DLP en Google Workspace: Guía completa para la prevención de la pérdida de datos

Los datos son uno de los mayores activos y de los mayores pasivos de su organización. Google Workspace ofrece un conjunto completo de software DLP para ayudar a las empresas a proteger su información confidencial dentro de su paquete de productos. Esta guía proporcionará una visión general completa de Google Workspace DLP, cubriendo sus características, funcionalidad y cómo implementarlo de manera efectiva.

¿Qué es la prevención de pérdida de datos (DLP) en Google Workspace?

La Prevención de Pérdida de Datos (DLP) se refiere a un conjunto de herramientas y políticas que ayudan a las organizaciones a proteger sus datos sensibles de accesos no autorizados, modificaciones o pérdidas. En el contexto de Google Workspace, DLP se refiere específicamente a las características y funcionalidades que permiten a los administradores controlar cómo se comparten y se accede a los datos dentro del conjunto de aplicaciones de productividad de Google.

Aunque Google Workspace cuenta con funciones integradas de prevención de pérdida de datos, es importante tener en cuenta que estas funciones sólo proporcionan DLP para los entornos de Google. Las organizaciones con datos sensibles almacenados o a los que se accede a través de aplicaciones o plataformas de terceros pueden necesitar herramientas de DLP adicionales para garantizar una protección completa.

¿Por qué es necesaria la DLP para Google Workspace?

Hay varias razones por las que la DLP es necesaria para Google Workspace. Al considerar de forma proactiva cómo pueden exfiltrarse o perderse los datos, los administradores del espacio de trabajo pueden aplicar las políticas y los controles más eficaces para su lugar de trabajo digital.

• Fugas de datos involuntarias: Los datos sensibles pueden filtrarse fácilmente de forma no intencionada, como cuando un empleado comparte accidentalmente un documento confidencial con un destinatario externo. Según el Instituto Ponemon, la negligencia fue la causa más probable de los incidentes de fuga de datos en 2023.
• Amenazas internas: Las violaciones de datos causadas por personas malintencionadas con acceso a información privilegiada son una de las principales preocupaciones de las organizaciones. La DLP puede ayudar a identificar y prevenir las amenazas internas supervisando el comportamiento de los usuarios y detectando patrones que puedan indicar actividades sospechosas.
• Amenazas externas: Las violaciones de datos causadas por piratas informáticos externos también son una amenaza importante. La DLP puede ayudar a protegerse contra estos ataques bloqueando el acceso no autorizado a los datos sensibles y proporcionar una línea de defensa contra los incidentes de ciberseguridad.

¿Cómo funciona Google Workspace DLP?

Google ofrece una serie de normas y políticas personalizables para ayudar a los administradores a controlar el flujo de información en todo su entorno digital. La solución DLP de Google comienza con el establecimiento de reglas para especificar qué medidas deben tomarse si se detectan datos sensibles. A partir de ahí, Google realiza escaneos periódicos del espacio de trabajo y toma medidas según lo establecido en las normas. Esto incluye hacer cumplir la regla de DLP -como bloquear el uso compartido- y alertar a los administradores o generar informes sobre el incidente.

Flujo de trabajo de Google Workspace DLP

1. Configurar reglas: Los administradores definen las reglas de DLP que definen los datos sensibles para su espacio de trabajo y deciden qué medidas deben tomarse cuando se detectan esos datos.
2. Escaneado DLP: Google escanea las aplicaciones y los tipos de archivos en busca de contenido sensible basándose en las reglas definidas.
3. Acciones de aplicación: Si se detecta contenido sensible, se toman medidas coercitivas, como bloquear el uso compartido o poner en cuarentena los archivos, según lo definido en las normas.
4. Emisión de alertas: Los administradores reciben notificaciones de incidentes de DLP para que puedan investigarlos y tomar las medidas oportunas.

Cómo configurar DLP en Google Workspace

Google Workspace ofrece una gama de niveles para diferentes usuarios y casos de uso.

