La guía definitiva para el eDiscovery en Google Drive

Google Drive, una popular solución de almacenamiento en la nube con una adopción generalizada, ofrece a las empresas una forma cómoda y sencilla de permitir el trabajo colaborativo y asíncrono entre los empleados. A medida que las organizaciones confían cada vez más en Google Drive, crece la necesidad de contar con procesos eDiscovery eficientes dentro de sus complejos conjuntos de datos. En este post se describen los retos que plantea la realización de eDiscovery en Google Drive y se comparan las soluciones disponibles actualmente para las empresas.

¿Qué es Google Drive?

Drive es el servicio de almacenamiento de archivos en la nube de Google, disponible como producto independiente o como parte de Google Workspace (anteriormente G Suite). Google Drive permite a las empresas almacenar y compartir documentos y acceder a ellos de forma remota desde cualquier lugar.

¿Qué es el eDiscovery? Explicación de Google Drive eDiscovery

Cuando las organizaciones reciben un aviso legal, una notificación de cumplimiento o inician una investigación interna, deben identificar la información almacenada electrónicamente (ESI) relevante de todos los datos que poseen. El proceso de búsqueda y análisis de estos datos se conoce como eDiscovery. Sin las capacidades adecuadas para acceder a los datos de la empresa y realizar búsquedas eficaces en ellos, el eDiscovery puede resultar extremadamente costoso y llevar mucho tiempo a la empresa.

A pesar de estas dificultades, el eDiscovery es posible en Google Drive. Existen varias soluciones que pueden acceder a los archivos de Drive, buscarlos y analizarlos, lo que permite una evaluación temprana del caso, investigaciones internas y revelación de pruebas. Las opciones de eDiscovery disponibles para las empresas dependen en primer lugar de su plan de Google.

¿Qué hace que los datos de Google Drive sean un reto para el eDiscovery?

El propósito de Google Drive es hacer que el almacenamiento y el acceso a los archivos sea rápido y sencillo, causando el mínimo trastorno o molestia al usuario final. Esto hace que Drive sea muy popular entre los empleados, pero presenta nuevos retos para las organizaciones que necesitan proteger los datos que poseen.

Google se toma muy en serio la seguridad de la información e implementa medidas estándar en el sector, como la encriptación en tránsito y en reposo. Las empresas también tienen la posibilidad de imponer medidas de seguridad adicionales, como la autenticación de dos factores (2FA), la autenticación multifactor (MFA) o el inicio de sesión único (SSO) para limitar la exposición de los datos en Google Drive.

Google Drive también presenta desafíos cuando se trata de realizar eDiscovery dentro de su conjunto de datos. Algunas de ellas son:

• Volumen de datos: La adopción generalizada de Google Drive dentro de la organización es beneficiosa para el mantenimiento centralizado de registros, pero crea rápidamente un conjunto de datos masivo que hace que la búsqueda y el eDiscovery sean extremadamente lentos y complejos.
• Fragmentación de datos: Una de las características que más atrae a los usuarios de Google Drive es la posibilidad de colaborar en tiempo real. Esto tiene como consecuencia la dispersión de los datos en archivos, carpetas y unidades compartidas, lo que hace más difícil comprender el panorama general y obtener una comprensión lineal de qué ocurrió cuándo.
• Versiones de documentos: Google Drive permite a los usuarios guardar varias versiones de un documento, lo que añade otra capa de complejidad durante la recuperación de datos.

¿Es posible el eDiscovery en Google Drive?

A pesar de estas dificultades, el eDiscovery es posible en Google Drive. Existen varias soluciones que pueden acceder a los archivos de Drive, buscarlos y analizarlos, lo que permite una evaluación temprana del caso, investigaciones internas y revelación de pruebas. Las opciones de eDiscovery disponibles para las empresas dependen en primer lugar de su plan de Google.

¿Qué planes de Google Workspace admiten eDiscovery?

Google Vault, la solución nativa de eDiscovery de Goggle, está disponible como complemento para varios planes de Google, incluidos los planes Business Plus, Frontline Standard, Enterprise y Education. Para realizar eDiscovery con Vault, los administradores deben tener tanto una licencia aplicable de Workspace como una licencia adicional de Vault, que deben adquirirse para cada cuenta de usuario cubierta. Algunos planes de Google incluyen licencias Vault de serie.

¿Qué es Google Vault? Comprender las funciones de eDiscovery

Google Vault es una sólida herramienta de gobierno de la información que permite el eDiscovery, las reglas de retención de datos personalizadas y la exportación de datos en todo el espacio de trabajo de Google, incluidos Gmail, los mensajes de Google Chat, Google Meet y Grupos de Google, además de Google Drive.

