Migración de Slack a Microsoft Teams

Slack y Microsoft Teams son dos de las herramientas de colaboración más populares que utilizan las empresas. Empresas de todo el mundo confían en uno u otro para agilizar las comunicaciones y mejorar la productividad de las plantillas distribuidas y los empleados remotos.

En el continuo impulso hacia la simplificación de la pila tecnológica, muchas empresas se están pasando a las aplicaciones de colaboración "todo en uno" y Teams es una opción muy popular, especialmente para las que ya utilizan el conjunto de otros programas de Microsoft Office 365, como Excel, OneDrive y SharePoint. Es más fácil trabajar dentro de un ecosistema que pagar por un producto independiente adicional como Slack.

Slack también se ha enfrentado últimamente a problemas de confianza de los clientes debido a dos grandes decisiones. En primer lugar, los clientes están molestos porque sus mensajes de Slack han estado entrenando modelos de IA sin su permiso explícito. Slack ha aclarado desde entonces su opción de exclusión voluntaria. En segundo lugar, los usuarios de Slack con el plan de suscripción gratuito están perdiendo la función de retención indefinida de datos. A partir del 26 de agosto de 2024, los mensajes y archivos con más de un año de antigüedad se eliminarán de forma continua. Los abonados gratuitos que deseen conservar sus mensajes antiguos tendrán que pasar a un plan de pago antes de que finalice el plazo.

Pasos para una migración de Slack a Microsoft Teams

La transición entre Slack y Teams puede ser un proceso delicado porque no existe una herramienta de migración a Teams. Sin embargo, los siguientes pasos pueden ayudar a que el proceso se desarrolle sin problemas.

Identifique qué espacios de trabajo, canales y mensajes directos de Slack desea trasladar

No es necesario migrar todos los datos de Slack. Los memes de feliz cumpleaños y las felicitaciones fomentan la socialización, pero no son fundamentales.

Identifique los canales, espacios de trabajo y DM necesarios para la continuidad del negocio revisando los análisis de uso de Slack. Descubrirá cuáles son los canales con mayor actividad y compromiso de los afiliados, señalando su relevancia, importancia y flujos de trabajo actuales. Considere también los canales de formación, los archivos de incorporación y otros conocimientos institucionales que es importante conservar.

Revise los datos de los canales y los mensajes en busca de información sensible

Para asegurar adecuadamente los datos durante el proceso de transición, necesita conocer la ubicación de su información más sensible: dónde se encuentra en la compleja red de canales, mensajes y archivos de Slack.

• Identifique y señale la información confidencial, los datos personales o la propiedad intelectual.
• Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos durante la transición.

Aware puede apoyar la mudanza con la asistencia del servicio de migración para revisar los datos y garantizar que permanezcan protegidos durante la migración a Slack.

Exportar canales y mensajes directos

El proceso de exportación varía según el nivel de suscripción a Slack.

Plan gratuito y plan Pro:

Los propietarios y administradores de espacios de trabajo pueden exportar datos de canales públicos que enlazarán con archivos, pero no exportará los archivos en sí. En circunstancias limitadas, puede solicitar a Slack que exporte el contenido de todos los canales y conversaciones, incluidos los canales privados y los DM. Estas solicitudes serán atendidas:

• Para procesos legales.
• Con el consentimiento de los miembros.
• Si la exportación de datos es un requisito o un derecho en virtud de la legislación aplicable.

Plan Business+:

Los propietarios y administradores de espacios de trabajo pueden exportar desde canales públicos. Los propietarios de espacios de trabajo también pueden solicitar el acceso a una herramienta de autoservicio de datos que proporciona capacidades completas de exportación.

Una vez más, las exportaciones proporcionan enlaces a los archivos, pero no los archivos en sí.

Plan Enterprise Grid:

Los propietarios de las organizaciones pueden solicitar el acceso a la herramienta de autoexportación de datos. Las exportaciones están sujetas a los correspondientes acuerdos laborales y políticas corporativas, y todas las exportaciones empresariales deben estar permitidas por las leyes aplicables.

Las exportaciones generales realizadas en este nivel de suscripción enlazan con los archivos y no incluyen los archivos en sí. Sólo en el caso de la conversación de un único usuario, si la exportación de datos se realiza en formato TXT, se incluye el propio archivo.

Identifique qué aplicaciones o integraciones desea trasladar a Microsoft Teams

No todas las aplicaciones o integraciones de Slack tendrán un equivalente en MS Teams. Es importante que revise sus integraciones actuales y determine en qué parte de Teams encajarán mejor.

• Revise el uso y las integraciones actuales de la aplicación Slack de su organización.
• Compruebe las equivalencias en la tienda de aplicaciones Teams.
• Identifique los flujos de trabajo que pueden recrearse en Teams utilizando Power Automate u otras herramientas de Microsoft.
• Identifique las lagunas en las que las integraciones no son equivalentes.
• Planifique alternativas para rellenar los huecos donde se necesiten sustituciones.

