Cumplimiento de las herramientas de colaboración: Consejos prácticos para todas las organizaciones

Las herramientas de colaboración modernas, como Microsoft Teams, Slack y Google Workspace, han redefinido la forma en que se comunican las organizaciones. Sin embargo, a medida que crece su adopción, también lo hace la responsabilidad de gestionar los datos que generan estas plataformas. El cumplimiento de las herramientas de colaboración garantiza que cada chat, archivo y reunión se ajuste a las normativas del sector y a las normas de protección de datos.

Sin medidas de cumplimiento eficaces, las organizaciones se enfrentan a la doble amenaza de la pérdida de datos y las sanciones reglamentarias. Este artículo describe por qué es importante el cumplimiento de las herramientas de colaboración, las normativas que le dan forma, los retos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas y cómo Mimecast apoya la colaboración segura y conforme a las normativas en las empresas globales.

¿Qué es el cumplimiento de las herramientas de colaboración?

El cumplimiento de las herramientas de colaboración se refiere a la gestión de las plataformas de comunicación digital de acuerdo con las normativas sobre privacidad de datos, seguridad y mantenimiento de registros.

Esto implica garantizar que cada mensaje, archivo e intercambio multimedia dentro de herramientas como Microsoft Teams, Slack o Google Workspace sigue las normas establecidas de retención, acceso y archivo de datos.

El papel de los marcos reglamentarios

Los principales marcos de cumplimiento, incluidos el GDPR, la HIPAA y la FINRA, exigen que las organizaciones manejen los datos confidenciales con precisión y transparencia.

En entornos de colaboración, esto significa:

• Toda comunicación debe ser rastreable y recuperable
• Todos los registros deben estar protegidos contra el acceso no autorizado
• Los datos almacenados deben permanecer a prueba de manipulaciones y listos para la auditoría

Estos principios garantizan que las actividades de colaboración cumplan tanto los requisitos legales como los operativos.

Por qué la gobernanza va más allá del correo electrónico

Las plataformas de colaboración modernas sirven ahora como sistemas centrales de comunicación empresarial, sosteniendo:

• Propiedad intelectual y secretos comerciales
• Información sobre clientes y empleados
• Datos operativos y financieros

Por ello, deben regirse por las mismas normas de cumplimiento que se aplican tradicionalmente a los sistemas de correo electrónico empresarial.

Elementos básicos del cumplimiento de la colaboración

Una estrategia de cumplimiento sólida implica la gestión:

• Archivo y retención de mensajes para satisfacer los requisitos de auditoría y descubrimiento
• Permisos de uso compartido de archivos para evitar el acceso no autorizado a datos confidenciales
• Residencia y encriptación de datos para cumplir las leyes de privacidad regionales y específicas del sector

Cuando se aplica correctamente, la conformidad de las herramientas de colaboración crea un entorno seguro que favorece tanto la agilidad como la responsabilidad. Permite que los equipos se comuniquen y compartan información libremente, manteniendo al mismo tiempo el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias y preservando la confianza de la organización.

Por qué es importante el cumplimiento de las herramientas de colaboración

La adopción generalizada de herramientas de colaboración digital ha ampliado la superficie de ataque de las empresas. Lo que comenzó como una forma de simplificar el trabajo en equipo ha introducido nuevas vías para la exposición de datos y el riesgo de cumplimiento.

Riesgos crecientes en la colaboración digital

Los mensajes de chat no supervisados, el intercambio incontrolado de archivos y las integraciones de terceros crean vulnerabilidades ocultas.

• Permisos mal configurados que conceden a usuarios no autorizados acceso a datos sensibles
• Amenazas internas y errores humanos que conducen a la exposición accidental de datos
• Herramientas informáticas en la sombra que operan fuera de los marcos de cumplimiento aprobados

Cada uno de estos factores aumenta la probabilidad de que se produzcan incidentes de incumplimiento y pérdida de datos.

El coste del incumplimiento

Las consecuencias de no cumplir los requisitos de conformidad van mucho más allá de las multas reglamentarias.

