Come prevenire le violazioni dei dati sanitari

7 consigli per prevenire le violazioni dei dati sanitari

Le violazioni dei dati sanitari continuano ad aumentare in frequenza e gravità, mettendo a rischio la sicurezza dei pazienti, la reputazione istituzionale e la conformità normativa. La buona notizia è che la maggior parte delle violazioni sono prevenibili con la giusta combinazione di tecnologia, disciplina dei processi e consapevolezza del personale. Questa guida illustra 7 passi pratici che le organizzazioni sanitarie possono compiere per proteggere le informazioni dei pazienti e ridurre la loro esposizione alle minacce informatiche.

1. Valutare la sua attuale posizione di sicurezza

Una comprensione completa del suo ambiente è il primo passo per prevenire efficacemente le violazioni dei dati sanitari. Ciò significa identificare i dati sensibili, testare le difese e verificare la conformità prima di aggiungere altri strumenti.

Conduca una valutazione completa dei rischi

Iniziare a individuare dove risiedono effettivamente i dati sanitari sensibili. Ciò comprende le informazioni sanitarie protette contenute negli EHR, nei sistemi di fatturazione, nei portali dei pazienti e persino nei fogli di calcolo archiviati localmente dai reparti. Mappare il flusso dei dati del paziente attraverso ogni endpoint, dai server ai dispositivi mobili e alle apparecchiature mediche. Valutare chi ha accesso, come lo usa e come i dati si muovono all'interno e all'esterno.

Verifichi la sua postura di cybersecurity per identificare i punti deboli. Esamini i suoi endpoint, le applicazioni e le posizioni di archiviazione. Rivedere gli incidenti passati o i quasi incidenti. L'obiettivo è far emergere le vulnerabilità prima che lo facciano gli aggressori.

Per molti sistemi sanitari, questa valutazione rivela che i sistemi legacy sono spesso affiancati da piattaforme più recenti basate sul cloud, creando un mosaico di rischi. I server di imaging obsoleti o i sistemi operativi non supportati possono fungere da punti di ingresso silenziosi per gli aggressori. Affrontare questi punti deboli richiede il coordinamento tra IT, acquisti e leadership clinica, ed è per questo che la visibilità e la responsabilità tra i vari reparti sono importanti quanto la tecnologia stessa.

Valutare le lacune della conformità normativa

Confrontare le pratiche attuali con i requisiti di HIPAA, HITECH e, ove applicabile, GDPR. Verificare l'assenza di controlli sull'integrità dei dati, sulla sicurezza della trasmissione o sulla gestione dei backup. Documenta queste lacune e classificale per livello di rischio. La conformità non è solo evitare le multe, ma anche proteggere la fiducia dei pazienti e garantire la continuità delle cure.

La conformità è meno una lista di controllo e più un quadro per la sicurezza del paziente. Regolari audit interni, analisi delle lacune e revisioni interfunzionali possono facilitare l'individuazione di schemi prima che diventino responsabilità. Quando la conformità è un dialogo continuo, anziché un problema da risolvere una volta all'anno, l'organizzazione rimane preparata sia per gli auditor che per gli aggressori.

Vale anche la pena di valutare i fornitori di terze parti come parte della sua postura di sicurezza. Molte violazioni del settore sanitario derivano da partner compromessi che gestiscono dati sensibili. Conduca la due diligence esaminando le certificazioni dei fornitori, i protocolli di gestione dei dati e le procedure di risposta alle violazioni.

2. Implementare forti controlli di accesso

Molte violazioni di dati iniziano con una semplice svista, come un account dimenticato o privilegi eccessivi. Le politiche di controllo degli accessi riducono l'esposizione e rendono più difficile per gli utenti non autorizzati muoversi nella sua rete. Capire come prevenire le violazioni dei dati sanitari a questo livello spesso si riduce alla gestione degli accessi con precisione e coerenza.

Applicare l'accesso con il minimo privilegio

Limita l'accesso di ogni utente al minimo necessario per il suo ruolo. Riveda e modifichi regolarmente i diritti di accesso, soprattutto quando il personale cambia reparto o lascia l'organizzazione. Rimuova gli account inattivi e le credenziali condivise. Quando le autorizzazioni non vengono controllate, gli aggressori ottengono più vie d'accesso ai sistemi sensibili.

