Bodenlose E-Mail-Archivierung und Benutzerfreundlichkeit bringen der Lals Group in Dubai eine jährliche Kosteneinsparung von 70.000 US-Dollar

Kontext

Die 1979 von Lal Ganwani in Dubai gegründete Lals Group hat sich einen Ruf als Leuchtturm des Einzelhandels in der Region des Golf-Kooperationsrates (GCC) erworben und bringt einige der bekanntesten Einzelhandels- und & Fitnessmarken zu den lokalen Verbrauchern.

Libu Thomas ist Group IT Manager für die Lals Group und trägt die Gesamtverantwortung für die IT an sieben Unternehmensstandorten sowie für alle Geschäfte in der GCC-Region. Auf die Frage nach der Bedeutung von E-Mail für die Lals Group hat er eine eindeutige Antwort parat: "E-Mail ist für die Verwaltung unseres Geschäfts unverzichtbar. Schon ein paar Minuten Ausfallzeit sind katastrophal und machen uns als Unternehmen angreifbar."

Herausforderung

Die Exchange-Umgebung, die die Lals Group zuvor betrieb, bedeutete, dass Thomas' Aufgabe verwaltungsintensiv war und die E-Mail-Benutzer frustriert waren. Die Verwaltung der Postfächer der Benutzer und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien wurden immer problematischer: "Wir kämpften ständig mit restriktiven Speicherplatzbeschränkungen, und die Benutzer hatten Schwierigkeiten zu entscheiden, welche E-Mails in ihren individuellen .pst-Ordnern archiviert werden sollten", erklärt Thomas. "Die Archivierung war also nicht nur zeitaufwändig, sondern auch nicht konform und von Benutzer zu Benutzer uneinheitlich."

Dieser Prozess stellte eine große Belastung für die IT-Abteilung dar, die täglich zahlreiche Anrufe erhielt, um Probleme mit der Archivierung und der Speicherung von Postfächern zu beheben.

"Wenn PCs abstürzten, gingen E-Mails verloren und es gab keine Sicherungskopie", beklagte Thomas. "Ganz zu schweigen von den Kosten: Um die E-Mails des Unternehmens effektiv zu verwalten, war internes Fachwissen erforderlich, das teuer war, und jede Aufrüstung der Infrastruktur war zeitaufwendig. Ich erinnere mich, dass ich bei der Umstellung von Exchange 2007 auf 2010 28 Stunden lang wach bleiben musste, um alles zu überwachen, und der Druck auf das IT-Team, eine reibungslose Bereitstellung zu gewährleisten, war enorm."

Angesichts der steigenden Kosten und des hohen Verwaltungsaufwands beschloss Thomas schließlich, cloudbasierte E-Mail-Archivierungslösungen zu prüfen.

Lösung

Die Gruppe wollte einen hybriden Ansatz ausprobieren; das Hinzufügen einer cloudbasierten E-Mail-Lösung zu ihrer lokalen Exchange-Implementierung würde erhebliche Vorteile in Bezug auf Leistung, Sicherheit und Hochverfügbarkeit mit sich bringen und gleichzeitig alle verbleibenden Bedenken hinsichtlich der Cloud-Sicherheit ausräumen.

Thomas hatte die Wahl zwischen Symantec und Mimecast. "Das Problem mit Symantec war, dass es zu unzusammenhängend mit unseren bestehenden Systemen war. Es schien überhaupt nicht in den Outlook-Client integriert zu sein und hätte erhebliche Zeit- und Geldinvestitionen für die Schulung unserer Benutzer bedeutet."

Im Gegenteil, Thomas war beeindruckt von der nahtlosen Erfahrung mit Outlook, die die Mimecast-Lösung bot.

"Die Einfachheit der Nutzung war das Merkmal, das mich beim ersten Kontakt am meisten beeindruckte", erklärte er. "Ich wäre überrascht, wenn viele Benutzer anfangs überhaupt eine Änderung bemerken würden! Das System bietet eine intuitive, zentrale Steuerung, so dass in Verbindung mit der umfangreichen 'Knowledge Base' der gesamte Lernprozess minimal war. Es ist wirklich wie mit Outlook, nur mit zusätzlichen Funktionen!"

