Archivo Slack: Cómo funciona y lo que necesita saber

Plataformas como Slack son esenciales para fomentar una colaboración eficaz entre equipos distribuidos, pero generan grandes cantidades de datos que deben gestionarse y almacenarse o purgarse adecuadamente. La función nativa de archivado de Slack proporciona una forma cómoda para que los administradores de espacios de trabajo agilicen su entorno de Slack, pero ¿es una herramienta de retención fiable? Este post explora los usos y beneficios del archivado Slack para la retención y cómo utilizarlo eficazmente para evitar la pérdida de datos en Slack.

¿Qué es el archivado Slack?

El archivado de Slack es una función diseñada para ayudar a los equipos a gestionar su historial de comunicación ocultando los canales públicos y privados inactivos del espacio de trabajo de Slack. Esto simplifica el entorno de Slack, reduciendo el número de canales activos a un volumen más manejable a la vez que se conservan los canales, mensajes, DMs y archivos en desuso y se mantienen accesibles para futuras consultas. El archivado suele ser una forma sencilla y eficaz de mantener un repositorio de datos de Slack en el que se puedan realizar búsquedas.

¿Quién puede archivar los datos de Slack?

Slack permite que todos los miembros del espacio de trabajo puedan archivar canales por defecto, sin necesidad de ser miembro del canal. Del mismo modo, cualquier usuario puede desarchivar un canal y restaurarlo en el entorno vivo de Slack. Los propietarios y administradores de espacios de trabajo pueden utilizar opciones adicionales para restringir las capacidades de archivado si es necesario, y sólo un propietario o administrador puede eliminar un canal de Slack, tanto si está activo como archivado.

Cómo archivar un canal de Slack

Por defecto, cualquier usuario puede archivar cualquier canal privado o público de Slack excepto #general, que no se puede archivar. Para archivar un canal de Slack, siga estos pasos:

• Haga clic en el nombre del canal
• Elija la pestaña Configuración en la ventana emergente
• Desplácese hacia abajo hasta Canal de archivos para todos
• Cualquier usuario dentro de ese canal será notificado de que lo ha archivado

Una vez archivado un canal, no se podrán enviar nuevos mensajes en él, y las aplicaciones instaladas en el canal quedarán desactivadas. El historial de chat y los archivos seguirán siendo accesibles y se podrán realizar búsquedas en ellos. La posibilidad de archivar un canal puede estar restringida por los propietarios o administradores del espacio de trabajo. Archivar un canal es reversible; borrar un canal borra permanentemente su contenido.

¿Slack elimina los canales archivados?

Los canales de Slack archivados se conservan según la configuración del espacio de trabajo, aunque dependiendo de su nivel de afiliación a Slack, es posible que parte del contenido del canal no sea accesible de forma inmediata. Los mensajes sólo se eliminan permanentemente cuando los administradores del espacio de trabajo borran los canales de Slack o cuando se purgan mediante políticas de retención. Los administradores tienen la opción de eliminar tanto los canales en directo como los archivados en cualquier momento.

Los administradores también pueden modificar el tiempo que se conservan los datos de un canal archivado ajustando las políticas de retención del espacio de trabajo. Los periodos de retención personalizados anulan la configuración predeterminada y se aplican a todos los canales, incluidos los archivados.

Archivo de Slack frente a copia de seguridad de Slack: ¿cuál es la diferencia?

• Archivo Slack: Oculta los datos para gestionar el espacio y poder consultarlos en el futuro, pero no ofrece una verdadera seguridad de los datos.
• Copia de seguridad de Slack: Crea una copia independiente y segura de los datos para la recuperación en caso de desastre y el cumplimiento legal.

Archivo Slack

La función de archivo de Slack hace dos cosas:

1. Elimina el canal de la lista activa en la barra lateral de Slack.
2. Impide que los usuarios añadan o eliminen mensajes en los canales archivados.

Ventajas del archivado en Slack:

• Los usuarios conservan cierto control sobre el contenido de los canales archivados. Los mensajes no se pueden añadir ni borrar, pero se pueden reenviar, desarchivar y editar, y volver a archivar.
• Slack conserva los datos indefinidamente por defecto, por lo que archivar un canal Slack también lo conserva indefinidamente.

