Protección de datos: La crisis de las solicitudes de acceso a los datos personales (DSAR)

Se suponía que las solicitudes de acceso a datos personales (DSAR) tenían por objeto empoderar a las personas. En cambio, se han convertido en una crisis operativa para la mayoría de las organizaciones. Entre 2021 y 2024, las solicitudes relacionadas con el RGPD se dispararon un 222 %. En la actualidad, algunas empresas reciben 1.000 solicitudes de acceso a datos personales (DSAR) al mes, muchas de ellas procedentes de personas que no son clientes y que prueban los sistemas, o de empleados involucrados en conflictos laborales.

Las cifras lo dicen todo

La Comisión de Protección de Datos de Irlanda (DPC) señala que las solicitudes de acceso a los datos personales (DSAR) constituyen tanto el motivo más habitual por el que los particulares se dirigen a ella como la principal fuente de reclamaciones. En 2024, la DPC emitió ocho notificaciones de cumplimiento, principalmente por no haber respondido a solicitudes de acceso a la información. El patrón es siempre el mismo: las organizaciones incumplen el plazo de un mes o aplican de forma incorrecta las supresiones y las exenciones.

Por qué las organizaciones tienen dificultades

Según Gartner, el coste medio de tramitar manualmente una sola solicitud de acceso a los datos (DSAR) asciende a 1.524 dólares. A gran escala, esto resulta insostenible desde el punto de vista financiero. Pero el coste no es el único problema:

• Entornos de datos fragmentados: información dispersa entre el correo electrónico, las herramientas de colaboración, los archivos y el almacenamiento en la nube
• Coordinación entre las partes interesadas: el 27 % de los responsables de la protección de datos (RPD) señalan los problemas de coordinación como su principal dificultad a la hora de atender las solicitudes de acceso a los datos personales (DSAR).
• Crisis de confianza: solo el 20 % de los profesionales de la protección de datos confía plenamente en el cumplimiento normativo de su organización

El factor «empleado»

Esto es lo que pilla desprevenidas a muchas organizaciones: el 66,8 % de las solicitudes de acceso a datos personales (DSAR) proceden de empleados, normalmente en el marco de conflictos laborales, cuando desean acceder a evaluaciones de rendimiento, correos electrónicos y comunicaciones internas. Estas solicitudes suelen ser más complejas que las solicitudes de acceso a datos personales (DSAR) de los clientes, ya que los datos de los empleados suelen estar más dispersos y entremezclados con las operaciones empresariales. Además, los particulares están utilizando herramientas de inteligencia artificial para redactar sus solicitudes de acceso a datos personales (DSAR), lo que hace que dichas solicitudes sean más exhaustivas y plantea dificultades a las organizaciones, que pueden acabar facilitando información fuera de los parámetros exigidos.

El camino a seguir

Las organizaciones que gestionan eficazmente las solicitudes de acceso a datos personales (DSAR) comparten una serie de características comunes:

• Funcionalidades de búsqueda unificada en todos los repositorios de datos
• Flujos de trabajo automatizados que reducen el tiempo dedicado a la revisión manual
• Procesos interfuncionales en los que participan los departamentos jurídico, de TI y de RR. HH. desde el principio
• Documentación proactiva de los flujos de datos y las actividades de tratamiento

Su infraestructura

El volumen de DSAR no está disminuyendo. Los datos de 2025 muestran un aumento interanual del 43 % en el volumen total de solicitudes de los interesados, y las solicitudes de supresión de datos representan ahora el 82 % del total de dichas solicitudes. La cuestión no es si su organización se enfrentará a un mayor número de solicitudes, sino si su infraestructura podrá gestionarlas sin fallar.

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