Posteingang Null: Der Weg zu weniger Stress

Ich war fasziniert, als ich sah, dass jemand die vierte Woche im Januar als "Clean Out Your Inbox Week" bezeichnete. Es handelte sich dabei um eine Initiative, die den Arbeitnehmern helfen sollte, ihren Posteingang in den Griff zu bekommen und die E-Mail-Flut zu reduzieren. Ständig wachsende Posteingänge sind etwas, mit dem wir alle bei der Arbeit und zu Hause zu tun haben, und viele Menschen haben Schwierigkeiten, ihren Posteingang effektiv zu verwalten... was oft als eine der Hauptursachen für Stress am Arbeitsplatz genannt wird.

Aus unserer Sicht ist dies nicht nur ein Problem für Einzelpersonen, sondern auch ein Problem für Unternehmen und deren IT-Abteilungen. Da die E-Mail-Postfächer immer größer werden und die Kosten für die Datenspeicherung steigen, werden immer mehr Management-Ressourcen für die Verwaltung dieser wachsenden E-Mail-Infrastruktur und der darin enthaltenen unstrukturierten Daten gebunden.

Aber zum Glück gibt es Lösungen für diese Probleme.

Selbst den hartgesottensten E-Mail-Hortern kann geholfen werden. Erstens: Wenn Ihr Unternehmen einen Cloud-E-Mail-Sicherheitsdienst wie Mimecast nutzt, können Sie das Spamaufkommen in den Posteingängen und die Verstopfung des kostspieligen Datenspeichers im Netzwerk erheblich reduzieren. Bei der überwiegenden Mehrheit der E-Mails, die Ihr Netzwerk erreichen, handelt es sich um unerwünschte Spam-Mails (Schätzungen gehen von über 70 % aus), und unser Dienst verhindert, dass diese Ihr Unternehmen überhaupt erreichen. Wenn Sie dies nicht tun, vergeuden Sie durch das Prüfen und Filtern dieser E-Mails unnötig wertvolle IT-Zeit und Ressourcen.

Sobald Sie sicher sind, dass die E-Mails im Posteingang "echt" sind, ist der nächste Schritt die effektive Ablage und Archivierung. Das Problem ist, dass viele Menschen ihre E-Mails in einem Archiv ablegen, weil sie die E-Mails und ihre Anhänge in ein verstaubtes, nie wieder zu sehendes Archiv schicken, über das sie keine Kontrolle haben. Einmal dort angekommen, ist es einfach zu schwierig, sie wiederherzustellen - also bleiben diese E-Mails im Posteingang und im Unternehmensnetzwerk liegen, nur für den Fall, dass sie gebraucht werden.

Mit einem Cloud-Archivierungsdienst wie dem von Mimecast können Sie dieses Problem umgehen. Das Archiv ist bodenlos und befindet sich sicher in der Cloud und außerhalb des Unternehmensnetzwerks. So können IT-Manager ihre Speicherlast reduzieren. Für den Benutzer ist das Archiv interaktiv - er kann alle seine archivierten E-Mails durchsuchen, darauf zugreifen und sie für immer wiederverwenden, in der Gewissheit, dass sie sicher und unbegrenzt aufbewahrt werden, wenn er das möchte. Wenn wir IT-Managern und ihren Nutzern dies zeigen, erleben wir einen grundlegenden Wandel in der Einstellung gegenüber dem Archiv. Die Bedenken, sie proaktiv zu nutzen, um die Belastung ihres Posteingangs zu bewältigen, verschwinden. Wenn dieses Archiv dann noch mit Produktivitätswerkzeugen für Endbenutzer wie unseren mobilen Anwendungen kombiniert wird, kann das Archiv von unschätzbarem Wert werden - es steht den Benutzern zur Verfügung, wo und wann sie wollen, auf dem Gerät ihrer Wahl.

Sie können also das Beste aus beiden Welten haben. Ein Null-E-Mail-Posteingang und einfacher, durchsuchbarer Zugriff auf alle E-Mails, die Sie jemals erhalten oder gesendet haben, wenn Sie das wollen oder brauchen. Das ist eine gute Nachricht für alle E-Mail-Nutzer, die sich im neuen Jahr vorgenommen haben, endlich nicht mehr auf der schwarzen Liste ihres IT-Managers zu stehen.