Con Vault, los administradores pueden establecer políticas de retención personalizadas para purgar o conservar los datos en el lugar, buscar y recopilar datos según el proceso descrito por el Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM) y mitigar el acceso no autorizado a las funciones de Vault con controles de acceso e informes de auditoría exhaustivos.

¿Cuál es la diferencia entre Google Vault, Drive API y Google Takeout?

Google Vault no es la única opción disponible para gestionar el eDiscovery dentro de Google Drive. Las empresas pueden elegir entre una serie de aplicaciones de terceros que pueden ofrecer soluciones más específicas, eficaces o rentables que satisfagan las necesidades específicas de la organización. La forma en que estas aplicaciones se conectan a Google Drive influye en los servicios que pueden ofrecer a los usuarios finales, por lo que es importante comprender las diferentes formas en que las herramientas de eDiscovery funcionan dentro de Google Workspace.

• Google Vault: Vault es la aplicación nativa de gobernanza y eDiscovery de Google y, si cuenta con licencia, se conecta sin problemas a Workspace.
• API de Drive: La API de Google Drive permite a las aplicaciones de terceros conectarse a los datos de Google Drive. Un caso de uso para Drive API es el eDiscovery.
• Google Takeout: Una herramienta gratuita de exportación de datos que permite a los usuarios descargar todos sus datos de Google Workspace para su migración o análisis. Google Takeout ofrece una opción para que las pequeñas empresas realicen eDiscovery por sí mismas.

Cada opción tiene pros y contras para los usuarios de Workspace en función del presupuesto, la experiencia y la necesidad específica. Google Vault, por ejemplo, tiene integraciones limitadas con aplicaciones de terceros, lo que significa que las empresas con más de un servicio de almacenamiento basado en web tendrían que invertir en varias soluciones de eDiscovery. Sin embargo, la conexión a través de la API de Drive restringe a los usuarios a los límites de velocidad de toda la empresa, lo que significa que las grandes descargas pueden afectar a otros usuarios del espacio de trabajo.

Google Takeout es una solución útil para las necesidades sencillas de eDiscovery, ya que permite a las empresas descargar todos sus datos de forma gratuita. Sin embargo, sólo se trata de una instantánea única del espacio de trabajo, lo que significa que los usuarios pueden editar o eliminar información antes de la exportación sin ser detectados.

Consideraciones adicionales para las soluciones de eDiscovery en Google Drive

Aunque Google Vault es una potente solución de eDiscovery, algunas organizaciones pueden encontrar herramientas de eDiscovery de terceros más adecuadas para sus necesidades específicas. Antes de seleccionar la solución de eDiscovery adecuada, tenga en cuenta lo siguiente:

• Compatibilidad entre plataformas. Las organizaciones con múltiples soluciones de almacenamiento pueden estar mejor atendidas por un proveedor externo que pueda conectarse con todas ellas, en lugar de adquirir múltiples herramientas de eDiscovery.
• Necesidades adicionales de eDiscovery. Es raro que una empresa sólo necesite realizar eDiscovery en una única plataforma o tipo de datos. Los proveedores externos de eDiscovery pueden proporcionar funciones de búsqueda y descubrimiento en el almacenamiento, el correo electrónico, las herramientas de colaboración, etc.
• Especificidad y personalización. Google Vault proporciona una gobernanza y un eDiscovery completos en todo Google Workspace, pero algunas empresas pueden beneficiarse de soluciones de terceros que pueden adaptarse de forma muy concreta a sus casos de uso específicos. Esto resulta especialmente útil para reducir los falsos positivos en grandes conjuntos de datos.
• Expansión tecnológica. Mientras que algunas organizaciones tendrán requisitos muy limitados para las herramientas de gobierno, cumplimiento y legales, algunas empresas necesitan aplicaciones que puedan proporcionar una amplia gama de servicios, como la retención de datos, el análisis, la detección de amenazas y la supervisión del cumplimiento. La consolidación de todas estas necesidades en una única consola de administración simplifica la pila tecnológica y reduce la dispersión.
• Limitaciones presupuestarias. Las soluciones nativas rara vez son las más baratas. Los proveedores externos de eDiscovery pueden ofrecer más flexibilidad con los precios y los servicios para adaptarse mejor a los presupuestos ajustados.

Lo esencial

La realización de eDiscovery en Google Drive es un aspecto crítico del cumplimiento y los procedimientos legales para las organizaciones que confían en la plataforma para la colaboración y el almacenamiento de datos. Aunque Google Vault ofrece una solución sólida de eDiscovery, algunas empresas pueden optar por herramientas de terceros para abordar retos específicos o aprovechar funciones ampliadas. Al comprender las complejidades que entraña y elegir el enfoque de eDiscovery adecuado, las organizaciones pueden recuperar y gestionar eficazmente los datos críticos, garantizando un entorno digital seguro y conforme a las normas.