Migración de Meta Workplace a Slack

En mayo de 2024, Meta anunció el cierre inesperado de su plataforma Workplace. Está previsto que la interfaz de colaboración pase a ser de sólo lectura en agosto de 2025 y se desactive por completo en junio de 2026. Workplace funciona de forma similar a Facebook y es utilizado por muchas empresas para mantener a sus empleados comprometidos y colaborando internamente.

• Durante años, Meta ha estado reduciendo puestos de trabajo e invirtiendo fuertemente en IA y tecnologías metaversas que dicen que cambiarán fundamentalmente la forma de trabajar de las empresas. Para los usuarios de Workplace, esta interrupción significa que hay que tomar varias decisiones.
• ¿Qué datos actuales deben conservarse y almacenarse?
• ¿Qué flujos de trabajo que dependen de Workplace deberán reconsiderarse?
• ¿Las necesidades actuales de comunicación de las organizaciones requieren una plataforma 1 a 1, o existen mejores herramientas que puedan agilizar los procesos y la conservación de datos?
• ¿Es comparable el gasto de una nueva plataforma o se puede ahorrar?

Cómo migrar de Meta Workplace a Slack

Con el anuncio, muchas organizaciones han empezado inmediatamente a considerar qué herramientas de colaboración y comunicación pueden ser adecuadas para su plantilla. Una de las herramientas de colaboración más populares del mercado es Slack. Es la herramienta de colaboración elegida por 77% de la lista Fortune 100. Aunque no es una solución de migración 1 a 1 de Workplace, proporciona muchas de las mismas funciones de mensajería, uso compartido de archivos, automatización del flujo de trabajo e integración que ofrecía Workplace. Se conecta bien con otras herramientas, como Zoom, Google, Microsoft 365 y otros pesos pesados del mundo empresarial, y es relativamente fácil de manejar para los usuarios.

La escalabilidad de Slack lo convierte en una opción de primera línea para llenar el vacío que dejará Workplace. Una planificación adecuada puede ayudar a suavizar la transición entre plataformas y hacer que el cambio sea lo más fácil posible. A continuación se indican los pasos a tener en cuenta para migrar Meta Workplace a Slack.

Evalúe sus necesidades

Evalúe las necesidades de comunicación y colaboración de su empresa. ¿Qué características y funcionalidades utiliza más en Workplace? ¿Cumple o supera Slack esas necesidades? Esta es la pregunta clave que hay que responder para saber si Slack es o no el movimiento adecuado para su organización. Slack ofrece varios niveles de suscripción, desde el gratuito hasta el Enterprise Grid, para cubrir organizaciones de todos los tamaños y necesidades.

Prepare a su equipo

La migración de las herramientas de colaboración es un proceso para cualquier fuerza de trabajo. Proporcionar a su equipo recursos de formación para que puedan familiarizarse con la interfaz y las funciones de Slack les dará la oportunidad de empezar a trabajar con la nueva herramienta rápidamente. Fomentar la adopción temprana es clave para una integración sin fisuras.

Configurar Slack

Regístrese en Slack con el nivel de suscripción y la configuración que mejor se adapten a la estructura de su organización. Cree los canales de Slack que necesite, configure los permisos e integre las aplicaciones o servicios de terceros que sean necesarios. Por el momento no existe ninguna herramienta de importación de datos desde Workplace, por lo que la configuración de los datos de usuario debe planificarse para que sea lo más ágil posible.

Migrar datos y contenidos

Por el momento no existe ninguna herramienta de migración que permita trasladar sin problemas los datos de Workplace a otra plataforma de colaboración. Las transferencias de datos son todas manuales. Aquí es donde explorar soluciones de terceros, algunas mediante métodos API, puede ayudarle a trasladar datos como archivos y documentos, datos de incorporación, integraciones e información de proyectos a Slack. Dé prioridad a los contenidos más cruciales para garantizar la continuidad del negocio.

Probar y pilotar

Antes de extender Slack a toda su organización, pruebe y ejecute un programa piloto para un grupo más localizado. El grupo más pequeño puede identificar cualquier pregunta, preocupación o laguna que puedan experimentar en Slack antes de que se convierta en un problema de toda la empresa. Una vez que esté listo, comience el despliegue a gran escala.

Lanzamiento y apoyo

Póngalo en marcha cuando haya respondido a todas las preguntas e inquietudes de la fase de prueba. Proporcione apoyo y recursos de formación continua siempre que sea posible para garantizar una transición fluida de Workplace a Slack y anime a los usuarios a aprovechar las funciones de Slack para ampliar su colaboración y productividad.

Cambiar a una nueva plataforma puede suponer un reto en cualquier momento. Con la planificación y el apoyo adecuados, la transición a Slack debido al cierre inesperado de Meta Workplace puede ser una nueva oportunidad.

Meta Workplace vs Slack

Workplace y Slack tienen varias similitudes que a los usuarios les resultarán familiares. Ambas plataformas ofrecen estas funciones básicas de colaboración:

• Mensajería e intercambio de archivos
• Acceso móvil
• Llamadas de vídeo y audio
• Integración de aplicaciones de terceros
• Directorio organizativo y perfiles de usuario

Sin embargo, Slack supera a Workplace en cuanto a controles administrativos y funciones de cumplimiento, lo que lo sitúa en una posición ventajosa en el mercado, ya que las organizaciones se plantean a dónde migrar tras el anuncio de cierre de Meta.