Este proceso garantizará la continuidad del flujo de trabajo.

Recopilar los datos de los usuarios para el proceso de migración

Para que la transición sea lo más fluida posible, lo mejor es identificar los datos de cada uno con antelación y planificar previamente su migración.

• Generar una lista de todos los miembros del espacio de trabajo Slack.
• Recopile información esencial como funciones y direcciones de correo electrónico.
• Asigne las cuentas de usuario de Slack a las correspondientes cuentas de Microsoft 365.
• Identifique cualquier discrepancia o cuenta que falte.
• Considere la posibilidad de agrupar a los usuarios por orden de migración.

Antes de iniciar la transición, dé a conocer un calendario de migración a sus empleados para que sepan cuándo les tocará mudarse y qué pueden esperar.

Determine cómo trabajará en Teams antes de migrar

Microsoft Teams tiene una estructura diferente a la de Slack, por lo que es importante poner en marcha procedimientos sobre el modo en que su plantilla utilizará la nueva plataforma. Parte de este proceso será:

• Comprender la jerarquía de canales de los equipos.
• Planificar cómo estructurar los equipos, ya sea en función de los departamentos, los proyectos o la funcionalidad interdepartamental.
• Creación de nuevos equipos, canales y espacios de trabajo que se ajusten a la estructura de su organización.
• Configuración de las integraciones y aplicaciones necesarias dentro de Teams.
• Desarrollar una estrategia de formación para los equipos incluidos en el despliegue.

Realice una migración de prueba para un pequeño número de usuarios

Designe un grupo de prueba de usuarios del espacio de trabajo de Slack para migrar a Teams y estudiar el proceso. ¿Qué tal fue la transición? ¿Cuál es la reacción del grupo? ¿Cómo se sintieron durante el proceso? Asegúrese de que si tienen preguntas, haya un administrador disponible para responderlas, a fin de reducir cualquier curva de aprendizaje para la nueva colaboración.

Ajuste el proceso de migración según sea necesario y, a continuación, migre el siguiente grupo. Considere la posibilidad de trasladar a su plantilla por oleadas en lugar de migrar a todos de una sola vez para no saturar el propio sistema o a su equipo informático. Tras la migración, siga comprobando con los usuarios finales cómo se están adaptando.

Slack frente a Microsoft Teams

¿Cómo se compara Slack con Microsoft Teams? Los usuarios nuevos en Teams encontrarán diferencias con respecto a lo que están acostumbrados con Slack. Comprender cómo están organizadas las plataformas le ayudará a facilitar la transición.

Canales

Tanto Slack como Teams utilizan canales como componente central de sus estructuras organizativas, pero existen diferencias clave.

Los canales de Slack son contenedores flexibles de contenido en torno a un proyecto o tema concreto y pueden incluir a usuarios de todo el espacio de trabajo. Teams está organizado por grupos de usuarios, cada uno de los cuales puede crear varios canales con temas diferentes.

Un único espacio de trabajo de Slack con muchos canales puede traducirse en varios equipos dentro de Microsoft Teams, cada uno con su propio conjunto de canales.

Casos prácticos

Slack y Microsoft Teams tienen cada uno sus puntos fuertes y sus retos.

Slack es sencillo y fácil de usar, lo que lo hace popular para las startups y las organizaciones más pequeñas. Destaca en los tipos de comunicación rápidos e informales, incluidas las llamadas de vídeo y audio, el uso compartido de pantallas y las pizarras, y se integra con una amplia variedad de aplicaciones de terceros.

Microsoft Teams prospera en entornos de grandes empresas, especialmente en aquellas que ya utilizan Office 365. Teams se integra con la suite de productividad de Microsoft y cuenta con completas funciones nativas, como videoconferencia, pantalla compartida y colaboración de archivos.

Ambas plataformas se integran con herramientas populares, pero Slack ofrece un mayor número de aplicaciones, lo que es otra consideración a tener en cuenta a la hora de migrar entre las dos.

¿Por qué migrar de Slack a Teams?

Existen varias razones por las que las organizaciones pueden migrar de Slack a Microsoft Teams.

1. Comunicación centralizada: Una organización que utilice la suite de productividad Microsoft 365 ya tiene acceso a Teams, por lo que no hay razón para utilizar una aplicación adicional. Si su organización estaba en el plan gratuito de Slack, la última noticia de que sus datos ya no se conservarán indefinidamente a partir de agosto de 2024 puede ser el catalizador para la transición a la plataforma de migración de Teams.
2. Fusiones y adquisiciones: Las fusiones y adquisiciones de empresas suelen requerir la estandarización de las plataformas entre las dos empresas que se consolidan. Esto garantiza la coherencia entre los colaboradores y facilita las comunicaciones entre sus ecosistemas recién comprometidos. También simplifica la gestión de TI para supervisar una plataforma en lugar de dos.
3. Funciones de seguridad mejoradas: Las funciones de seguridad pueden ser otra razón para que las organizaciones migren a Microsoft Teams. La plataforma ofrece cifrado de extremo a extremo para las comunicaciones confidenciales, prevención avanzada de pérdida de datos (DLP) y funciones de cumplimiento de las normas reglamentarias del sector.
4. Consolidación de la pila tecnológica: Las empresas que buscan racionalizar su infraestructura tecnológica pueden optar por Microsoft Teams para simplificar la experiencia del usuario y reducir la gestión de licencias y el soporte de TI.