• Herramientas de productividad empresarialpara hasta 300 usuarios
• Empresa-Incluyecontroles de seguridad más avanzados que cubren un número ilimitado de usuarios
• Educación-Productos del espacio de trabajocon descuento para fines educativos
• Essentials-Unpaquete básico de herramientas de colaboración, excluyendo Gmail

Las funciones de Google DLP están disponibles en los niveles Enterprise y Education, así como en algunas soluciones dirigidas por el sector, como Workspace Frontline. Los usuarios de otros niveles pueden implementar Google DLP para Drive y Chat con la compra de Cloud Identity Premium.

Para configurar DLP en su espacio de trabajo de Google, siga estos pasos:

1. Acceda a la Consola de administración: Acceda a su consola de administración de Google Workspace.
2. Navegue hasta Seguridad: Localice y seleccione la sección Seguridad.
3. Elija DLP: Haga clic en Protección de datos y busque la sección Reglas.
4. Crear reglas: Sólo los Superadministradores pueden crear nuevas políticas de DLP.
5. Revise los informes: Los registros de auditoría y los informes relacionados con Drive se encuentran en la sección Cuadros de mando del menú Seguridad.

Principales características de Google Workspace DLP

La solución DLP de Google Workspace ofrece una serie de funciones flexibles para ayudar a los administradores a tomar el control granular de los datos dentro de su entorno digital. Incluyen una serie de reglas y políticas personalizables para establecer el alcance y la respuesta de la aplicación de la DLP según los requisitos exclusivos de su organización.

Las alertas de gestión de incidentes apoyan la reparación y notificación de los eventos de riesgo de datos, mientras que la herramienta de investigación permite a los administradores profundizar en los incidentes desencadenantes y ver los registros de datos en torno a los incidentes notificados. Por último, los privilegios de administrador proporcionan un medio para que los super aministradores deleguen en otros administradores la visualización y gestión de las reglas de DLP.

Aplicaciones y tipos de archivos analizados por Google DLP

Google Workspace DLP proporciona una protección integral contra la pérdida de datos para una amplia gama de aplicaciones y tipos de archivos de Google.

Preguntas frecuentes sobre Google Workspace DLP

¿Dispone Google Workspace de funciones de prevención de pérdida de datos?

Sí, Google Workspace proporciona un conjunto completo de funciones de DLP para ayudar a las organizaciones a proteger sus datos confidenciales. Estas funciones incluyen la capacidad de crear reglas de DLP para definir qué constituyen datos confidenciales y qué medidas deben tomarse cuando se detectan dichos datos, así como la capacidad de escanear aplicaciones y tipos de archivos de Google Workspace en busca de contenido confidencial.

¿Es seguro Google Drive?

Google Drive emplea varias medidas de seguridad para salvaguardar los datos, como estándares de cifrado para garantizar la confidencialidad de los archivos tanto en tránsito como en reposo. Además, Google aplica estrictos controles de acceso y realiza auditorías periódicas del sistema para descubrir y evitar el acceso no autorizado de piratas informáticos o usuarios malintencionados. Estas medidas contribuyen colectivamente a hacer de Google Drive una opción fiable y segura para una amplia gama de usuarios y escenarios.

¿Dispone G Suite de DLP? ¿Y Google Apps?

G suite es el antiguo nombre de Google Workspace, y como tal dispone de funciones DLP. Estas funciones se denominan Google Workspace DLP. Antes de ser G Suite, las herramientas de productividad de Google se conocían colectivamente como Google Apps.

¿Qué es la DLP en GCP?

Google Cloud Platform es un producto independiente que proporciona DLP para los recursos de Google Cloud. Google Cloud DLP (ahora conocida como Protección de Datos Sensibles) es una solución más avanzada que ofrece funciones como la capacidad de escanear datos en el almacenamiento en la nube y de detectar e impedir que se suban datos sensibles al almacenamiento en la nube.

¿Cuál es la diferencia entre DLP y encriptación?

Tanto la DLP como el cifrado son medidas importantes de protección de datos, pero sirven para fines diferentes. La DLP se centra en evitar que se acceda a los datos sensibles o que se compartan de forma inadecuada, mientras que el cifrado se centra en proteger los datos de accesos no autorizados, incluso si se roban o se pierden.

¿Cuáles son los distintos tipos de DLP?

