Kollaborationswerkzeuge stellen Herausforderungen für E-Discovery dar

Juristische Teams in Unternehmen sind heute mehr denn je auf E-Discovery angewiesen. Die weit verbreitete Einführung von Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen erschwert jedoch die Nutzung dieser zunehmend unverzichtbaren Methode zur Erfassung und Suche von Beweisdaten.

Seit Beginn der COVID-19-Pandemie hat sich die Akzeptanz von Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams und Slack in den Unternehmen rasant entwickelt. Insbesondere die Nutzung von Teams ist auf 250 Millionen Nutzer weltweit angestiegen, [1] aber auch die Nutzung von Tools für die Teambildung ist mittlerweile allgegenwärtig. So hat der Bericht The State of Email Security 2021 von Mimecast herausgefunden, dass praktisch alle (98 %) der befragten Fachleute aus den Bereichen Informationstechnologie und Cybersicherheit in Unternehmen arbeiten, die Software zur Teambildung und Zusammenarbeit einsetzen.

Gleichzeitig haben das rasante Wachstum digitaler Daten und eine anspruchsvollere Rechts- und Regulierungslandschaft E-Discovery wichtiger denn je gemacht. Strengere Gesetze, ein stärkeres Eingreifen der staatlichen und bundesstaatlichen Aufsichtsbehörden und zunehmende Bedrohungen der Cybersicherheit haben das Risiko rechtlicher und regulatorischer Maßnahmen erhöht. Die Aussicht auf COVID-bezogene Klagen und die Zunahme der Fernarbeit aufgrund der Pandemie haben diese Risiken ebenfalls erhöht und den Bedarf an effektiven E-Discovery-Lösungen unterstrichen.

Zugriff auf Kollaborationswerkzeuge für E-Discovery

Die massive Einführung von Teams, Slack, Zoom und anderen kollaborativen Anwendungen als Reaktion auf COVID stellt eine große Herausforderung für die Nutzung von E-Discovery dar. Obwohl elektronisch gespeicherte Informationen potenzielle Beweismittel in einer Vielzahl von Rechtsstreitigkeiten, internen Untersuchungen und Compliance-Angelegenheiten enthalten, konnten Unternehmen die Vorlage von kollaborativen Daten vor Gericht größtenteils vermeiden - bis jetzt. In der Publikation der American Bar Association Law Technology Today heißt es jedoch: "Da die Gerichte mit kollaborativen Anwendungen immer vertrauter werden, werden sie die Vorlage dieser Quellen zunehmend erzwingen." [2]

Es wird nicht einfach sein, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Das Fehlen von Standards bedeutet, dass jedes Chat-, Kollaborations- und Archivierungstool ein anderes Datenformat verwendet, was eine umfassende, plattformübergreifende Suche schwierig oder unmöglich macht. Der Bericht von Osterman Research über Archivierung und Datenschutz für Microsoft Teams stellt beispielsweise fest: "Wenn eine eDiscovery-Suche in Microsoft 365 nach Inhalten in Microsoft Teams durchgeführt wird, werden bestimmte Inhalte von den Suchergebnissen ausgeschlossen, selbst wenn alle nativen Archivierungs- und Aufbewahrungsfunktionen genutzt werden."

Erschwerend kommt hinzu, dass Anwendungen wie Teams die Bedeutung von Informationen im Kontext verändert haben. Eine einzige Teams-Konversation kann beispielsweise eine Vielzahl von Textnachrichten, Dokumenten, E-Mail-Threads, Bildern, Emojis, Videos, Kalendereinträgen und mehr enthalten - und das alles in einer informellen und manchmal bewusstseinserweiternden Art und Weise, die eine einfache Analyse von Motiven und Absichten erschwert.

