Copia de seguridad y archivo de Zoom: Una guía completa

Zoom es una plataforma de videoconferencia basada en la nube desarrollada específicamente para reuniones de vídeo y audio, seminarios web, chats en directo y grabaciones de reuniones. Como herramienta de colaboración asíncrona, Zoom ha ganado popularidad en el mundo empresarial actual porque es fácil participar en reuniones virtuales y seminarios web desde cualquier dispositivo y una amplia variedad de ubicaciones. En la actualidad, Zoom presta servicio a trabajadores remotos, educadores, pequeñas y grandes empresas y organizaciones gubernamentales con su versátil conjunto de funciones.

¿Por qué es importante hacer copias de seguridad de Zoom?

Las copias de seguridad de los datos son importantes para crear una red de seguridad que proteja la información valiosa y garantice el acceso al contenido de los datos importantes siempre que sea necesario.

1. Protéjase contra la pérdida de datos: Las copias de seguridad protegen las grabaciones y los archivos importantes de las reuniones contra el borrado accidental o la corrupción. Si alguna vez se produce un problema con su almacenamiento en la nube, una copia de seguridad mantendrá intacta su información crítica.
2. Capacidad para compartir: Las copias de seguridad de las grabaciones de Zoom permiten compartir contenidos con un público más amplio que puede no haber asistido a la reunión original. Esto resulta útil para los materiales de formación o los contenidos fundamentales, como las directrices de seguridad o las normas de cumplimiento.
3. eDiscovery más fácil: Los plazos durante el eDiscovery suelen ser ajustados, y disponer de copias de seguridad de los datos de Zoom mejora la eficacia a la hora de recuperar las grabaciones necesarias para los procedimientos legales y las investigaciones.
4. Gestión del almacenamiento: El almacenamiento basado en la nube tiene limitaciones. Mantener las grabaciones más antiguas en una copia de seguridad segura puede liberar espacio en el almacenamiento en la nube de Zoom para los datos más recientes -o a los que se accede con más frecuencia-.
5. Continuidad de acceso: Si los servidores de Zoom tienen problemas, o usted experimenta una interrupción en los servicios, las copias de seguridad de sus datos de Zoom garantizan que los datos de sus reuniones estén siempre a su disposición.
6. Edición y reutilización: Las grabaciones con copia de seguridad pueden editarse y reutilizarse por el contenido perenne que contienen. A partir de las grabaciones archivadas se pueden reclamar materiales de formación, reportajes destacados y otras piezas útiles para dar nueva vida a los contenidos.
7. Requisitos de cumplimiento: Las industrias altamente reguladas suelen tener requisitos de retención de datos, por lo que hacer copias de seguridad de los datos de Zoom es una cuestión de cumplimiento de estas normas.
8. Continuidad empresarial: En caso de que se produzca un acontecimiento inesperado, como una catástrofe meteorológica o un ciberataque, las copias de seguridad de los datos de Zoom pueden ayudar a evitar la pérdida permanente de datos y a mantener la continuidad de la empresa ante la adversidad.

Las copias de seguridad periódicas también pueden proporcionarle tranquilidad. Si es consciente de que sus datos de Zoom están protegidos, es más fácil centrarse en las operaciones diarias y en los nuevos negocios en lugar de volver a crear lo que ya no está disponible.

¿Qué tipo de datos de Zoom se pueden archivar?

Dependiendo de su solución de archivado Zoom, existe una amplia gama de datos que pueden capturarse y conservarse. He aquí los principales tipos:

• Metadatos de la reunión: El título de la reunión, el ID de la reunión, la fecha, la hora, la duración, el anfitrión, los participantes y otros detalles relevantes sobre la sesión se incluyen en los metadatos.
• Chats: Los mensajes de chat entre los asistentes a la reunión pueden conservarse. Se incluyen los chats públicos y los mensajes privados entre usuarios individuales.
• Audio: Quizá lo más importante sea que el contenido de audio de las reuniones de Zoom puede capturarse y archivarse. Se trata del audio de la reunión principal y de los archivos de audio individuales de cada usuario regulado para facilitar la identificación de los oradores.
• Vídeo: Junto con el audio, la grabación de vídeo es otro componente vital de los datos archivables del Zoom. De este modo se conservan los elementos visuales, como las pantallas compartidas, las presentaciones y los vídeos de los participantes.
• Subtítulos: Si se habilita una transcripción en directo para una sesión de Zoom, los subtítulos generados pueden conservarse junto al resto del contenido de la reunión.
• Reacciones: Las reacciones de los participantes pueden archivarse con los datos de la reunión.
• Encuestas y Q& A: En el archivo de seminarios web de Zoom, los resultados de las encuestas y las interacciones Q&A pueden conservarse.
• Contenido de la sala de breakout: Las sesiones de las salas de breakout de Zoom pueden incluirse en los datos archivados.

