Copia de seguridad de Office 365

¿Por qué necesita una copia de seguridad de Office 365?

La tecnología Mimecast Cloud Archive y copia de seguridad es fundamental para proteger los datos de Office 365 frente a pérdidas accidentales o maliciosas, así como para cumplir con una amplia variedad de marcos normativos. En los entornos tradicionales locales, las organizaciones suelen recurrir a soluciones de hardware de primera categoría y a software de archivado de correo electrónico para alcanzar sus objetivos de copia de seguridad. Al migrar a Office 365, es posible que las organizaciones necesiten soluciones similares de copia de seguridad en la nube y soluciones de copia de seguridad de Microsoft 365 de terceros para proteger plenamente los datos y mejorar las capacidades de recuperación ante desastres de Office 365.

¿Por qué es imprescindible realizar una copia de seguridad de Microsoft Teams?

Una estrategia de copias de seguridad sólida para Microsoft Teams puede aportar numerosas ventajas a una organización. Las copias de seguridad también proporcionan información valiosa sobre los datos que se protegen, al tiempo que reducen el riesgo y mejoran los flujos de trabajo.

Protección contra el borrado accidental

La eliminación involuntaria de datos —incluidos mensajes importantes, archivos o incluso canales en Teams— podría provocar importantes trastornos. Una copia de seguridad de Teams garantiza la recuperación de los datos y minimiza el riesgo de interrupciones en el trabajo de los empleados o en las operaciones.

Cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento normativo

Las entidades que operan en sectores altamente regulados deben ajustarse a unos marcos normativos y, a menudo, se someten a auditorías e investigaciones para garantizar el cumplimiento de la normativa. Muchas de sus comunicaciones han establecido políticas de conservación de datos durante períodos específicos. Realizar copias de seguridad de las comunicaciones de Teams facilita el cumplimiento de estos requisitos normativos y demuestra transparencia.

Asistencia en el proceso de eDiscovery

Durante los procedimientos judiciales o las investigaciones, es posible que se exija a las empresas que recuperen, exporten y presenten datos pertinentes de Teams como prueba ante un tribunal. Disponer de copias de seguridad de los datos de Teams puede agilizar un proceso de eDiscovery , lo que permite llevar a cabo una investigación eficaz y presentar las pruebas de forma eficiente.

Analizar los datos históricos de Teams

Los patrones de colaboración, los indicadores de productividad y la información sobre los flujos de trabajo son tipos de datos muy valiosos que pueden obtenerse a partir de una copia de seguridad de Teams. Esta información puede utilizarse para mejorar los procesos y ayudar a las organizaciones a conocer mejor a sus empleados.

Prepárese para la recuperación ante desastres

En caso de que se produzca una circunstancia imprevista, como un fallo del sistema, un corte de suministro eléctrico, un ciberataque u otra interrupción de la infraestructura, una copia de seguridad de Teams garantizará que la organización pueda recuperar los datos esenciales y mantener sus operaciones.

Realizar una evaluación rutinaria de los datos

A menudo, el proceso de realizar una copia de seguridad brinda a las empresas la oportunidad de revisar e identificar qué datos son esenciales y deben protegerse y conservarse. Las empresas pueden mantener registros de datos limpios y organizar su información de una forma clara e intuitiva, lo que contribuye a mejorar las prácticas de gestión de datos.

Simplificar la incorporación de los empleados

Las copias de seguridad de las conversaciones históricas de Teams, los archivos, los canales y las videoconferencias pueden constituir recursos de gran valor para la incorporación de nuevos empleados. El personal nuevo puede comenzar su formación y adquirir una valiosa perspectiva sin que ello suponga una carga de trabajo adicional para los empleados con experiencia, que no tendrán que dedicar horas a formarlos.

Protéjase contra las amenazas internas

Los empleados que albergan rencor o tienen la intención de causar daño pueden suponer un riesgo para la capacidad de una empresa de desarrollar su actividad, al igual que la eliminación involuntaria o la corrupción de datos. Las copias de seguridad pueden servir como medida de protección frente a este tipo de actos intencionados y pueden ahorrar a las empresas horas de trabajo y gastos cuando personas malintencionadas intentan causarles daño.

Mejor copia de seguridad de los elementos del buzón de Office 365

Al migrar a Microsoft Office 365, la mayoría de los clientes dan por hecho que las herramientas nativas de copia de seguridad y recuperación del correo electrónico de Office 365 serán suficientes. No obstante, las soluciones de copia de seguridad integradas en Office 365 pueden presentar lagunas en la recuperación de datos, especialmente cuando las organizaciones necesitan protegerse frente a la pérdida de datos, la corrupción de los mismos, actos malintencionados o necesidades de recuperación a largo plazo.