Mimecast Services for Outlook war nur eine der vielen Funktionen, die Thomas und sein Team davon überzeugt haben, sich für Mimecast zu entscheiden. "Mimecast erfüllte für uns auch viele andere Kriterien. Soweit ich das beurteilen kann, ist es die beste Lösung auf dem Markt - insbesondere für Unternehmen wie unseres, die eine Hybridlösung benötigen. Mimecast ist auch preislich extrem wettbewerbsfähig und es war beruhigend zu erfahren, dass die Unternehmensdaten der Lals Group in Großbritannien gespeichert werden. Alles an Mimecast fühlte sich einfach richtig an."

Ein weiteres Merkmal des Angebots von Mimecast, das Thomas beeindruckte, waren die fortschrittlichen eDiscovery- und Archivierungsfunktionen. Wie Thomas erklärte: "Ich habe einen Vergleich der eDiscovery-Zeiten durchgeführt und festgestellt, dass Mimecast deutlich schneller ist als Symantec, was für uns angesichts der immer strengeren Anforderungen an die Archivierung wichtig war."

Da Mimecast schließlich alle Vorteile der verschiedenen Zusatzdienste, die die Gruppe zuvor nutzte, auf einer einzigen, zentralisierten E-Mail-Management-Plattform bot, konnte Thomas erkennen, dass Mimecast gleichzeitig die Komplexität und die Kosten für Lals reduzieren würde.

Vorteile

Mimecast hat alles geliefert, was Thomas von einer E-Mail-Verwaltungslösung brauchte, und hat ihn äußerst zufrieden zurückgelassen.

"Mimecast ist überwältigend.....in einer guten Art und Weise!" lobt Thomas. "Unsere eDiscovery-Zeiten haben sich bis zur Unkenntlichkeit verkürzt - es dauert jetzt nur noch Sekunden, um eine bestimmte E-Mail abzurufen - und auch die Sicherheitsfunktionen sind beeindruckend."

"Kürzlich erhielten wir eine Warnung von Mimecast, die uns mitteilte, dass eines unserer Benutzerkonten Hunderte von E-Mails verschickte. Ohne Mimecast hätten wir das nie entdeckt."

"Das Beste für mich", so Thomas weiter, "ist jedoch der Outlook-Connector. Diese nahtlose Integration in Outlook hat mich von Anfang an von Mimecast überzeugt, und jetzt, wo wir sie haben, würde ich sagen, dass es die beste Funktion ist."

Ohne kostspielige Schulungen zu benötigen, haben die Benutzer der Lals Group nun unbegrenzten Speicherplatz und sparen so wertvolle Zeit bei der Suche nach und der Archivierung von E-Mails. Wie Thomas zusammenfasst: "Es ist alles da. Es funktioniert einfach. Es ist mühelos und es gibt nicht mehr Hunderte von Support-E-Mails zwischen der IT-Abteilung und unseren Benutzern."

Auch aus administrativer Sicht ergeben sich für Thomas' Team erhebliche Vorteile. Bevor er Mimecast einsetzte, verbrachte er - auch ohne Archivierungsfunktion - etwa 20 % seiner Zeit mit der Wartung von Exchange Server. Jetzt, mit all den zusätzlichen Funktionen, die der Mimecast UEM-Service mit sich bringt, glaubt er, dass es eher 5 % sind.

"Ich habe unsere TCO berechnet, als ich Mimecast mit einer On-Premise-Lösung verglichen habe, und kam auf eine Einsparung von 70.000 US-Dollar pro Jahr."

Mit Blick auf die Zukunft ist Thomas der Meinung, dass er mit Mimecast auch für die Zukunft gerüstet ist. "Mimecast ist ein zukunftsorientiertes Unternehmen und ich bin sehr beeindruckt von seiner Produkt-Roadmap", sagt er. "Ich kann mir nicht vorstellen, dass ich jemals einen Grund hätte, den Anbieter zu wechseln. Ich würde - und tue es auch - Mimecast jedem empfehlen, der danach fragt. Ich frage mich ehrlich gesagt manchmal, wie wir jemals ohne Mimecast ausgekommen sind.