Implementare l'autenticazione a più fattori (MFA)

Richieda l'MFA per l'accesso remoto e privilegiato. Se i suoi medici accedono a un EHR, i suoi amministratori gestiscono i server o il suo team di fatturazione accede ai dati di pagamento dei pazienti, l'MFA aggiunge un livello critico di verifica. Richiede pochi secondi per essere completato e blocca la maggior parte degli attacchi basati sulle credenziali.

Un altro controllo spesso trascurato è l'applicazione del timeout di sessione. Le postazioni di lavoro nelle postazioni degli infermieri, nei pronto soccorso o negli spazi condivisi possono essere facilmente lasciate incustodite. La configurazione di timeout automatici di sessione e di strumenti di riautenticazione basati sulla prossimità impedisce agli utenti non autorizzati di accedere alle sessioni aperte. Questi controlli aggiungono piccoli ma significativi attriti nei punti giusti, bilanciando la sicurezza con la realtà frenetica degli ambienti clinici.

Nelle reti ospedaliere di grandi dimensioni, gli strumenti di gestione delle identità federate possono semplificare il controllo degli accessi, pur mantenendo una rigorosa supervisione. I sistemi di autenticazione centralizzati consentono ai team IT di gestire le autorizzazioni tra le applicazioni in un unico luogo, riducendo gli errori ed evitando la dispersione delle credenziali. Quando ogni accesso è legato a un'identità verificabile, la responsabilità migliora e le minacce interne diventano più facili da individuare.

3. Crittografare i dati sanitari sensibili

I dati dei pazienti sono una delle risorse più preziose dell'assistenza sanitaria e uno degli obiettivi più frequenti dei criminali informatici. La crittografia converte questi dati in una forma che non può essere letta senza autorizzazione, rendendola una pietra miliare della moderna cybersicurezza sanitaria. Crittografando i dati ovunque vengano archiviati o trasmessi, le organizzazioni sanitarie possono impedire l'accesso non autorizzato, ridurre l'impatto delle violazioni e rafforzare la fiducia dei pazienti.

Crittografia dei dati a riposo e in transito

Applica gli standard di crittografia AES-256 o equivalenti a tutti i dati del paziente memorizzati, dai database EHR ai dispositivi mobili. Utilizzi protocolli di comunicazione sicuri come TLS per le e-mail, i portali web e i trasferimenti di file. Anche all'interno della sua rete, la crittografia protegge dal rischio di insider e dall'esposizione accidentale.

La crittografia protegge anche da uno degli scenari più trascurati: il furto fisico. I computer portatili, le unità USB e gli strumenti diagnostici portatili possono essere facilmente smarriti. Quando questi dispositivi sono crittografati, i dati rimangono protetti anche se l'hardware viene perso o rubato. Questo livello di sicurezza trasforma quella che potrebbe essere una violazione da segnalare in un inconveniente recuperabile.

Backup sicuri e archiviazione fuori sede

Cifri le copie di backup e le conservi in luoghi sicuri e geograficamente separati. Verifichi regolarmente il suo processo di ripristino per assicurarsi che i dati possano essere recuperati rapidamente. Un backup che si guasta durante la risposta a una violazione aggrava la crisi. La crittografia assicura che anche se un backup viene rubato, rimane inaccessibile agli aggressori.

Un'ulteriore salvaguardia è la gestione delle chiavi. Conservare le chiavi di crittografia nello stesso ambiente dei dati crittografati annulla l'intero scopo della crittografia. Utilizzi moduli di sicurezza hardware (HSM) o sistemi di gestione delle chiavi nel cloud per isolare e proteggere le sue chiavi. Stabilisca politiche rigorose di rotazione delle chiavi e limiti l'accesso amministrativo solo a una manciata di persone controllate.

4. Rafforzare la sicurezza delle e-mail

L'e-mail rimane il modo più semplice per gli aggressori di raggiungere la sua organizzazione. Campagne di phishing, allegati di malware e fatture false sono ancora responsabili della maggior parte delle violazioni di dati sanitari. La protezione delle e-mail è uno dei modi più rapidi per ridurre il rischio complessivo.

Proteggersi dal phishing e dal malware

Le e-mail di phishing imitano così bene le comunicazioni legittime che anche i professionisti esperti possono caderci. Utilizza il rilevamento delle minacce basato sull'AI per scansionare i messaggi in entrata, identificare gli allegati dannosi e mettere in quarantena i link sospetti. La piattaforma di rischio umano connesso di Mimecast utilizza l'apprendimento automatico e l'analisi comportamentale per bloccare il phishing e il malware prima che gli utenti li vedano.