Para los equipos que estén comparando las opciones de copia de seguridad de Microsoft 365, el software de copia de seguridad de terceros o una herramienta de copia de seguridad independiente, las principales limitaciones son las siguientes:

• Es posible que las herramientas nativas no protejan por completo los correos electrónicos y los registros de colaboración de 365.
• La restauración por parte del usuario final es limitada y, a menudo, requiere asistencia informática.
• Office 365 sigue siendo vulnerable a fallos técnicos, errores humanos, interrupciones del servicio, tiempos de inactividad y pérdida de datos.
• Las orientaciones de la comunidad de Microsoft pueden resultar útiles para la recuperación básica, pero es posible que la recuperación nativa por sí sola no proteja los datos de correo electrónico a largo plazo en los flujos de trabajo sujetos a normativa.
• Las organizaciones que necesiten conservar los mensajes de Office más allá de los plazos de recuperación predeterminados pueden necesitar un sistema de archivo más resistente.

Para proteger de verdad los activos esenciales del correo electrónico, las organizaciones deben realizar copias de seguridad de los elementos de los buzones de Office 365 mediante soluciones de terceros que ofrezcan una funcionalidad y una protección más potentes. Eso es precisamente lo que consiguen miles de organizaciones de todo el mundo gracias a las funciones de buzón de archivo de Office 365 que ofrece Mimecast.

¿Cómo se recuperan los datos de Teams?

Para recuperar datos con las herramientas nativas de Teams, estos deben encontrarse en el buzón del usuario, en la carpeta «Elementos recuperables», o en las ubicaciones de SharePoint correspondientes a la Papelera de reciclaje o al historial de versiones, y deben estar dentro del periodo de recuperación predeterminado para que la recuperación se realice con éxito. Es posible que algunas organizaciones también necesiten conservar registros relacionados con Microsoft Exchange, exportaciones de archivos de datos de Outlook u otros archivos de copia de seguridad cuando las opciones de restauración nativas no sean suficientes.

Si existe una política de conservación de datos o una retención legal, los datos se conservarán en su ubicación de almacenamiento predeterminada de Microsoft 365, de acuerdo con la tabla anterior.

Para restaurar los datos de Teams de forma nativa, acceda a la ubicación de almacenamiento, localice los elementos eliminados y seleccione « "Restore» (Restaurar de Teams)." Si los datos se han eliminado de forma definitiva o ha vencido el plazo de conservación, no es posible recuperarlos mediante métodos habituales. En ese caso, es posible que tenga que ponerse en contacto con el servicio de asistencia de Microsoft para obtener más ayuda.

Para restaurar los datos de Teams mediante una herramienta de copia de seguridad y retención de terceros, siga las instrucciones que figuran en dicha aplicación para restaurar los datos conservados.

Soluciones esenciales de copia de seguridad de Office 365 para la gestión de Teams

Al seguir estas prácticas recomendadas, las organizaciones pueden desarrollar estrategias de copia de seguridad sólidas y fiables para Microsoft Teams, con el fin de reducir el riesgo de pérdida de datos y sentar las bases para la continuidad del negocio en caso de interrupción del servicio o de desastre. Un software adecuado de copia de seguridad del correo electrónico también puede ayudar a los equipos a conservar los datos relacionados con los buzones de correo, Teams y Microsoft Exchange en un formato más accesible.

Determine qué datos deben incluirse en la copia de seguridad

Antes de realizar una copia de seguridad, es fundamental identificar los tipos de datos de Teams que deben protegerse. ¿Necesita usted:

• Mensajes de chat e historial de conversaciones
• Archivos y archivos adjuntos compartidos en chats y canales
• Contenido de la wiki y cuadernos de OneNote
• Grabaciones y transcripciones de las reuniones
• Información sobre la configuración, la estructura y los miembros de los equipos

Al conocer los tipos de datos, podrá identificar con precisión sus ubicaciones de almacenamiento (Exchange, SharePoint, OneDrive) para garantizar un enfoque integral de las copias de seguridad.

Elabore un plan de recuperación ante desastres

La recuperación ante desastres puede consistir en mantener las operaciones en caso de un corte de suministro eléctrico temporal o de un suceso de mayor gravedad, como un desastre natural que requiera semanas para reparar los daños.