Contras del archivado en Slack:

• La naturaleza editable de los canales archivados significa que no son una forma segura de conservación de datos. Sigue existiendo el riesgo de acceso no autorizado, exfiltración o pérdida.
• Es posible que actores negligentes o malintencionados actúen sin ser vistos en Slack -cargando un archivo sensible en los canales equivocados y borrándolo sin informar de la infracción o utilizando Slack para exfiltrar deliberadamente datos confidenciales sincronizándolos entre dispositivos propiedad de la empresa y privados, por ejemplo.
• Aunque Slack conserva indefinidamente los datos de los espacios de trabajo de pago, las restricciones en los límites de mensajes de los canales pueden significar que no todos los datos de los canales archivados sean visibles para los administradores sin solicitar al equipo de soporte de Slack que libere la información.
• El contenido de las cuentas gratuitas de Slack se purga automáticamente al cabo de un año, lo que limita el tiempo que las organizaciones pueden conservar los datos.

Por lo tanto, un canal Slack archivado no es un registro inmutable de la actividad, ni una solución de copia de seguridad completa. Sin una alternativa más sólida, los datos contenidos en un archivo de Slack corren el riesgo de acceso no autorizado, exfiltración y eliminación.

Respaldo de Slack

Una copia de seguridad de Slack es una solución de almacenamiento más segura que el archivo de Slack.

Pros de la copia de seguridad de Slack:

• La copia de seguridad de Slack captura y conserva los mensajes de Slack en un repositorio externo que está bajo el control de los propietarios o administradores de la organización, no de Slack.
• Lo ideal es que las soluciones de copia de seguridad de Slack se conecten de forma nativa a Slack a través de la API para capturar un registro completo y en tiempo real de todos los mensajes, incluidas las revisiones y las eliminaciones.
• La copia de seguridad de Slack guarda instantáneas de los datos en todos los puntos, no sólo las versiones finales de los mensajes y archivos en caso de recuperación de desastres o descubrimiento legal.

Contras de la copia de seguridad de Slack:

• La realización de copias de seguridad de los datos de Slack, especialmente en el caso de empresas con comunicaciones extensas, puede implicar un espacio de almacenamiento significativo con un coste y una gestión adicionales.
• Las copias de seguridad de Slack pueden incluir información sensible o datos protegidos, lo que requiere que las organizaciones se aseguren de que los datos de sus copias de seguridad son seguros y cumplen con la privacidad de los datos.
• Las copias de seguridad de Slack pueden tener dificultades para separar los datos propiedad de la empresa de la información personal compartida en chats y canales. Sin esta distinción, las organizaciones pueden estar realizando copias de seguridad de más datos de los necesarios.

¿Slack archiva automáticamente los datos?

Slack no archiva los canales inactivos a menos que los administradores del espacio de trabajo utilicen una aplicación de la API para crear esa regla. Sin embargo, Slack sí archiva los datos en el sentido de que conserva todos los mensajes por defecto para los espacios de trabajo de pago, y hasta un año para las cuentas gratuitas. Es importante que los administradores y los usuarios entiendan que, dependiendo del nivel del plan de Slack, estos mensajes pueden no ser fácilmente accesibles incluso para los propietarios del espacio de trabajo, y cualquier política de retención personalizada anulará esta función.

Por qué el archivo de Slack no es una solución de copia de seguridad ideal

Las plataformas de colaboración en el lugar de trabajo como Slack han creado un nuevo conjunto de datos que ha llamado la atención de tribunales y reguladores. Se espera que las empresas que despliegan estas herramientas conserven un registro completo de su contenido de acuerdo con el cumplimiento normativo y para satisfacer las demandas de descubrimiento legal. Confiar en la función de archivo nativa de Slack para cumplir con estas obligaciones no es suficiente.

• Dependiendo del nivel de la cuenta, es posible que los administradores no puedan acceder a los datos archivados sin solicitar a Slack su liberación
• Slack no conserva un registro completo de todas las revisiones y eliminaciones de mensajes, lo que da lugar a conjuntos de registros incompletos
• Las políticas de retención estándar pueden no satisfacer las necesidades de cumplimiento de las industrias altamente reguladas
• Los usuarios pueden añadir y eliminar canales del archivo, lo que da lugar a un posible expolio en casos de eDiscovery
• Slack mantiene el control de los datos y puede cambiar sus políticas de retención y acceso en cualquier momento
• Archivar un canal no crea una copia segura de los datos, dejándolos vulnerables a la corrupción, el ransomware y los fallos tecnológicos.