Ma la tecnologia da sola non può risolvere questo problema. Combina il rilevamento automatico con una regolare formazione di sensibilizzazione, in modo che i dipendenti possano riconoscere i tentativi di social engineering e segnalarli immediatamente.

Gli attacchi di phishing più sofisticati oggi utilizzano l'intelligenza artificiale generativa per creare messaggi personalizzati e consapevoli del contesto. Un medico potrebbe ricevere un falso aggiornamento dal consiglio di amministrazione dell'ospedale, oppure un direttore finanziario potrebbe essere ingannato da una richiesta di pagamento urgente da parte di un fornitore. L'unica difesa coerente è la protezione a strati: strumenti di filtraggio supportati dall'educazione e da una cultura della sicurezza che incoraggi le persone a mettere in discussione ciò che non sembra funzionare.

Utilizzare strumenti di prevenzione della perdita di dati (DLP)

I sistemi DLP monitorano i messaggi in uscita alla ricerca di informazioni sensibili come numeri di previdenza sociale, dati di cartelle cliniche o dettagli assicurativi. Se un messaggio viola la policy, può essere contrassegnato, crittografato o bloccato prima che lasci la rete. In questo modo si evita la perdita di dati sia accidentale che intenzionale.

Proteggendo le comunicazioni in entrata e in uscita, salvaguardate il canale più attivo per lo scambio di dati sanitari e rafforzate il modo di prevenire le violazioni dei dati sanitari attraverso una migliore sicurezza delle comunicazioni.

5. Educare e formare i dipendenti

La tecnologia di sicurezza è potente, ma le persone sono la sua prima e ultima linea di difesa. Ogni membro del personale, dai medici agli assistenti amministrativi, ha un ruolo nella protezione dei dati dei pazienti.

Conduca regolarmente corsi di formazione sulla consapevolezza della cybersicurezza.

Insegni ai dipendenti come identificare le e-mail di phishing, gli allegati dannosi e i tentativi di furto di credenziali. Incorporare moduli interattivi e lezioni brevi e frequenti, piuttosto che lunghe sessioni annuali. Gli esercizi di phishing simulati rivelano dove sono necessarie ulteriori indicazioni e aiutano a rafforzare i comportamenti sicuri.

Promuovere una cultura incentrata sulla sicurezza

Incoraggi il personale a segnalare e-mail o incidenti sospetti senza temere di essere incolpato. Riconoscere i team che dimostrano forti abitudini di sicurezza. Chiarisca che la sicurezza supporta la sicurezza del paziente e l'affidabilità operativa.

La vera consapevolezza della sicurezza significa andare oltre la semplice conformità alla formazione. Si tratta di incorporare un comportamento sicuro nel ritmo quotidiano della vita clinica. Ciò potrebbe significare brevi promemoria sulla sicurezza durante le riunioni mattutine, screensaver che rafforzano le pratiche sicure, o una leadership che segue visibilmente le stesse regole che stabilisce per gli altri. Quando il personale vede la sicurezza come parte della qualità dell'assistenza, la partecipazione diventa naturale piuttosto che obbligatoria.

Le organizzazioni sanitarie possono spingersi oltre, integrando le metriche comportamentali nelle valutazioni delle prestazioni. Per esempio, i reparti con alti tassi di successo nelle simulazioni di phishing o con una costante segnalazione di incidenti possono essere riconosciuti durante le riunioni trimestrali. Questi piccoli rinforzi creano responsabilità, creano orgoglio e trasformano la consapevolezza della sicurezza in un valore culturale misurabile.

Quando i dipendenti comprendono il loro ruolo diretto nel prevenire le violazioni dei dati sanitari, la consapevolezza della sicurezza diventa non solo un protocollo, ma una responsabilità condivisa da tutta l'organizzazione sanitaria.

6. Monitorare e rispondere agli incidenti

Anche i sistemi più sicuri possono incorrere in incidenti. Ciò che conta di più è la rapidità con cui li individua e li contiene.

Stabilire un monitoraggio continuo

Implementa il rilevamento degli endpoint, l'analisi della rete e la registrazione centralizzata. Cerchi attività insolite, come accessi da luoghi inaspettati o picchi improvvisi nei trasferimenti di dati. Anche se può sembrare noioso, strumenti come la piattaforma di connected intelligence di Mimecast possono automatizzare questo lavoro e fornire visibilità in tempo reale per aiutare i team di sicurezza a rilevare le anomalie in anticipo e a rispondere più rapidamente.