Los tipos específicos de datos que pueden archivarse pueden variar en función de la solución de archivo de una organización y de los ajustes de configuración que apliquen. Algunas soluciones de terceros pueden proporcionar capacidades de archivo más completas a través de la ingestión API.

Cómo activar el archivo de Zoom

Zoom no dispone de una función de archivo integrada para las grabaciones, pero ofrece opciones para almacenar y gestionar los contenidos grabados en función de su plan de precios de suscripción de pago. Las empresas necesitarán varios componentes que trabajen conjuntamente para capturar, almacenar y gestionar los datos de las reuniones.

Agente de archivo

El agente de archivo de Zoom recopila información de las reuniones basándose en las configuraciones de los ajustes de su cuenta. Cuando un usuario regulado se une a una reunión, la pasarela de archivo se conecta e inicia el proceso de archivo. El agente almacena los datos de Zoom durante un máximo de 30 días, tiempo durante el cual se puede acceder a ellos y recuperarlos a través de la API de archivo de Zoom o de webhooks.

Aplicación Marketplace

Para habilitar el archivado, los administradores deben instalar y configurar una aplicación de archivado de terceros del Zoom App Marketplace que pueda extraer los datos de Zoom y transferirlos a la plataforma de archivado seleccionada.

Plataforma de terceros

La plataforma de archivo de terceros procesa la información de Zoom y aplica la lógica empresarial para manejar los datos. Zoom se integra con múltiples socios para archivar archivos de vídeo, archivos de audio, chats en directo, subtítulos, archivos de transcripción y seminarios web.

Para activar el archivado de Zoom, siga estos pasos:

1. Elija una solución de archivado: Seleccione un proveedor de archivado de conformidad entre los socios de archivado de Zoom support o cree su propia aplicación de archivado.
2. Instale la aplicación del mercado: Instale y configure la aplicación de archivado elegida en Zoom App Marketplace para su cuenta.
3. Configure los ajustes de la cuenta: Establezca sus preferencias de archivado en la configuración de su cuenta de Zoom, incluido el periodo de retención de los archivos archivados (hasta 30 días).
4. Habilite el archivado: Active la opción "Archivar reuniones y seminarios web" a nivel de cuenta en la página de configuración de su cuenta.
5. Configure webhooks (opcional): Configure el webhook de archivado de Zoom para recibir notificaciones de cuándo los archivos archivados están disponibles para su descarga.
6. Integración API: La aplicación de terceros puede utilizar las API de archivo de Zoom para recuperar los archivos de su cuenta.
7. Gestión de usuarios: Asegúrese de que el archivo está habilitado para los usuarios apropiados por el administrador de su cuenta. Esto permite la captura de su vídeo, audio, chat en la reunión y transcripción en directo.

Puede gestionar eficazmente el archivo de Zoom para su organización siguiendo estos pasos, que garantizarán el cumplimiento de los requisitos normativos y mantendrán un archivo inmutable de sus comunicaciones de Zoom.

¿Dónde realiza Zoom copias de seguridad de los datos?

Las grabaciones de Zoom pueden almacenarse en dos ubicaciones principales: la nube y una unidad local. Cada método tiene ventajas y procesos de gestión específicos.

Grabaciones en la nube

Las grabaciones de Zoom conservadas en la nube se almacenan en los servidores de Zoom y se puede acceder a ellas a través del portal web de Zoom. Se trata de un método útil para los usuarios que necesitan acceder a sus grabaciones desde varios dispositivos o compartirlas frecuentemente con otras personas.

Las grabaciones en la nube están vinculadas a la cuenta del anfitrión, a la que pueden acceder los usuarios que inician sesión y navegan hasta la sección "Grabaciones".

Para gestionar estas grabaciones en la nube, los usuarios deben utilizar el portal web de Zoom. Podrán descargar, compartir o borrar las grabaciones según sea necesario. Zoom también permite la integración con servicios de almacenamiento en la nube de terceros como Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive para obtener más espacio de almacenamiento o más opciones de copia de seguridad.

Grabaciones locales

Las grabaciones de Zoom guardadas en el dispositivo de un usuario se almacenan localmente. Éstas están totalmente bajo el control del usuario y se gestionan independientemente de los servidores de Zoom. Los usuarios que elijan esta opción pueden hacerlo debido a requisitos específicos de almacenamiento.