Confíe en Mimecast Aware para realizar copias de seguridad seguras de Slack

Mimecast Aware ayuda a las empresas a cumplir con sus obligaciones de asegurar las conversaciones de Slack, capturando y asegurando un registro completo de todos los mensajes en un archivo listo para la búsqueda que acelera los flujos de trabajo de búsqueda y eDiscovery.

Con Mimecast Aware, su organización puede:

• Personalice y establezca políticas de retención granulares para Slack y otras plataformas y tipos de datos
• Facilite la localización de datos con funciones de búsqueda federada
• Automatice la conservación y el control de los datos desde un único panel de control
• Habilite registros de auditoría y controles de acceso basados en funciones (RBAC) para evitar accesos no autorizados y mitigar las intenciones negligentes o malintencionadas con los datos.

Las capacidades de gestión granular de datos de Aware proporcionan a las empresas la flexibilidad necesaria para apoyar las necesidades de colaboración de sus empleados y mantener una postura de cumplimiento positiva.

Comience a archivar Slack hoy mismo con una solución de retención segura y rentable, o conéctese a través de la API para obtener una funcionalidad DLP continua desde un archivo bidireccional que admita la retención granular y las retenciones legales.

Preguntas frecuentes sobre el archivado en Slack

¿Cuál es la función de un archivo Slack?

Un archivo Slack es simplemente una forma de reducir el desorden y racionalizar un espacio de trabajo Slack eliminando los canales en desuso y obsoletos sin perder los mensajes que contienen.

¿Cuál es el beneficio de archivar los canales de Slack?

La posibilidad de archivar canales ofrece a los administradores de espacios de trabajo y a los usuarios la libertad de organizar los esfuerzos de colaboración en proyectos a corto y largo plazo sin preocuparse por inflar su lista de canales más allá de lo manejable.

¿Puede recuperar un canal Slack archivado?

Sí, los canales de Slack pueden ser restaurados desde el archivo y reinstalados. Para ello, navegue hasta el canal archivado a través de la barra de búsqueda, haga clic en el nombre del canal y después en Configuración en la ventana abierta, y seleccione Desarchivar este canal.

¿Cómo puedo ver los hilos archivados en Slack?

Slack incrusta los mensajes enhebrados en el canal donde se publica el mensaje original. El estado y la visibilidad de los hilos en Slack dependen del estado del canal general. Los usuarios con acceso al canal pueden ampliar y ver el hilo completo en cualquier momento, a menos que esté borrado u oculto debido al nivel de la cuenta y a la configuración del lugar de trabajo.

¿Cómo puedo ver los mensajes antiguos en Slack?

La posibilidad de ver mensajes antiguos de Slack depende de varios factores:

• El nivel de cuenta del espacio de trabajo
• El uso de cualquier política de retención personalizada
• Acceso al canal donde se enviaron los mensajes
• Los mensajes directos sólo son visibles para los destinatarios y los propietarios de espacios de trabajo en algunos casos
• Algunos niveles de Slack sólo permiten a los usuarios revisar los mensajes de los últimos 90 días

Los administradores del espacio de trabajo también pueden imponer políticas de retención personalizadas en los niveles superiores que podrían eliminar los mensajes en un plazo más corto o conservarlos en un formato visible durante más tiempo. Incluso si los mensajes son accesibles en Slack, sólo son visibles para los usuarios con los permisos de canal adecuados para verlos.

Suponiendo que los mensajes sigan existiendo y que los usuarios tengan los permisos adecuados, podrán localizar los mensajes antiguos en Slack utilizando la función de búsqueda estándar o navegando por su historial de mensajes.

¿Se pueden archivar canales de Slack de forma masiva?

El archivado masivo de canales de Slack no es posible dentro del propio Slack, pero puede lograrse utilizando una aplicación de Slack de terceros que se conecte a través de la API.

¿Se archivan los mensajes eliminados en Slack?

Los mensajes eliminados no se archivan en Slack, pero los mensajes archivados pueden seguir siendo eliminados por las políticas personalizadas de retención de datos. Los usuarios también pueden desarchivar los canales para borrar los mensajes. Sin una copia de seguridad DLP o Slack en su lugar, cualquier mensaje borrado por un usuario de Slack se ha ido para siempre.

Primera publicación en diciembre de 2023. Actualizado en mayo. 2024.