¿Qué es eDiscovery para Google Workspace?

Las herramientas de productividad Google Workspace satisfacen las necesidades de empresas de todos los tamaños, pero la adopción de herramientas digitales para el lugar de trabajo viene acompañada de un crecimiento exponencial de la información almacenada electrónicamente (ESI). Hacer que los datos de Workspace sean detectables es esencial para la postura de seguridad y cumplimiento de la empresa moderna.

Este post explorará el eDiscovery con Google Workspace, los desafíos de realizar el descubrimiento dentro de este conjunto de datos y la mejor manera de gestionar eficazmente las solicitudes de eDiscovery en este complejo entorno empresarial de Google Workspace.

Definición de eDiscovery

El eDiscovery es un componente crítico de los procesos legales y de cumplimiento que permite a los usuarios buscar, exportar y analizar los datos de los usuarios. Estas funcionalidades son esenciales para gestionar eficazmente la información electrónica durante los procedimientos judiciales. Durante las investigaciones de eDiscovery, es importante que los datos se gestionen estrechamente utilizando permisos de acceso de usuario granulares y controles basados en roles (RBAC), y que la información retenida bajo retenciones legales se conserve en un archivo inmutable que sea legalmente defendible.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace (antes G Suite) es un conjunto de aplicaciones que permiten a los usuarios empresariales trabajar en colaboración desde cualquier lugar y en tiempo real. Lanzada originalmente en 2006 como Google Apps para su dominio, la plataforma de productividad Google Workspace es ampliamente utilizada por empresas de todos los tamaños. 

Las aplicaciones principales de Workspace son:

• Gmail para las comunicaciones por correo electrónico
• Google Drive para compartir y almacenar archivos
• Google Calendar para programar y organizar eventos
• Google Meet para celebrar reuniones virtuales y videoconferencias

Destacado por su interfaz fácil de usar, su escalabilidad y la facilitación de una comunicación y colaboración eficaces dentro de las unidades organizativas, Google Workspace también ofrece sólidas funciones de seguridad, como el cifrado de datos, la autenticación de dos factores y los controles de acceso avanzados.

Comprender su plan Google Workspace

Todos los planes de Google Workspace incluyen el conjunto principal de aplicaciones, como Chat, Docs, Slides y muchas más. También vienen con correo electrónico empresarial personalizado y seguro, funciones de videoconferencia y una capacidad de almacenamiento variable. Todas las cuentas incluyen también controles estándar de seguridad y gestión de usuarios. Sin embargo, no todos los planes de Google Workspace ofrecen funciones de eDiscovery .

Funciones de seguridad de Google Workspace por plan

Los cuatro planes Workspace -incluidos Business Starter y Business Standard- ofrecen controles de seguridad y funciones de gestión de usuarios. Es con el plan Business Plus cuando dispone de más funciones*.

Plan Business Plus

Incluye todas las características del plan Business Standard, y además:

• Google Vault
• Gestión de puntos finales

Plan de empresa

Incluye todas las características del plan Business Standard, y además:

• Google Vault
• Gestión de puntos finales
• Prevención de la pérdida de datos
• Regiones de datos

*A partir de dic. 2023

¿Cómo funciona eDiscovery en Google Vault?

Los usuarios de cuentas Google Business Plus o Enterprise pueden utilizar Google Vault, una herramienta de eDiscovery diseñada para simplificar los flujos de trabajo de las aplicaciones Google Workspace. Mediante Google Vault, los equipos jurídicos pueden encontrar y exportar datos de todos los sistemas y aplicaciones de Google.

Creación de un asunto en Google Vault

Dentro de Google Vault, un asunto es el archivo de investigación en el que organizará las búsquedas, retenciones y exportaciones relacionadas con cualquier requisito de eDiscovery. Los usuarios de Vault pueden compartir una investigación con otros usuarios de Vault según sea necesario.

Para crear un asunto en Google Vault:

• Haga clic en Materia y, a continuación, en "Crear".
• En el indicador, cree un nombre para el asunto de acuerdo con las convenciones de denominación de archivos de su empresa. Incluir una descripción es opcional pero útil para diferenciar qué investigación de eDiscovery abarca el asunto.
• Pulse "Crear" para terminar de configurar el asunto.

Para buscar y exportar datos en Google Vault:

• En el asunto recién creado, haga clic en la pestaña "Buscar" para comenzar su investigación.
• Habrá una lista de aplicaciones de Google dentro de Workspace, como Gmail o Drive. Elija su aplicación para dirigir su búsqueda.
• Elija sus parámetros, como cuenta(s) de usuario, tipos de archivo o frases. Los operadores booleanos y otras técnicas de búsqueda avanzada le ayudarán a acotar su búsqueda.
• La barra lateral mostrará una vista previa que le ayudará a afinar los resultados de su búsqueda.
• Si desea repetir su búsqueda, puede guardarla para volver a ejecutarla.