Contar con un plan de recuperación ante desastres bien definido es fundamental para garantizar una protección eficaz de los datos. El plan debe describir los pasos a seguir en caso de pérdida de datos o de catástrofes, incluyendo:

• Funciones y responsabilidades del equipo de recuperación
• Procedimientos de comunicación con las partes interesadas
• Objetivos de tiempo de recuperación (RTO) y objetivos de punto de recuperación (RPO)
• Procedimientos detallados para la restauración de datos a partir de copias de seguridad

Un plan claro reduce al mínimo los tiempos de inactividad y aumenta las posibilidades de una recuperación sin contratiempos.

Haga hincapié en la importancia de realizar copias de seguridad periódicas

La fiabilidad de sus datos depende de la calidad de su última copia de seguridad. Se trata de un proceso continuo, no de un hecho puntual. Los datos más recientes deben protegerse y ser lo más recuperables posible.

Establezca un programa de copias de seguridad que se ajuste a los requisitos de protección de datos de su organización y a la frecuencia con la que cambian los datos en Teams.

Implemente políticas de conservación de datos que permitan conservar copias de seguridad incrementales, por si alguna versión resultara dañada. Esto le permite restaurar los datos desde un momento distinto, si fuera necesario.

Compruebe de forma continua el proceso de copia de seguridad y recuperación

La realización de pruebas de sus procedimientos de copia de seguridad y recuperación demuestra su fiabilidad y eficacia a la hora de preservar sus datos de Teams y otros datos de colaboración.

Las pruebas deben incluir:

• Comprobación de la integridad de los datos de copia de seguridad
• Simulación de situaciones de recuperación de datos
• Comprobación de que la restauración de los datos se ha realizado correctamente en su ubicación original o en una nueva

El proceso debe detectar cualquier fallo o problema relacionado con las copias de seguridad o los procesos de recuperación. Si no hay ningún problema, tiene la garantía de que sus datos son recuperables y precisos a partir de la copia de seguridad.

Mantenga su solución de copias de seguridad al día con las últimas actualizaciones, funciones y capacidades. Microsoft mejora y actualiza con frecuencia las plataformas Teams y Microsoft Office 365, así como los servicios subyacentes, por lo que su solución de copias de seguridad debe tener en cuenta dichos cambios y adaptarse en consecuencia.

Mejore las copias de seguridad de Office 365 con Mimecast

Microsoft Office 365 es una potente herramienta empresarial para la colaboración y la productividad, pero es posible que las funciones de copia de seguridad de Office 365 no sean suficientes para todas las organizaciones.

Para aquellas organizaciones que deseen proteger su entorno de Office 365 con una solución de copias de seguridad sencilla y asequible, Mimecast ofrece un conjunto de servicios basados en la nube para la seguridad, la continuidad y el archivo del correo electrónico, que proporcionan herramientas completas para la realización de copias de seguridad de Office 365.

Mimecast amplía las funciones de copia de seguridad y archivado más allá del correo electrónico y Teams para capturar las comunicaciones de Slack, Zoom y otras plataformas de colaboración en tiempo real mediante integraciones nativas de API, conservando el contexto completo de los mensajes, la estructura de las conversaciones y los metadatos en sus formatos originales. El enfoque de Microsoft redirige las comunicaciones de terceros a través de los buzones de Exchange mediante conectores complejos, lo que provoca retrasos en el procesamiento y elimina datos contextuales valiosos.

Soluciones de copia de seguridad de Office 365 de Mimecast

El servicio de suscripción «todo en uno» de Mimecast permite a las organizaciones gestionar y proteger el correo electrónico empresarial con mayor facilidad, al tiempo que reduce el riesgo, el coste y la complejidad que suelen conllevar las soluciones de gestión del correo electrónico. En lugar de recurrir a un proceso manual para exportar el contenido de los buzones de correo de Office o seleccionar elementos de Office para su recuperación puntual, Mimecast ofrece un Cloud Archive escalable diseñado para permitir el acceso, la búsqueda y la restauración a largo plazo.

Mimecast Enterprise Information Archiving ofrece un archivado conforme a la normativa a nivel de buzón de correo, lo que permite realizar una copia de seguridad independiente y verificable de Office 365. La solución de Mimecast ofrece un Cloud Archive altamente escalable y resistente para el correo electrónico, los archivos y las conversaciones de mensajería instantánea de Lync, además de herramientas automatizadas que permiten a los administradores gestionar con mayor facilidad las políticas de conservación, los buzones de correo, el descubrimiento electrónico y las solicitudes relacionadas con litigios.