• Investigaciones reglamentarias que interrumpen las operaciones diarias
• El escrutinio público y los daños a la reputación que erosionan la confianza
• Sanciones económicas, como multas GDPR de hasta 4% de los ingresos anuales globales

En Estados Unidos, industrias como la financiera y la sanitaria deben cumplir con los mandatos de la SEC, la FINRA y la HIPAA, cada una de las cuales exige estrictas normas de retención, supervisión e información.

Implicaciones operativas

Los incumplimientos también afectan a la eficacia operativa. Cuando los datos de las comunicaciones están dispersos en múltiples herramientas sin una supervisión centralizada, las organizaciones pierden visibilidad sobre dónde reside la información sensible.

Esta fragmentación:

• Complica las auditorías y los esfuerzos de eDiscovery
• Socava los programas de gobernanza de datos
• Aumenta el coste y la complejidad de la respuesta a incidentes

Un entorno de colaboración bien gobernado ayuda a colmar estas lagunas. Combinando políticas coherentes, supervisión automatizada y una clara rendición de cuentas, las organizaciones pueden equilibrar la productividad con la protección.

El cumplimiento eficaz de las herramientas de colaboración garantiza que los empleados se comuniquen de forma segura al tiempo que se mantiene la transparencia y la alineación normativa en todos los canales.

Normativa clave que afecta al cumplimiento de la colaboración

Las organizaciones operan bajo una creciente red de mandatos de cumplimiento, cada uno con implicaciones únicas para la colaboración y la gestión de datos. Comprender estos marcos es fundamental para construir una estrategia de cumplimiento eficaz.

Reglamento general de protección de datos (RGPD)

Exige a las organizaciones que manejan datos personales de la UE que garanticen un tratamiento legal, un almacenamiento seguro y una gestión estricta de los derechos de los interesados. Las plataformas de colaboración deben ser capaces de eliminar o exportar datos a petición y protegerlos de usos no autorizados.

Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA)

Se aplica a los proveedores y socios sanitarios que gestionan información sanitaria protegida (PHI). Exige encriptación, controles de acceso y comunicación segura incluso durante la colaboración interna.

Ley Sarbanes-Oxley (SOX)

Exige controles transparentes de mantenimiento de registros e información financiera, que se extienden a los registros de comunicación relacionados con la toma de decisiones o la divulgación de información financiera.

Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) y Norma 17a-4 de la SEC

Exija la conservación a largo plazo y el almacenamiento inmutable de las comunicaciones empresariales, incluidos los chats, las llamadas y las transferencias de archivos a través de las plataformas de colaboración.

ISO/IEC 27001

Establece normas globales para los sistemas de gestión de la seguridad de la información, haciendo hincapié en la mitigación de riesgos y la mejora continua.

Cada normativa influye en cómo deben capturarse, archivarse y revisarse los datos de colaboración. La asignación de estos requisitos a las políticas de la organización garantiza el cumplimiento al tiempo que permite flexibilidad para futuros cambios normativos.

Una consideración adicional es la soberanía de los datos. A medida que las empresas operan a través de las fronteras, deben asegurarse de que los datos permanecen dentro de las jurisdicciones aprobadas. Esto requiere un control granular sobre las ubicaciones de almacenamiento, las políticas de retención y el acceso de los usuarios. Las herramientas modernas de cumplimiento normativo, como Mimecast, están diseñadas para gestionar estas funciones de forma eficaz, ayudando a las organizaciones a mantener el cumplimiento normativo al tiempo que apoyan la agilidad operativa.

Retos comunes de cumplimiento con las herramientas de colaboración

El rápido crecimiento de las herramientas de colaboración ha superado la capacidad de muchas organizaciones para gobernarlas con eficacia. La comunicación descentralizada y los entornos de trabajo híbridos introducen retos a la hora de mantener la visibilidad y hacer cumplir la normativa.

1. Supervisión limitada en todas las plataformas

Los distintos departamentos suelen utilizar herramientas o canales separados, lo que crea rastros de datos fragmentados. Sin una supervisión centralizada, los equipos de cumplimiento tienen dificultades para mantener políticas coherentes en plataformas como Teams, Zoom y Slack.

