Guida alle politiche di conservazione dei dati di Slack

Il backup dei dati è un aspetto cruciale della governance organizzativa nel moderno ambiente di lavoro digitale. L'ascesa di piattaforme collaborative come Slack ha rivoluzionato la comunicazione all'interno delle aziende. Tuttavia, la gestione dei dati all'interno di queste piattaforme è un compito ricco di sfumature, che richiede una profonda comprensione delle politiche di conservazione dei dati, della conformità e dei rischi associati.

Perché le politiche di conservazione dei dati sono importanti?

La trasformazione digitale ha portato con sé un afflusso di dati senza precedenti, e non tutti hanno lo stesso valore per l'azienda. Le politiche di conservazione dei dati consentono alle organizzazioni di assegnare un valore alle loro informazioni, permettendo di prendere decisioni informate su cosa conservare e cosa eliminare.

Politiche di conservazione dei dati solide possono anche aiutare le aziende a soddisfare gli obblighi normativi di conservazione o eliminazione delle informazioni sensibili. Ad esempio, negli Stati Uniti, la Securities and Exchange Commission richiede agli istituti finanziari di conservare alcuni tipi di dati per un periodo di sette anni. La comprensione dei dati in suo possesso è fondamentale per questo processo, soprattutto per le aziende che operano in settori altamente regolamentati o che gestiscono abitualmente informazioni sensibili o riservate.

Le politiche di conservazione sono un primo passo fondamentale in qualsiasi flusso di lavoro di conformità o di prevenzione della perdita di dati, e supportano ulteriori funzioni per i team dell'organizzazione, tra cui l'eDiscovery e altri processi legali.

I requisiti di conservazione dei dati si applicano a Slack?

Organismi di regolamentazione come la SEC e la FINRA hanno chiarito, attraverso multe e sanzioni, che i periodi di conservazione per le aziende altamente regolamentate si applicano ugualmente a tutte le forme di comunicazione aziendale, compresi gli strumenti di collaborazione come Slack. Le nuove norme come la SEC 17a-4 chiariscono ulteriormente questa posizione e affermano che le entità coperte devono disporre di una soluzione proattiva per acquisire un registro completo di tutte le comunicazioni elettroniche, ovunque esse avvengano.

Quali rischi ci sono nei dati di Slack?

Ogni azienda gestisce alcune forme di dati sensibili e queste informazioni vengono inevitabilmente condivise all'interno di strumenti di collaborazione come Slack. Alcuni dei tipi più comuni di dati sensibili condivisi in Slack includono le informazioni di identificazione personale (PII), le informazioni sanitarie protette (PHI) e le informazioni sulle carte di pagamento (PCI). La nostra ricerca mostra che 1 messaggio Slack su 17 contiene dati sensibili come le informazioni personali. Senza un piano per identificare e proteggere questi dati, potrebbero essere compromessi da hacker o altri attori malintenzionati.