia del cumplimiento y educar al personal sobre las nuevas políticas o amenazas.

Un programa eficaz de supervisión del cumplimiento es esencial para las organizaciones que pretenden seguir cumpliendo la normativa y mitigar los riesgos asociados al incumplimiento. Al establecer objetivos claros, definir políticas, seleccionar las tecnologías adecuadas, prepararse para los incidentes y comprometerse con la mejora continua, las empresas pueden crear un marco de supervisión del cumplimiento que proporcione protección y resistencia a largo plazo frente a las amenazas y normativas en evolución.

Los retos del control del cumplimiento

La supervisión del cumplimiento se enfrenta a varios retos:

• Sobrecarga de datos: Los equipos de seguridad pueden verse abrumados por alertas sin priorización.
• Puntos ciegos: Las herramientas de terceros no supervisadas, los dispositivos personales y las aplicaciones en la nube crean riesgos.
• Resistencia cultural: Los empleados pueden eludir los controles si los perciben como un obstáculo para la productividad.
• Herramientas inconexas: Los sistemas de supervisión separados pueden hacer que se pasen por alto las correlaciones entre riesgos.

Para superar estos retos, las organizaciones deben implantar soluciones de supervisión impulsadas por IA, formar a los empleados sobre las políticas de cumplimiento e integrar las herramientas de seguridad para crear un enfoque unificado.

Comparación de soluciones de cumplimiento internas, de terceros e híbridas

• Internamente: Proporciona el máximo control y soberanía de los datos, pero requiere una importante dotación de personal, experiencia y recursos.
• De terceros: Externaliza la experiencia en materia de cumplimiento, pero depende de la confianza del proveedor y de la existencia de contratos claros.
• Híbrido: Una mezcla de ambos, que permite a los proveedores externos encargarse de la supervisión y la escalada mientras se mantiene la supervisión interna de las decisiones políticas.

Mimecast se asocia con cientos de MSP e integradores para ofrecer soluciones híbridas que equilibran el coste, la velocidad y la reducción de riesgos.

Conclusión

La supervisión del cumplimiento es esencial para gestionar los riesgos de ciberseguridad, salvaguardar los datos confidenciales y garantizar el cumplimiento de la normativa. Un sólido programa de cumplimiento -respaldado por políticas claras, herramientas de supervisión eficaces y una firme rendición de cuentas- reduce el riesgo empresarial y fomenta una cultura de transparencia y confianza.

Explore las herramientas de supervisión del cumplimiento impulsadas por IA de Mimecast para ayudar a su organización a implementar una supervisión continua y procesable que respalde sus objetivos normativos y de ciberseguridad.