La DLP puede clasificarse en DLP de red, DLP de punto final y DLP de nube, cada una de las cuales aborda problemas de seguridad específicos.

• DLP de red: supervisa el tráfico de red para identificar y evitar la transferencia de datos confidenciales.
• Endpoint DLP: Protege los datos en los puntos de entrada y salida de los dispositivos de los usuarios finales, como ordenadores portátiles, teléfonos y otros dispositivos de red.
• DLP en la nube: Protege los datos en aplicaciones y servicios basados en la nube.

¿Cómo evita Google Workspace la pérdida de datos?

Google Workspace evita la pérdida de datos mediante una combinación de DLP, cifrado y otras medidas de seguridad. La DLP ayuda a evitar que los datos se compartan de forma inapropiada, mientras que el cifrado protege los datos de accesos no autorizados, incluso si se roban o se pierden. Otras medidas de seguridad, como los controles de acceso y los cortafuegos, también pueden ayudar a evitar la pérdida de datos.

¿Pueden los usuarios individuales desactivar DLP en Google Workspace?

No, los usuarios individuales no pueden desactivar la DLP. Google Workspace DLP es una función de seguridad controlada por los administradores.

¿Son privados y están cifrados los archivos de Google Drive?

Los archivos de Google Drive son privados por defecto, lo que significa que sólo pueden acceder a ellos el propietario del archivo y los usuarios a los que se haya concedido permiso para acceder al archivo. Además, Google cifra todos los datos en reposo mediante el algoritmo Advanced Encryption Standard (AES), AES-256.

¿Puede la DLP bloquear el intercambio de archivos entre equipos?

Sí, Google Workspace DLP puede bloquear el intercambio de archivos entre equipos si los archivos contienen datos confidenciales. Los administradores pueden crear reglas de DLP para definir qué equipos pueden compartir archivos entre sí y qué tipos de archivos pueden compartirse.

Cómo Mimecast mejora DLP para Google

Aware ofrece una solución integral de seguridad y DLP para herramientas de colaboración como Google, Slack, Microsoft Teams y Workplace de Meta. La tecnología patentada de IA y aprendizaje automático de Aware ayuda a las empresas a proteger sus datos confidenciales de accesos no autorizados o fugas, identificando y marcando los datos confidenciales en los mensajes de colaboración. Esto puede mitigar las posibles violaciones de datos y apoya el cumplimiento de las mejores prácticas de seguridad de la información y de normativas como la HIPAA y la FINRA.

• Flujos de trabajo automatizados: Aware proporciona flujos de trabajo automatizados que ingieren y analizan las cargas casi en tiempo real, garantizando que los datos confidenciales se identifiquen y protejan de inmediato.
• Detección impulsada por IA y ML: Aware utiliza IA y ML propios, líderes del sector, para identificar comportamientos de riesgo y posibles violaciones de datos, ayudando a prevenir la pérdida de datos antes de que se produzca.
• Procesamiento del lenguaje natural: Que puede detectar información sensible, como información personal identificable (PII), información sanitaria protegida (PHI) y números de tarjetas de crédito (datos PCI), así como comunicaciones sensibles para la empresa y discursos negativos y tóxicos.
• Sólidas salvaguardas DLP: Aware soporta robustas salvaguardas DLP al unísono con otras mejores prácticas de seguridad de datos, como políticas de retención, autenticación multifactor (MFA) y permisos granulares.

La tecnología de procesamiento del lenguaje natural (PLN) de Aware, líder en el sector, ofrece una comprensión contextual del riesgo y las oportunidades dentro de complejos conjuntos de datos de colaboración, lo que se traduce en una mayor precisión en la detección de incidentes y un menor número de falsos positivos. A continuación, la biblioteca de flujos de trabajo de Aware introduce los resultados en las automatizaciones existentes en más de 2600 aplicaciones asociadas a través de API para agilizar procesos como la búsqueda forense y las investigaciones.

Gracias a la plataforma de datos Aware AI, los propietarios y administradores de aplicaciones pueden gestionar toda su pila de colaboración desde una única plataforma centralizada que resuelve una serie de casos de uso legales, de seguridad y de cumplimiento normativo. Tome las riendas de sus datos hoy mismo.