2. Error humano y riesgo interno

Los empleados pueden compartir inadvertidamente datos sensibles en canales públicos o subir contenidos regulados sin la clasificación adecuada. Estos errores pueden dar lugar a infracciones que burlen los filtros de seguridad tradicionales.

3. Falta de integración con las herramientas de seguridad heredadas

Los antiguos sistemas de cumplimiento creados para el correo electrónico no captan la naturaleza dinámica de la colaboración. Las herramientas modernas requieren un archivo y una supervisión conscientes del contexto que puedan identificar los riesgos dentro de la comunicación de texto, vídeo y voz.

4. Políticas de retención incoherentes

Cuando las normas de retención y eliminación difieren entre departamentos o regiones, las organizaciones se enfrentan a dificultades para demostrar su cumplimiento durante las auditorías. La conservación de datos no estructurados también puede acarrear costes de almacenamiento innecesarios y la posible exposición de información obsoleta.

Abordar estos retos requiere tanto una modernización tecnológica como una alineación cultural. Los empleados deben comprender las responsabilidades de cumplimiento, mientras que los equipos de TI y de seguridad deben colaborar para garantizar la visibilidad en todos los canales de comunicación.

Para lograrlo, las organizaciones adoptan cada vez más plataformas de cumplimiento unificadas que consolidan la gobernanza de los datos en los entornos de colaboración, correo electrónico y nube.

Mejores prácticas para lograr la conformidad de las herramientas de colaboración

Establecer el cumplimiento en las herramientas de colaboración requiere una combinación de políticas claras, aplicación automatizada y auditorías periódicas. A continuación encontrará medidas estratégicas y operativas que las organizaciones pueden aplicar.

1. Definir y comunicar políticas de uso claras

Documente cómo deben utilizarse las herramientas de colaboración, incluidas las directrices para el intercambio de datos, la retención de mensajes y la comunicación externa. Las políticas deben ser concisas, accesibles y actualizarse periódicamente para reflejar las nuevas normativas.

2. Alinearse con marcos de ciberseguridad más amplios

Incorpore la gobernanza de la colaboración a estrategias más amplias como la Confianza Cero o los Marcos de Ciberseguridad del NIST. Esta alineación garantiza que las decisiones en materia de conformidad sean coherentes con los objetivos de seguridad de la empresa.

3. Automatizar la retención y clasificación de datos

Utilice herramientas que apliquen automáticamente periodos de retención, archiven los datos de forma segura y marquen los mensajes con contenido sensible. La automatización minimiza los errores humanos y mejora la preparación para las auditorías.

4. Implantar controles de acceso basados en funciones

Asigne permisos en función de las funciones del puesto. Restrinja el acceso a los canales confidenciales y controle los cambios en las funciones de los usuarios, especialmente en el caso de contratistas o colaboradores externos.

5. Realice auditorías regulares de cumplimiento

Realice revisiones internas para verificar que las actividades de colaboración cumplen las normas reglamentarias y organizativas. Las pruebas rutinarias ayudan a identificar las lagunas normativas y apoyan la mejora continua.

6. Integrar la supervisión impulsada por la IA

La inteligencia artificial puede detectar patrones de comunicación inusuales, intentos de exfiltración de datos o comportamientos no conformes. Las herramientas basadas en la IA añaden una capa adaptativa de protección más allá de la aplicación de reglas estáticas.

7. Promover la educación continua

Los empleados siguen siendo la variable más significativa en el cumplimiento. Los programas de formación regulares y los ejercicios simulados ayudan a reforzar las prácticas de protección de datos y fomentan la comunicación responsable.

La creación de una cultura de cumplimiento exige una responsabilidad compartida. Cuando todos los empleados comprenden las implicaciones de las normas reglamentarias, su cumplimiento pasa a formar parte de las operaciones cotidianas en lugar de ser un proceso aparte.

Cómo apoya Mimecast el cumplimiento de las herramientas de colaboración

Mimecast ayuda a las organizaciones a reforzar el cumplimiento de las herramientas de colaboración ampliando la protección de datos y la visibilidad a plataformas como Microsoft Teams y otros entornos de comunicación modernos.