Por defecto, las grabaciones locales se guardan en los siguientes directorios:

• Windows: C:\Users$$[Nombre de usuario]\Documents\Zoom
• Mac: /Usuarios/[Nombre de usuario]/Documentos/Zoom

Para acceder a las grabaciones locales y gestionarlas, los usuarios pueden navegar hasta su ubicación a través de las ventanas del Explorador de archivos o del Finder. Las copias de seguridad manuales en unidades externas u otros servicios de almacenamiento en la nube garantizarán la conservación de los datos y su accesibilidad para compartirlos.

¿Cuánto tiempo archiva Zoom las grabaciones?

La política de conservación de datos de Zoom para las grabaciones depende de la configuración de la cuenta y de las políticas de la organización. Sin embargo, el periodo de conservación por defecto se aplica a muchos usuarios de Zoom.

El tiempo que Zoom suele conservar las grabaciones en la nube es de 180 días (6 meses) de forma continua. Las grabaciones se borran automáticamente 180 días después de su creación, a menos que se tomen medidas específicas para conservarlas.

La política de conservación de grabaciones de Zoom contiene puntos clave:

• El periodo de conservación por defecto es de 180 días naturales.
• Un proceso diario automatizado elimina las grabaciones de más de 180 días.
• Cuando se elimina una grabación en la nube de Zoom, se mueve a la carpeta "Papelera" del titular de la cuenta.
• Las grabaciones que se encuentran en la carpeta "Papelera" de Zoom del titular de una cuenta se retienen durante 30 días más, tiempo durante el cual se pueden recuperar.
• Después de 30 días en la carpeta "Papelera", las grabaciones se borran definitivamente. La recuperación no es posible.

Los administradores de cuentas pueden ajustar esta política de retención de las siguientes maneras:

1. Periodos de retención más cortos: Es posible que algunas instituciones deseen gestionar el almacenamiento de forma más eficaz eliminando las grabaciones antes de 180 días.
2. Términos académicos/semestres: Las instituciones educativas suelen tener políticas alineadas con los términos semestrales y establecen sus periodos de retención en consecuencia.
3. Requisitos de cumplimiento: Las empresas de sectores regulados pueden personalizar la gestión de sus datos para un control más eficaz del cumplimiento de la normativa, en lugar de confiar en el periodo de conservación por defecto de Zoom.

Para garantizar que los datos no se pierdan si su requisito de periodo de conservación es superior a 180 días, los datos de Zoom deben respaldarse en una fuente secundaria para conservarlos. Revise regularmente sus grabaciones para asegurarse de que se están realizando copias de seguridad seguras y completas. Las grabaciones conservadas localmente pueden guardarse indefinidamente, en función de su capacidad de almacenamiento.

Integre Zoom con Aware para una copia de seguridad de datos simplificada y segura

La sala de conferencias virtual de Zoom resulta familiar a millones de usuarios cada día. Con reuniones en todo el mundo, Zoom conecta a equipos, socios e instituciones independientemente de su ubicación o dispositivo. Con una herramienta de colaboración tan asíncrona, preservar los datos que genera es vital para la continuidad de la empresa, el cumplimiento de las normativas, la prevención de la pérdida de datos y el ajetreo diario de la empresa moderna.

Las capacidades de conservación de datos de Aware proporcionan a las organizaciones la flexibilidad y estabilidad que necesitan para realizar copias de seguridad de los datos de forma continua desde Zoom Team Chat. Las partes interesadas pueden estar tranquilas sabiendo que sus datos se conservarán y estarán disponibles siempre que los necesiten.

Con Aware, las empresas pueden:

• Cree políticas de retención personalizables y granulares para distintos tipos de datos y establézcalas para distintas plataformas.
• Facilite el acceso a los datos mediante búsquedas federadas habilitadas por múltiples opciones de filtrado para agilizar la obtención de resultados.
• Conserve todo el contenido, incluidas las imágenes en línea, las modificaciones y las reacciones emoji para su uso futuro.
• Impida el acceso no autorizado con controles de acceso basados en funciones (RBAC) y supervise el acceso con registros de auditoría.

En una compañía de seguros con 5.000 empleados, la falta de funciones de archivo les impedía utilizar la función de mensajería directa de su herramienta de colaboración. Cortar este método de comunicación fue duro para los empleados más jóvenes, que citaron los mensajes directos como método preferido para hacer su mejor trabajo.

La empresa necesitaba resolver esta incompatibilidad con una herramienta capaz de archivar de forma continua y que también permitiera una gestión granular de los datos para gestionar los mensajes entre empleados regulados y no regulados por las normas de cumplimiento de su sector. Encontraron Aware y pudieron dotar a sus empleados de herramientas que permitían el éxito de la colaboración al tiempo que garantizaban la conservación de los datos correctos durante el tiempo adecuado.

Aware puede ayudar a su empresa a realizar copias de seguridad de los datos del chat de Zoom para que estén a su alcance cuando los necesite.