Cierre de Meta Workplace: cómo afecta a su negocio

Tras el anuncio de Meta de que pondrá fin a su red social empresarial Workplace el 31 de agosto de 2025, muchos clientes se preguntan cómo afectará esto a su organización, qué tecnología deberían evaluar para sustituir a Workplace y qué factores deben tener en cuenta mientras se preparan para la mudanza. Este post resume lo que sabemos sobre el cierre de Meta Workplace, evalúa las principales alternativas de Workplace y le ofrece orientación mientras elabora su plan de transición.

¿Por qué cierra Workplace?


En un comunicado anunciando el cierre, un portavoz de Meta explicó que estaban cerrando la plataforma Workplace, que contaba con 7 millones de suscriptores de pago en 2021, "para que podamos centrarnos en la construcción de tecnologías de IA y Metaverso que creemos que remodelarán fundamentalmente la forma en que trabajamos."

Workplace funcionó como un "Facebook en el trabajo", proporcionando funciones de red social y comunicación interna para algunas de las principales empresas del mundo en una plataforma que resultaba familiar a los empleados por su similitud con el sitio de medios sociales. El lugar de trabajo es especialmente favorecido por las organizaciones con grandes frentes de batalla, ya que ofrece a los empleados una forma cómoda y familiar de conectarse en una plataforma centralizada que permite las comunicaciones descendentes y fomenta el compromiso.

El cierre inminente causará trastornos incalculables a los clientes actuales de Workplace, pero los equipos de TI y de comunicaciones pueden minimizarlos facilitando la transición a una nueva solución alternativa a largo plazo.

¿Existe un calendario para el cierre del lugar de trabajo?


El lugar de trabajo conservará su plena funcionalidad hasta el 31 de agosto de 2025, fecha a partir de la cual sus datos podrán descargarse o ser accesibles en formato de sólo lectura. Después del 1 de junio de 2026, Workplace se retirará por completo y se borrarán todos los datos.

Aunque esto pueda parecer un plazo generoso, para las empresas con miles de empleados que utilizan actualmente Workplace, migrarlos a todos a una nueva plataforma puede no ser rápido ni sencillo.

Según el calendario actual de Meta, Workplace entrará en un periodo de descuento a partir del 1 de septiembre de 2024, cuando el precio de la plataforma se reducirá en 50%. Después del 31 de agosto de 2025, el acceso a Meta será gratuito hasta la fecha final de cierre. Los clientes que hayan adquirido Workplace a través de un socio de Meta, como LineZero, deberán ponerse en contacto con ellos si tienen dudas sobre la facturación.

¿Cómo afecta el cierre a los datos almacenados en Workplace?


Tanto los usuarios como los administradores de Workplace tendrán la oportunidad de descargar sus datos de la plataforma antes de que se eliminen definitivamente.

Usuarios del lugar de trabajo

Los usuarios pueden descargar sus datos individuales, incluida la información del perfil, el historial de publicaciones y los mensajes de chat. La posibilidad de descargar estos datos finalizará el 31 de mayo de 2026. Hasta entonces, en los ajustes de su cuenta del Lugar de Trabajo estará disponible un botón para descargar sus datos, a menos que esta función no haya sido activada por el administrador de su Lugar de Trabajo.

Administradores del lugar de trabajo

Los administradores del sistema pueden exportar datos desde su instancia de Workplace utilizando la API Workplace Graph o un proveedor externo como Aware. Los administradores también pueden activar o desactivar la posibilidad de que los usuarios individuales descarguen los datos que han creado en Workplace. Los datos del lugar de trabajo podrán descargarse hasta el 31 de mayo de 2026, fecha a partir de la cual se eliminarán. Los administradores también pueden optar por eliminar sus datos de Workplace antes de esta fecha borrando la cuenta de su organización.

¿Cuáles son las alternativas al lugar de trabajo?

Decidir cuál es la alternativa adecuada a Workplace dependerá de las necesidades de su organización. Desde la pandemia, muchas empresas han adoptado herramientas de colaboración digital como Slack y Microsoft Teams para permitir el trabajo a distancia, y puede tener más sentido consolidar las herramientas de comunicación de los empleados en lugar de buscar un sustituto similar.

Para otras organizaciones, especialmente las que dominan la primera línea, encontrar una alternativa a Workplace que iguale sus capacidades y la experiencia del usuario final será la preocupación más acuciante. Estas organizaciones tienen actualmente dos claros candidatos: La plataforma Viva Engage de Microsoft (antes Yammer), y el producto Workvivo de Zoom, que es el socio de migración preferido de Meta.