Sviluppare un piano di risposta agli incidenti

Documentare i ruoli e le responsabilità dei team IT, di compliance e di leadership. Includere passi chiari per l'isolamento dei sistemi interessati, la conservazione delle prove, la notifica alle autorità di regolamentazione e la comunicazione con i pazienti. Eserciti il piano con esercitazioni a tavolino, in modo che tutti sappiano qual è il loro ruolo quando si verifica un incidente.

Un piano di risposta solido dovrebbe anche affrontare il recupero post-incidente. Oltre al contenimento e alla comunicazione, bisogna considerare le strategie di notifica ai pazienti, il supporto psicologico per il personale colpito e il monitoraggio della riparazione a lungo termine. Più velocemente si passa dal rilevamento alla trasparenza, più è facile ricostruire la fiducia del paziente dopo un evento.

Le organizzazioni che testano abitualmente le procedure di risposta agli incidenti sanno già come evitare che le violazioni dei dati sanitari si trasformino in perdite catastrofiche.

7. Rivedere e aggiornare regolarmente le politiche

Le minacce informatiche si evolvono costantemente e le sue politiche di sicurezza devono evolvere con esse. Le revisioni regolari mantengono le sue difese pertinenti ed efficaci.

Mantenere politiche di sicurezza aggiornate

Riveda regolarmente le sue politiche di controllo degli accessi, dei dispositivi mobili e di gestione dei dati. Confermare che riflettono la tecnologia e i flussi di lavoro attuali. Una politica che nessuno legge o segue è peggio di nessuna. Mantenga le politiche concise, pratiche e legate all'applicazione misurabile.

Verifica periodica della conformità

Programmare audit interni e di terze parti per convalidare la conformità all'HIPAA e alle normative correlate. Utilizza i risultati per guidare i miglioramenti nei controlli tecnici e nella formazione dei dipendenti. Tratta gli audit come opportunità per rafforzare, non solo soddisfare, il suo quadro di sicurezza.

Nel settore sanitario, queste revisioni supportano anche l'accreditamento e i requisiti assicurativi. Molti assicuratori ora richiedono la prova di regolari audit di cybersecurity prima di emettere o rinnovare le polizze. Una governance forte non solo riduce il rischio, ma può anche ridurre i costi operativi nel tempo, minimizzando l'impatto finanziario di potenziali violazioni.

Le revisioni delle politiche ben gestite creano anche fiducia con gli stakeholder esterni, come i pazienti, i partner e le autorità di regolamentazione. Quando la sua organizzazione è in grado di dimostrare una cronologia delle versioni tracciabile, cicli di revisione e prove di applicazione, dimostra che la sicurezza è una priorità operativa che si intreccia con la pratica quotidiana.

Conclusione

La prevenzione delle violazioni dei dati sanitari è una disciplina continua basata su visibilità, controllo e cultura. Comprendendo dove si trovano i rischi, restringendo l'accesso, criptando i dati critici e formando il personale, si crea un ambiente sanitario in cui la sicurezza consente l'assistenza invece di ostacolarla.

Ogni organizzazione ha sistemi diversi, ma i fondamenti sono universali: conoscere le risorse, proteggere gli anelli più deboli e mettere in pratica la risposta prima di testarla. La protezione dei dati è in ultima analisi la protezione del paziente, e la fiducia è il bene più prezioso nell'assistenza sanitaria.

L'eccellenza della cybersecurity nell'assistenza sanitaria non consiste nel raggiungere la perfezione. Si tratta di progresso, della ricerca continua di ridurre i rischi, di sostenere l'efficienza clinica e di mantenere la trasparenza. Le migliori organizzazioni capiscono che la sicurezza non è nemica dell'assistenza, ma è la base che permette all'assistenza di prosperare in modo sicuro.

Mimecast aiuta le organizzazioni sanitarie a prevenire le violazioni dei dati sanitari con strumenti avanzati, programmi di sensibilizzazione e protezione unified dalle minacce. La nostra piattaforma basata sull'AI e abilitata alle API integra la sicurezza delle e-mail, la protezione dei dati e la gestione dei rischi umani per salvaguardare la collaborazione e la conformità. Oltre 42.000 organizzazioni in tutto il mondo si affidano a Mimecast per ridurre gli errori umani e mantenere al sicuro i dati sensibili.

Prenoti una demo per scoprire come possiamo aiutare il suo team sanitario a proteggere i dati dei pazienti e a prevenire le violazioni dei dati.