Harris, Finley & Bogle: Anwälte berufen sich bei E-Mail-Archiven auf die Privilegien für mobile Clients

Harris, Finley & Bogle (HFB), eine Anwaltskanzlei aus Fort Worth, Texas, archivierte E-Mails nicht zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern zur Steigerung der Produktivität. Nachdem eine Migration von Novell GroupWise zu Exchange Server im Jahr 2012 dazu führte, dass die Anwälte gezwungen waren, Archive über eine umständliche Weboberfläche mit unzuverlässiger Suchfunktion zu durchsuchen, machte sich IT-Leiterin Betsy Horn auf die Suche nach einem neuen Dienst zur Spam-Bekämpfung und stellte fest, dass Mimecast die bessere Lösung zum richtigen Preis bot. HFB führte schließlich die gesamte Mimecast-SaaS-Suite ein, einschließlich Cloud-Archivierung, gezielter Bedrohungsschutz, Versand großer Dateien und Mailbox-Kontinuität, und betrieb die Archive von Mimecast und Exchange 18 Monate lang parallel, bis die Anwälte Exchange vollständig abstellten.

Die Ergebnisse haben die tägliche Arbeitsweise der Kanzlei grundlegend verändert. Die mobilen Apps von Mimecast und die Such-SLA von sieben Sekunden reduzierten den Zeitaufwand der Anwälte für Routineaufgaben um 50–75 %, und als einzige IT-Administratorin der Kanzlei sah Horn ihren eigenen Zeitaufwand für die E-Mail-Verwaltung von 12 Stunden auf unter 4 Stunden pro Monat sinken. Wenn der Exchange-Server ausfällt, sorgen die Apps von Mimecast und „Mailbox Continuity“ dafür, dass die Anwälte ohne Unterbrechung weiterarbeiten können – eine Unterstützung, die für eine Kanzlei, deren Arbeit sich um Anhörungen, Einreichungen und Fristen dreht, die keinen Aufschub dulden, unverzichtbar geworden ist.