Cómo crear un plan de transición

Para llevar a cabo con éxito la transición entre las herramientas de comunicación y colaboración es necesario determinar sus necesidades y expectativas para el cambio. Estos pasos le servirán de guía mientras se prepara:

Evaluar el uso del lugar de trabajo

Antes de decidirse por una alternativa a Meta Workplace, entienda cómo utilizan actualmente la plataforma sus empleados. ¿Qué características son imprescindibles en una nueva plataforma de comunicación y cuáles no se utilizan? ¿Cómo se comprometen los empleados con la plataforma y qué hará falta para mantener ese compromiso tras una transición?

Copia de seguridad de los datos del lugar de trabajo

Independientemente de que al final decida pasarse a una nueva plataforma o no, la transición desde Workplace es inevitable, y eso significa abordar qué hacer con los datos almacenados actualmente en la plataforma. Para muchas empresas, el lugar de trabajo es mucho más que un lugar donde desear feliz cumpleaños a los empleados. Es una parte vital del proceso de incorporación, un repositorio de la documentación de la empresa y una historia viva de los momentos clave de la historia de la empresa.

Asignar valor a estos datos, decidir qué conservar y qué purgar, y luego hacer copias de seguridad en el formato más accesible es una parte importante de cualquier plan de transición.

Evaluar las alternativas en el lugar de trabajo

Una vez que comprenda cómo utiliza actualmente su empresa Workplace y qué funcionalidades priorizan en la plataforma sus equipos de comunicación y de experiencia del empleado, podrá evaluar con mayor precisión qué alternativa es la más adecuada para su organización. Asegúrese de consultar a todas las partes interesadas para marcar la casilla de todas las características y capacidades que necesita la nueva plataforma. Esto puede requerir la aportación de los departamentos jurídico, de cumplimiento, de seguridad y otros.

Cree un calendario de transición

Trasladar a cientos o miles de empleados a una nueva plataforma no es una tarea sencilla y requerirá una cuidadosa coordinación. Esboce cada paso de la transición, decida cómo se comunicará a los empleados y cómo se hará cumplir, y asegúrese de dejar tiempo dentro del plan para contratiempos inesperados. Aunque Meta Workplace seguirá estando disponible hasta finales de agosto de 2025, tiene sentido que se proponga hacer la transición antes para asegurarse de que no le dejan tirado.

Asóciese con Mimecast para proteger sus datos en el lugar de trabajo

Como socio aprobado de Meta, Zoom, Microsoft, Slack y otros, Mimecast está bien posicionado para apoyar su transición fuera de Workplace y hacia una nueva plataforma como Workvivo, Viva Engage, Slack o Teams. Contamos con la confianza de algunas de las principales organizaciones de Workplace, desde las más pequeñas a las más grandes, y la mayoría de los usuarios de Workplace hoy en día también se integran con Aware para la seguridad, gestión y descubrimiento de datos.

El lugar de trabajo de Meta nos proporciona un importante centro comunitario en el que cualquiera puede hacer una pregunta y obtener respuestas de la persona adecuada, sin necesidad de saber a quién dirigirse. Sin Aware, no podríamos cumplir los requisitos de seguridad y conformidad necesarios para mantener el lugar de trabajo y proteger a nuestra gente."-Vincent Trousseau, Responsable del Lugar de Trabajo Digital, Oxfam Internacional  

Mimeacst puede ayudar a su organización a evaluar y descargar los datos de su lugar de trabajo y almacenarlos en un archivo listo para la búsqueda y defendible, capacitando a los líderes desde RRHH y comunicaciones hasta legales y de cumplimiento en la extracción de valor a la vez que se mitigan los riesgos. Con Mimecast Aware, las empresas pueden identificar y aislar rápidamente los datos más importantes del lugar de trabajo, garantizando la conservación de la información valiosa y reduciendo al mismo tiempo los costes asociados al almacenamiento y la gestión de todo su archivo.

Desde una intuitiva plataforma centralizada, los clientes de Mimecast pueden aplicar los mismos controles granulares sobre los datos del lugar de trabajo a las herramientas de toda su pila de colaboración, adoptando un enfoque unificado de la seguridad de la información mediante el uso de PNL e IA líderes del sector construidos y entrenados en este conjunto de datos. Se ha demostrado que la puntuación de sentimientos de Aware supera a la de todos los principales competidores, incluidos Meta, Microsoft y Google, mientras que los modelos ML patentados supervisan los datos en tiempo real, sacando a la luz más casos de intercambio de datos confidenciales, incumplimiento y violaciones de uso aceptable con menos falsos positivos.

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para saber cómo Aware puede ayudarle a descargar y archivar sus datos de Workplace, apoyar su transición a una nueva plataforma y asegurar toda su pila de colaboración.