I pericoli della condivisione di file aziendali
La condivisione di file aziendali rappresenta un rischio significativo per la sicurezza delle aziende grandi e piccole.
I dipendenti hanno spesso bisogno di condividere file sensibili con colleghi e partner commerciali. In genere, l'e-mail è il modo più semplice e veloce per farlo. Ma l'utilizzo dell'e-mail per condividere i file dei clienti, i documenti finanziari e altri dati importanti espone tali informazioni a rischi. Per affrontare questa sfida, alcune aziende si rivolgono alla tecnologia di crittografia per inviare file sicuri, ma queste soluzioni possono essere costose e complesse, aggiungendo ulteriori oneri agli amministratori IT.
Mimecast offre un'alternativa: un servizio di condivisione file aziendale sicuro, economico e semplice da gestire, che offre ai dipendenti un modo semplice per condividere dati sensibili via e-mail.
Importanza della condivisione sicura dei file per le aziende
La condivisione sicura dei file dovrebbe far parte di qualsiasi strategia di cybersecurity. Le consente di proteggere le informazioni sensibili durante il transito, il che è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni.
La condivisione sicura dei file migliora la collaborazione tra i team distribuiti, aggiungendo un ulteriore livello di protezione. La condivisione sicura di file è diversa dalla normale condivisione di file, perché i file condivisi sono criptati e vi si può accedere solo con una password o un'altra misura di sicurezza, rendendo più difficile l'accesso non autorizzato.
Migliorare la sicurezza con la condivisione di file per la tecnologia aziendale
La soluzione giusta per la condivisione di file per le aziende può avere un impatto significativo sulla produttività e sulla sicurezza.
Poiché le dimensioni medie delle presentazioni, delle immagini e dei video continuano a crescere, l'invio di questi documenti via e-mail comporta una forte pressione sui server.
Per questo motivo, gli amministratori IT spesso limitano la condivisione di file aziendali ponendo limiti severi alle dimensioni dei file allegati alle e-mail. Alla ricerca del modo più semplice per trasmettere file di grandi dimensioni, i dipendenti scelgono spesso servizi di condivisione di file di terze parti, di livello consumer, che mancano di sicurezza e Content Control adeguati. Di conseguenza, la condivisione di file attraverso questi servizi espone i suoi dati, gli utenti e l'organizzazione a rischi molto maggiori.
Per inviare file di grandi dimensioni in modo sicuro, è necessaria una soluzione di condivisione di file per le aziende che consenta ai dipendenti di inviare file sicuri e allegati di grandi dimensioni come parte del loro normale flusso di lavoro.
Caratteristiche di una soluzione efficiente di condivisione dei file aziendali
Una soluzione di condivisione di file efficiente ed efficace per le aziende dovrebbe:
- Consente agli utenti di inviare file di grandi dimensioni come parte del loro flusso di lavoro quotidiano.
- Crittografa i file e fornisce chiavi di accesso opzionali, date di scadenza personalizzate e controlli di prevenzione della fuga di dati.
- Archivia i file che i dipendenti inviano e ricevono, nonché le notifiche associate a quelle e-mail.
- Funziona completamente in linea con le politiche di conservazione delle e-mail esistenti.
Scegliere la soluzione migliore per condividere i file aziendali in modo sicuro
Le organizzazioni dovrebbero cercare una soluzione di condivisione dei file che:
- Riduce il rischio fornendo un mezzo per trasferire i file in modo sicuro.
- Consente ai dipendenti di condividere in modo semplice e sicuro i file troppo grandi da inviare via e-mail.
- È conveniente e semplice da gestire.
- Cripta i file in modo che sia possibile accedervi solo tramite una password o un'altra misura di sicurezza, rendendo più difficile l'accesso non autorizzato.
Un servizio di condivisione di file per le aziende basato sul cloud da Mimecast
Mimecast offre una soluzione e-mail basata sul cloud che fornisce strumenti per gestire più facilmente la sicurezza, l'archiviazione e la continuità delle e-mail. Il servizio di abbonamento all-in-one di Mimecast aiuta a ridurre i costi, a minimizzare i rischi e ad eliminare la complessità della gestione delle business email.
Mimecast Large File Send, parte dei servizi di sicurezza e-mail di Mimecast, semplifica la condivisione di file per le aziende, consentendo ai dipendenti di inviare file di dimensioni fino a 2 GB direttamente da Outlook per Windows o da un'applicazione nativa Mimecast per Mac. Con la condivisione di file Mimecast per le aziende, l'invio di un file di grandi dimensioni è facile come allegare i file e premere Invia.
Quando gli allegati superano una certa dimensione, Mimecast carica sia il messaggio che gli allegati nel cloud sicuro Mimecast, riducendo la pressione sui server e-mail. Prima di essere archiviati in un archivio crittografato AES, i messaggi e gli allegati vengono scansionati alla ricerca di virus e verificati in base alle politiche di content control e di prevenzione delle fughe di dati.
Vantaggi della soluzione Mimecast per la condivisione di file per le aziende
Con la tecnologia di condivisione dei file per le aziende di Mimecast, può:
- Aumenta la produttività consentendo agli utenti di inviare file di grandi dimensioni come parte del loro normale flusso di lavoro.
- Protegga i file con la crittografia, le chiavi di accesso opzionali, le date di scadenza personalizzate e i controlli di prevenzione della fuga di dati.
- Archivia i file inviati e ricevuti, insieme alle notifiche associate, in linea con le politiche di conservazione delle e-mail esistenti.
Scopra di più sulla condivisione di file per le aziende con Mimecast e su altri consigli per la sicurezza delle e-mail.
Domande frequenti sulla condivisione di file per le aziende
Qual è il modo più sicuro di condividere i file per le aziende?
Le organizzazioni dovrebbero implementare una soluzione di condivisione sicura dei file per le aziende, fornita da un fornitore con una vasta esperienza nel mercato della cybersecurity, e assicurarsi che tutti i dipendenti siano a conoscenza di questo strumento di condivisione dei file, in modo che non utilizzino alternative di terze parti di livello consumer e non sicure.
Quali sono le migliori pratiche per la condivisione sicura dei file aziendali?
Le migliori pratiche per la condivisione sicura dei file includono:
- Proteggere gli allegati con la tecnologia di crittografia e le password.
- Utilizzando date di scadenza personalizzate, nonché applicando politiche di content control e di prevenzione delle fughe di dati per tutti gli allegati e-mail.
- Archiviazione dei file inviati e ricevuti in base alle politiche di conservazione delle e-mail.
- Applicando una serie completa di funzioni di e-discovery e conformità.