Slack dispone de los siguientes sólidos controles administrativos de contenido:

1. Acceso controlado a los contenidos: Los administradores supervisan a qué canales públicos, archivos y conversaciones pueden acceder los distintos grupos de usuarios. Se trata de una característica clave para la gobernanza y la seguridad de los datos.
2. Políticas de retención de datos: Los administradores pueden establecer políticas de retención de datos para eliminar automáticamente los mensajes y archivos después de un período especificado para la gestión del almacenamiento y el cumplimiento de las normas. Esto no sólo mantiene los datos bajo control, sino que también evita que los costes de almacenamiento de datos se le vayan de las manos.
3. Herramientas de administración centralizadas: Slack ofrece herramientas de administración centralizadas para gestionar el aprovisionamiento de usuarios, los permisos, las integraciones y la configuración del espacio de trabajo desde una única ubicación para cubrir toda la organización.
4. Exportaciones de cumplimiento: Los administradores pueden exportar todos los datos de los canales públicos y privados, mensajes directos y archivos para fines de auditoría, eDiscovery y cumplimiento.

Las organizaciones que se pasen a Slack después de trabajar con Workplace pueden encontrar que este sólido control sobre sus contenidos y datos es un cambio bienvenido.

Retos de la migración de Meta Workplace a Slack

Puede haber retos que las organizaciones encuentren al cambiar de Meta Workplace a Slack. Estos retos recaen en tres áreas: cumplimiento, seguridad y retención de datos.

Cumplimiento

• Los requisitos normativos varían según el sector o la región, por lo que las organizaciones que deben cumplir con una gobernanza de datos específica necesitan comprender cómo se comparan las funciones de cumplimiento de Slack con las de Workplace. Estos detalles pueden requerir cambios en las políticas y procedimientos de la empresa.
• Los controles de retención de contenidos difieren entre Slack y Workplace, permitiendo a los administradores establecer diferentes periodos para guardar y purgar mensajes y archivos. Los administradores deben asegurarse de que estas políticas se ajustan a sus obligaciones legales y de cumplimiento.
• Las exportaciones de conformidad en Slack difieren en formato de las de Workplace. Los administradores deben comprender y realizar ajustes en los flujos de trabajo para garantizar que las exportaciones contienen la información que necesitan.

Seguridad

• Los controles de acceso ofrecen a los administradores la capacidad de gestionar los permisos y el acceso a los contenidos a un nivel granular. La transición de Workplace a Slack puede requerir la configuración de los roles y permisos de los usuarios.
• Tanto Slack como Meta Workplace encriptan los datos en tránsito y en reposo. También permiten BYOK, Slack a través de Enterprise Key Management (EKM) y Workplace a través de sistemas de gestión de claves de terceros como AWS. Ninguno de los dos servicios ofrece actualmente encriptación de extremo a extremo, aunque los productos de consumo de Meta sí disponen de esta función. Los administradores deben considerar sus necesidades de cifrado de datos, en particular si desean utilizar sus propias claves de cifrado, ya que esto puede requerir la integración con otras soluciones.
• Slack contiene un amplio ecosistema de integración de terceros, que abre muchas oportunidades para mejorar el rendimiento y los procedimientos. Sin embargo, las organizaciones deben revisar a fondo todas las integraciones para asegurarse de que no introducen brechas de seguridad.

Retención de datos

• La configuración de la retención, como se ha mencionado, puede diferir entre Slack y Workplace, por lo que las organizaciones deben revisar cuidadosamente la configuración predeterminada de Slack para asegurarse de que las políticas creadas con la transición se alinean con los requisitos legales y de cumplimiento.
• Las herramientas de migración de datos para pasar de Meta Workplace a Slack (o a cualquier otra plataforma de colaboración) no están disponibles por el momento, por lo que el traslado de datos a Slack debe realizarse manualmente. Como tal, existen riesgos de pérdida de datos y problemas de formateo. Las organizaciones deben planificar las posibles lagunas y minimizar los problemas lo mejor que puedan para garantizar la continuidad del negocio.
• El cambio de Workplace a Slack es un momento clave para considerar los procesos y procedimientos de archivo y copia de seguridad para la gestión de datos. ¿Son eficaces y completos? ¿Han cambiado los requisitos relativos a los datos de los que se hacen copias de seguridad y se archivan? ¿Son adecuados los periodos de conservación? ¿Hay ajustes que puedan hacer que el proceso sea más eficaz?

Estos retos no tienen por qué ser frustrantes. Las organizaciones pueden aprovechar la oportunidad para asegurarse de que están conservando los datos correctos durante el tiempo adecuado. Trabajar estrechamente con el soporte de Slack y los proveedores externos para realizar una transición fluida entre plataformas puede reducir significativamente el estrés y garantizar que las empresas mantengan el cumplimiento.