Sus soluciones proporcionan una supervisión centralizada a través de múltiples canales de colaboración, garantizando que la seguridad y el cumplimiento de la normativa se mantengan coherentes independientemente de dónde se produzca la comunicación.

Plataforma de riesgos humanos conectados

A través de su Plataforma Connected Human Risk, Mimecast ofrece un enfoque unificado del cumplimiento que integra varias capacidades críticas:

• Archivado y eDiscovery para preservar y recuperar los registros de comunicación
• Supervisión de amenazas y cifrado para proteger los datos en tránsito y en reposo
• Indexación de metadatos para búsquedas rápidas, informes y auditorías reglamentarias

Todos los datos de las comunicaciones, incluidos los mensajes, los archivos compartidos y los metadatos, se capturan, almacenan y recuperan de forma segura cuando se necesitan para revisiones internas o investigaciones externas.

Automatización para un cumplimiento eficaz

Mimecast automatiza las funciones esenciales de cumplimiento para reducir la carga de trabajo administrativo, manteniendo al mismo tiempo la alineación con los principales marcos como GDPR, HIPAA y SEC 17a-4.

Entre las principales funciones automatizadas se incluyen:

• Programación de la retención para cumplir los requisitos legales y organizativos
• Aplicación del control de acceso para proteger los contenidos sensibles
• Políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) que identifican y restringen el intercambio de datos de riesgo

Esta automatización permite a los equipos de cumplimiento centrarse en la supervisión estratégica en lugar de en la gestión manual de los datos.

Seguridad integrada y protección de datos

Mimecast reúne Advanced Email Security, la seguridad de la colaboración y la protección de datos en un único marco conectado.

Esta integración permite a las organizaciones

• Mantener políticas coherentes en todos los canales de comunicación
• Reducir la exposición al riesgo por errores humanos y actividades internas
• Simplifique la gestión del cumplimiento en ecosistemas digitales complejos

El resultado es un entorno de comunicación resistente que favorece la productividad sin comprometer el cumplimiento de las normas.

El futuro del cumplimiento de la colaboración

A medida que el trabajo híbrido siga evolucionando, los entornos de colaboración serán cada vez más complejos. La aparición de herramientas de productividad habilitadas por la IA y de asistentes automatizados introduce nuevas formas de creación e intercambio de datos que también deben ser gobernadas.

Las futuras estrategias de cumplimiento se centrarán en la supervisión continua y la visibilidad en tiempo real, garantizando que los riesgos potenciales se identifiquen y aborden de inmediato. Se espera que los organismos reguladores introduzcan directrices más estrictas para la retención de datos, el uso de la IA y la transparencia de los modelos.

Las organizaciones que integren el cumplimiento desde el principio en su ecosistema de colaboración estarán mejor equipadas para adaptarse. La capacidad de rastrear, analizar y proteger los datos de comunicación en todos los canales se convertirá en una ventaja competitiva, no sólo en un requisito normativo.

Mimecast sigue invirtiendo en innovación para hacer frente a estos retos, desarrollando soluciones de cumplimiento escalables que tienden puentes entre el correo electrónico, la colaboración y los ecosistemas en la nube. Al combinar la automatización, el análisis y el conocimiento de los usuarios, Mimecast posiciona a las organizaciones para cumplir las normativas en medio de las cambiantes tendencias de la comunicación digital.

Conclusión

Las herramientas de colaboración son esenciales para la productividad, pero representan una frontera de cumplimiento cada vez mayor. Sin una gobernanza adecuada, pueden exponer datos sensibles, perturbar las operaciones y erosionar la confianza.

Una estrategia sólida de cumplimiento de las herramientas de colaboración combina la gobernanza, la tecnología y la educación para gestionar el riesgo de forma eficaz. Garantiza que la comunicación siga siendo segura, rastreable y conforme a las normas internas y reglamentarias.

Asóciese con Mimecast para construir un entorno de colaboración seguro, conforme y resistente que respalde la productividad sin concesiones.