En la pestaña "Exportaciones" encontrará la función de exportación para seguir examinando sus resultados. Su exportación incluirá metadatos para las asociaciones de cuentas. 

Google Vault desempeña un papel crucial a la hora de garantizar la integridad y la seguridad de los datos, ya que permite a los administradores establecer políticas automatizadas de retención de datos, realizar búsquedas y aplicar retenciones legales a los datos de una organización según sea necesario. Además, Vault mantiene informes de auditoría de todo el comportamiento dentro de la consola de administración. Aunque valioso por su funcionalidad básica, Google Vault carece de ciertas características como las capacidades de búsqueda avanzada y las opciones de personalización, lo que lo hace adecuado para organizaciones con necesidades de eDiscovery más sencillas.

¿Cuáles son las limitaciones de Google Vault?

Aunque Google Vault cuenta con una serie de funciones útiles para respaldar el eDiscovery en Google Workspace, tiene limitaciones que los administradores deben tener en cuenta, especialmente si forman parte de un sector muy regulado o gestionan un Workspace de gran tamaño con muchos usuarios y muchos datos. Algunas limitaciones clave son:

• Falta de visibilidad del historial de archivos. Independientemente de las normas de retención establecidas, Google Vault sólo almacena la versión más reciente de los archivos del espacio de trabajo, lo que puede dar lugar a expolios si los usuarios editan su contenido.
• Pérdida de datos por cuentas de usuario inactivas. Si se elimina una cuenta de usuario de Google Workspace, la información correspondiente de ese custodio también se elimina de Vault, incluso con una retención de datos en vigor.
• Los usuarios pueden desactivar Vault para Chat. En Google Chat, los usuarios finales conservan la posibilidad de desactivar el historial de chat, lo que impide que se almacene un archivo completo de las conversaciones en Vault. Aunque los administradores pueden forzar que el historial permanezca activado, esto excluye a los usuarios de algunas regiones de poder acceder al Chat.
• Pocas opciones de exportación. Google Vault exporta el contenido de los mensajes a archivos de tipo PST o mbox, en función del origen de la exportación de datos. Google recomienda revisar estos tipos de datos en un cliente de correo electrónico o en un editor de texto.
• Hacker y vulnerabilidades de corrupción. Dado que Vault no almacena una copia independiente de los datos de Google Workspace, es vulnerable a los mismos riesgos y cualquier pérdida de datos del espacio de trabajo principal se trasladará a Google Vault.
• Capacidad limitada de búsqueda y exportación. Google Vault carece de funciones como la búsqueda de conceptos, la concordancia difusa y la agrupación. Además, Vault tiene dificultades con las exportaciones de gran volumen y los usuarios avanzados pueden toparse con límites de uso.

Por qué las empresas integran Google con Mimecast

Al integrar Google con Mimecast Aware, las organizaciones pueden superar las limitaciones de Google Vault y obtener una solución completa para gestionar el eDiscovery y el gobierno de la información en la nube de Google. El uso de la API de Drive para conectarse sin problemas a los datos de Google permite a Aware dar soporte a una serie de casos de uso, incluidos los flujos de trabajo automatizados de DLP, las capacidades de supervisión del cumplimiento y la funcionalidad de búsqueda y descubrimiento federados, sin afectar al usuario final.

Los modelos de inteligencia artificial y aprendizaje automático de Aware se basan en las mejores capacidades de procesamiento del lenguaje natural (PLN) de su clase, diseñadas para las complejidades únicas de los datos de colaboración digital. Con Aware, los administradores pueden mejorar el cumplimiento normativo, aumentar la mitigación de riesgos y acelerar los procesos de eDiscovery para Google, Slack, Microsoft Teams, Zoom y más desde una única plataforma centralizada.

Las funciones de eDiscovery de Mimecast incluyen:

• Retenciones legales con un solo clic para un archivo inmutable de todos los datos
• Recopilación de información contextual completa para apoyar las investigaciones con toda la información en un solo lugar
• Ingesta de datos en tiempo real y recopilación por lotes basada en custodios para reducir el tiempo que tarda el eDiscovery
• Filtros de búsqueda impulsados por IA que reducen los falsos positivos con una intervención manual mínima
• Formatos fáciles de usar y compatibilidad con los flujos de trabajo existentes
• Controles RBAC y de visibilidad de los mensajes, para que los conjuntos de datos sean gestionados correctamente por quienes tienen el acceso adecuado