Un proceso de eDiscovery más rápido y una búsqueda más inteligente

En pruebas comparativas reales realizadas en entornos empresariales, Mimecast completó las tareas de eDiscovery 6,7 veces más rápido que Microsoft Purview, ya que la búsqueda y la exportación se completaron en aproximadamente 1 hora y 12 minutos, frente a las 8 horas que tardó Microsoft. Esto puede reducir considerablemente el tiempo que los equipos jurídicos y de cumplimiento normativo dedican a las investigaciones.

Más allá de la velocidad, los modelos de inteligencia artificial de Mimecast, diseñados específicamente para este fin y entrenados en los patrones de comunicación empresarial, ofrecen resultados de búsqueda muy precisos y relevantes mediante el análisis del tono, el lenguaje y el contenido. Esto ayuda a los equipos de cumplimiento normativo a identificar datos verdaderamente relevantes con mayor rapidez, en lugar de tener que examinar minuciosamente los falsos positivos generados por los modelos genéricos de clasificación basados en IA de Microsoft.

Gobernanza y archivado reconocidos por los analistas

Mimecast ha sido reconocida como líder en el Cuadrante Mágico de Gartner de 2025 para la gobernanza y el archivado de las comunicaciones digitales, y Gartner destaca específicamente la visibilidad unificada de los riesgos impulsada por la inteligencia artificial (IA) y la arquitectura nativa de IA basada en eventos de Mimecast.

Mimecast permite a los usuarios acceder a los datos archivados, realizar búsquedas en ellos o recuperar correos electrónicos eliminados sin necesidad de recurrir al departamento de TI. Los usuarios disponen de un acceso rápido a cualquier correo electrónico enviado o recibido: gracias a un acuerdo de nivel de servicio (SLA) que garantiza una búsqueda en 7 segundos, la información contenida en los correos electrónicos está siempre a su alcance. Los administradores de TI obtienen un control total sobre la copia de seguridad de Office 365, ya que pueden gestionar las políticas y realizar búsquedas administrativas globales desde una consola centralizada.

Contexto forense completo

Mimecast conserva todo el contexto forense, incluidos los mensajes eliminados, los historiales de edición y los hilos completos de las conversaciones, lo que garantiza que los investigadores y los equipos de cumplimiento normativo dispongan de una visión completa de la situación. Microsoft Purview, por el contrario, no puede mostrar los mensajes eliminados o modificados dentro de un hilo de revisión de cumplimiento sin pasar a un caso de eDiscovery independiente, y los mensajes eliminados de forma permanente fuera del plazo de conservación pueden resultar irrecuperables.

Almacenamiento seguro y costes predecibles

Mimecast garantiza la integridad y la seguridad de los datos mediante un almacenamiento cifrado y seguro en múltiples centros de datos distribuidos geográficamente, con tres copias de cada dato almacenadas para garantizar una redundancia integrada. Dado que sus tarifas se basan en el número de empleados y no en el volumen de correo electrónico, Mimecast puede contribuir a reducir de forma significativa el coste total de propiedad.

Ventajas de la copia de seguridad de Office 365 de Mimecast

Mimecast facilita y mejora la copia de seguridad de Office 365 al ofrecer:

• Retención flexible y basada en políticas de correos electrónicos, archivos y conversaciones de mensajería instantánea de Lync.
• Búsqueda rápida de correos electrónicos en Outlook, lo que permite a los empleados ser más productivos.
• Asistencia integral en materia de cumplimiento normativo, descubrimiento electrónico y solicitudes relacionadas con litigios, incluyendo la retención legal de datos, la gestión de casos y la exportación de datos.
• Registro completo del acceso al archivo, incluidas las búsquedas y las consultas de mensajes.
• Acceso a los archivos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
• Implementación rápida gracias a integraciones de API nativas ya configuradas, con cambios en las políticas que se aplican en tiempo real.
• Protección centralizada para el correo electrónico, el archivo y el acceso al cliente de correo de Office 365, que ayuda a los usuarios a localizar y recuperar mensajes importantes sin necesidad de recurrir a archivos de copia de seguridad locales.

Mimecast también mejora la copia de seguridad de Office 365 con Mimecast Mailbox Continuity, un servicio que ofrece acceso ininterrumpido al correo electrónico y a la información del calendario, incluso cuando se producen interrupciones en el servicio de Office 365.