Ausweitung von E-Discovery über Collaboration-Tools hinweg

Rechts- und Compliance-Beauftragte können mehrere Schritte unternehmen, um dieses Problem in den Griff zu bekommen. Die ABA schlägt vor, eine Bestandsaufnahme aller Collaboration-Tools vorzunehmen, die das Unternehmen derzeit einsetzt, einschließlich der Frage, welche Geschäftseinheiten welche Tools nutzen. Sobald dies dokumentiert ist, muss festgestellt werden, wo die Daten für jede Anwendung tatsächlich gespeichert sind, falls auf sie zugegriffen werden muss. Die Daten selbst eines einzelnen Tools können an mehreren Orten gespeichert sein, und nicht alle dieser Orte - etwa in der Cloud - sind ohne weiteres zugänglich.

Sobald der Umfang der Aufgabe festgelegt ist, kann die Rechtsabteilung damit beginnen, die Suchparameter zu bestimmen. Sollen alle potenziell relevanten Daten erfasst werden, sobald sie gefunden werden, oder sollen sie in überschaubare Segmente aufgeteilt werden? Soll jede Version eines Teams- oder Google Docs-Dokuments erfasst werden, oder genügt es, nur einige wenige zu sammeln? Diese Entscheidungen haben erhebliche Auswirkungen, die es zu verstehen gilt. Beispielsweise kann die Überprüfung jeder Version eines Dokuments die Erfassung so vieler Daten erfordern, dass eine sinnvolle Offenlegung nicht möglich ist. Wenn aber nur eine oder eine begrenzte Anzahl von Versionen geprüft wird, welche sollten dann ausgewählt werden, und reicht das aus, um das Gericht zufrieden zu stellen?

Lösungen von Drittanbietern verbessern die Suchbarkeit

Um den erforderlichen Grad an Durchsuchbarkeit zu erreichen, empfiehlt der Osterman-Bericht den Einsatz von Archivierungslösungen Dritter. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die betreffende Organisation spezifische Anforderungen hat, die nur durch die leistungsfähigeren Funktionen der robusteren Lösungen erfüllt werden können. Die wichtigsten davon sind:

• Die Möglichkeit, über mehrere Kollaborationsplattformen und Content-Repositories hinweg zu suchen, ohne die Daten zunächst in ein zentrales Repository migrieren zu müssen.
• Die Fähigkeit, das gesamte Spektrum der von den verschiedenen Anwendungen verwendeten Datentypen zu erfassen.
• Die Effizienz, die sich aus der Verwendung eines einzigen Satzes von Archivierungs-, E-Discovery- und Compliance-Tools ergibt, die mit den meisten Quellen für kollaborative Daten funktionieren.
• Die Möglichkeit, weniger und einheitlichere Richtlinien zur Datenspeicherung und -aufbewahrung anzuwenden, was das Risiko verringert, dass relevante Daten gelöscht oder übersehen werden.

So heißt es in dem Bericht: "Archivierungslösungen von Drittanbietern bieten eher einen einheitlichen Ansatz für die Definition und Durchsetzung von Richtlinien, der für mehrere Datentypen aus verschiedenen Produkten, Diensten und Lösungen gilt. Im Rahmen eines solchen Ansatzes können weniger Richtlinien erstellt und verwaltet werden, die ein breiteres Spektrum an Datentypen abdecken, wodurch die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass wichtige Datentypen versehentlich übersehen werden".

Die Quintessenz

Die zunehmende und weit verbreitete Nutzung von Kollaborationstools wie MS Teams hat die Komplexität der E-Discovery erhöht, auch wenn die Menge der digitalen Daten mit potenzieller Relevanz für Rechts- und Compliance-Angelegenheiten weiter ansteigt. Der Einsatz einer Archivierungs- und Suchlösung eines Drittanbieters kann die Aufgabe jedoch vereinfachen und dazu beitragen, dass das Rechtsteam eines Unternehmens nicht von einer Offenlegungsanfrage überrascht wird.

[1] " Microsoft Teams erreicht den Meilenstein von 250 Millionen monatlich aktiven Nutzern ," ZDNet

[2] " Kollaborative Daten in der Ediscovery: Sechs Schritte, die Sie jetzt unternehmen sollten ," Law Technology Today