Cómo trasladar datos de forma segura de Meta Workplace a Slack

Dado que no existe una herramienta de migración 1 a 1 para pasar de Meta Workplace a cualquier otra plataforma, incluida Slack, el proceso de migración de datos no es tan sencillo como a las empresas les gustaría.

Trasladar datos de Workplace a Slack

Slack ha proporcionado una guía para mover datos utilizando un archivo CSV o de texto, pero plantea algunos retos. Una vez creado el archivo CSV o de texto, alguien debe revisar los datos para cruzar las estructuras entre Workplace y la aplicación Slack para alinearlas.

• El feed principal de Workplace puede alinearse con el canal #general de Slack.
• Los grupos de Workplace pueden equipararse a los canales individuales de Slack
• A continuación, los usuarios pueden migrar a Slack como usuarios.

Sin embargo, habrá lagunas en los datos y en cómo fluyen los mensajes, archivos y otros tipos de datos entre las plataformas que no encajarán a la perfección; por ejemplo, Slack no tiene una función de noticias como sí la tiene Workplace.

Consideraciones de seguridad

Parte de lo que constituye un problema de seguridad no reside en la plataforma, sino en el usuario y en lo que comparte. Las investigaciones de Aware han demostrado que en 1 de cada 3 mensajes aparece un fragmento de información sensible.

La información sensible puede ser:

• Información de identificación personal (PII), como números de carné de conducir, SSN, direcciones, fechas de nacimiento, etc.
• Datos de la industria de tarjetas de pago (PCI), como tarjetas de crédito, nombres de titulares de cuentas, CVV, etc.
• Información sanitaria protegida (PHI), incluidos detalles de citas, resultados de pruebas, medicamentos, diagnósticos, etc.

Estos tipos de datos sensibles están muy regulados por la HIPAA, la PCI DSS, la FTC y diversas leyes estatales, el GDPR y otros organismos reguladores. Las multas por infracciones pueden ser bastante elevadas y se aplican por caso.

El reto consiste en asegurarse de que los empleados entienden dónde se puede y dónde no se puede compartir esta información sensible. Los empleados consideran que las plataformas avaladas por sus empleadores son un lugar seguro para compartir estos datos. El mal manejo de los datos no siempre es un intento malicioso o intencionado de subvertir la seguridad. La mayoría de los sucesos son accidentales porque los empleados pensaban que el lugar que compartían era seguro en la herramienta proporcionada por el trabajo.

Para las organizaciones que migren a Slack desde Workplace, el reto consistirá en establecer protocolos en los que la información protegida que haya podido compartirse de forma segura en Workplace no corra peligro en Slack. Los equipos de TI y de cumplimiento deberían preguntarse:

• ¿Es posible asegurar la información sensible a un grupo determinado de usuarios?
• ¿Permite la herramienta controles de acceso basados en roles (RBAC)?
• ¿Pueden establecerse políticas de retención granulares para distintos grupos de usuarios en función de los requisitos normativos?
• ¿Se dispone de notificaciones para sacar a la luz las infracciones en tiempo real y evitar que se compartan indebidamente?

Como con cualquier nueva aplicación, educar a los empleados será un paso crucial para la integración y la mejora de la experiencia del usuario.

Slack cuenta con sólidas capacidades de integración de terceros que pueden mitigar muchas de estas preocupaciones.

Cómo Mimecast ayuda a las empresas a migrar de Meta Workplace a Slack de forma segura

Como uno de los socios aprobados de Workplace, Aware cuenta con los conocimientos y la experiencia necesarios para ayudarle a evaluar sus necesidades de migración y realizar sin problemas la transición de sus datos de Workplace a Slack u otra plataforma de colaboración. La mayoría de los usuarios de Workplace están familiarizados con Aware porque ya nos integramos con ellos para la seguridad, la detección y la gestión de datos. Somos un socio importante a la hora de ayudar a los clientes de Workplace a mantener un estándar de seguridad y conformidad para que puedan realizar la transición a otras plataformas como Slack, Viva Engage, Workvivo o Microsoft Teams.

Consciente puede:

• Ayude a su empresa a evaluar los datos de su lugar de trabajo y expórtelos a un archivo listo para la búsqueda.
• Capacite a los líderes de toda su organización para que identifiquen y aíslen los datos más importantes del lugar de trabajo y preserven lo más valioso para el traslado.
• Reduzca los costes asociados al almacenamiento y la gestión de archivos enteros, ya que las organizaciones aprovechan esta oportunidad para evaluar lo que contienen sus datos y lo que es necesario migrar.
• Proporcionar una ubicación centralizada donde los clientes de Aware puedan administrar el control granular de sus datos en todo su ecosistema de colaboración para un enfoque unificado de la seguridad de la información.
• Haga emerger el intercambio de información sensible, el incumplimiento y los incidentes de uso aceptable con menos falsos positivos utilizando alertas en tiempo real impulsadas por IA que dan a los administradores el control sobre el manejo de los datos.

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para saber cómo Mimecast puede ayudarle a evaluar y descargar sus datos, explorar sus opciones de migración y realizar la transición a su próxima plataforma de colaboración.