Desafíos al migrar de Slack a Teams

Incluso una migración bien ejecutada experimentará desafíos. He aquí algunos escollos potenciales que hay que vigilar y minimizar.

Acceso para invitados

Si su empresa colabora con proveedores o contratistas externos en su herramienta de colaboración, es una buena idea que vigile los ajustes de configuración durante el proceso de migración, especialmente si utiliza canales de Slack Connect. Mantener la seguridad en este espacio es una complicación potencial, sobre todo para las empresas de sectores muy regulados.

Complejidad, compatibilidad y pérdida de datos

Puede haber dificultades a la hora de transferir todos los datos de Slack a Microsoft Teams, en particular los datos históricos que pueden ser incompatibles entre las plataformas. Los metadatos importantes como las marcas de tiempo, las menciones o los emojis como reacciones pueden no transferirse bien, y los datos pueden perder parte del contexto.

Parte de esto puede deberse a algunas integraciones existentes en Slack que no existen en Teams. Contar con la ayuda de un proveedor externo como Aware para la migración puede mitigar algunos de estos problemas.

Problemas de rendimiento y corrupción de datos

La migración en sí puede ser un reto técnico. Las migraciones de gran envergadura pueden sufrir interrupciones antes de completarse, dando lugar a transferencias parciales. Esto puede provocar la corrupción y pérdida de datos, ralentizar el proceso de transferencia y comprometer la integridad de los datos.

Preocupación por la privacidad y la seguridad

Los datos sensibles requieren un tratamiento cuidadoso. Los DM y los canales privados contienen información confidencial que debe migrarse de forma segura, sobre todo si hay datos regulados implicados. El control del cumplimiento y la protección de los datos son fundamentales durante toda la transferencia y deben ser supervisados por administradores con los permisos adecuados.

Integración y alteración del flujo de trabajo

Dado que Slack se integra con más herramientas de terceros que Microsoft Teams, puede haber flujos de trabajo que no tengan un equivalente directo una vez finalizada la migración. Las soluciones para recrear esos flujos de trabajo pueden ser menos eficaces y requerir más tiempo. Los usuarios pueden perder el acceso a herramientas y datos importantes hasta que puedan restablecerse estos flujos de trabajo.

Experiencia del usuario y adopción

Los usuarios acostumbrados a Slack pueden encontrar la transición chocante. Cuanto mejor sea la formación durante la fase de despliegue, más fácil será la migración para los miembros del equipo, pero siempre habrá puntos de dolor que experimenten algunos usuarios.

Las organizaciones deben esperar una reducción de la productividad durante la incorporación inicial de una nueva herramienta. Ser proactivo en el mapeo de datos, la formación de los usuarios y la realización de una gestión integral del cambio para garantizar una transición sin problemas ayudará a mitigar algunos de estos retos.

La contratación de proveedores externos como Aware puede ayudar con la seguridad de los datos, el cumplimiento de las normativas y la prevención de la pérdida de datos.

Asóciese con Mimecast Aware para trasladar datos de Slack a Teams de forma segura

Mimecast Aware puede ayudar a las organizaciones a migrar sus datos de Slack a Microsoft Teams al tiempo que les ayuda a mantener la integridad y la seguridad de los datos. Como socio de confianza de ambas plataformas, estamos estratégicamente posicionados para allanar el camino entre plataformas, de modo que las empresas que emprendan esta compleja migración puedan confiar en la transición.

Como Mimecast Aware ya está integrado con ambas plataformas, podemos:

• Ayudar a las organizaciones a determinar la mejor estrategia para migrar los datos existentes.
• Prepare los datos y expórtelos a un archivo listo para la búsqueda con una arquitectura de metadatos normalizada que admita la compatibilidad entre plataformas.
• Apoye a la dirección de la organización durante la transición con información en tiempo real sobre los temas de tendencia y el sentimiento en torno a la mudanza.
• Reduzca los costes de almacenamiento y gestión a medida que las empresas consideran qué datos es necesario conservar.
• Proporcionar un eje centralizado desde el que controlar los datos en toda la pila tecnológica.
• Proporcione controles sólidos de seguridad, cumplimiento, retención y prevención de pérdida de datos a medida que avanza la nueva plataforma Microsoft Teams.

Las organizaciones que necesiten un socio que les ayude en la transición entre Slack y Microsoft Teams no necesitan buscar más allá de Mimecast Aware. Llámenos hoy mismo para hablar de todas sus necesidades de migración de Slack a Teams.