Los peligros de compartir archivos empresariales
El intercambio de archivos empresariales representa un riesgo de seguridad importante para las empresas grandes y pequeñas.
A menudo, los empleados necesitan compartir archivos confidenciales con colegas y socios comerciales. Normalmente, el correo electrónico es la forma más fácil y rápida de hacerlo. Pero utilizar el correo electrónico para compartir archivos de clientes, registros financieros y otros datos importantes expone esa información a riesgos. Para hacer frente a este reto, algunas empresas recurren a la tecnología de encriptación para enviar archivos seguros, pero estas soluciones pueden ser costosas y complejas, lo que añade una carga adicional a los administradores de TI.
Mimecast ofrece una alternativa: un servicio seguro de intercambio de archivos empresariales rentable y sencillo de gestionar, que proporciona a los empleados una forma fácil de compartir datos confidenciales por correo electrónico.
Importancia del intercambio seguro de archivos para las empresas
El intercambio seguro de archivos debe formar parte de cualquier estrategia de ciberseguridad. Le permite proteger la información sensible durante el tránsito, lo que resulta crucial para empresas de todos los tamaños.
El intercambio seguro de archivos mejora la colaboración entre equipos distribuidos al añadir una capa adicional de protección. Compartir archivos de forma segura es diferente de compartir archivos normales, porque los archivos compartidos están encriptados y sólo se puede acceder a ellos mediante una contraseña u otra medida de seguridad, lo que hace más difícil el acceso no autorizado.
Mejore la seguridad con el uso compartido de archivos para la tecnología empresarial
La solución adecuada para compartir archivos en la empresa puede tener un impacto significativo en la productividad y la seguridad.
Dado que el tamaño medio de las presentaciones, imágenes y vídeos sigue creciendo, el envío de estos documentos por correo electrónico supone una gran carga para los servidores.
Por este motivo, los administradores informáticos suelen restringir el uso compartido de archivos empresariales poniendo límites estrictos al tamaño de los archivos adjuntos al correo electrónico. Buscando la forma más fácil de transmitir archivos de gran tamaño, los empleados eligen con frecuencia servicios de intercambio de archivos de terceros, de calidad para el consumidor, que carecen de la seguridad y los controles de contenido adecuados. En consecuencia, compartir archivos a través de estos servicios pone en mucho mayor riesgo sus datos, a los usuarios y a la organización.
Para enviar archivos de gran tamaño de forma segura, necesita una solución de uso compartido de archivos para empresas que permita a los empleados enviar archivos seguros y archivos adjuntos de gran tamaño como parte de su flujo de trabajo habitual.
Características de una solución empresarial eficaz para compartir archivos
Una solución eficiente y eficaz de intercambio de archivos para empresas debería:
- Permita a los usuarios enviar archivos de gran tamaño como parte de su flujo de trabajo diario.
- Cifre los archivos y proporcione claves de acceso opcionales, fechas de caducidad personalizadas y controles de prevención de fuga de datos.
- Archive los archivos que los empleados envían y reciben, así como las notificaciones asociadas a esos correos electrónicos.
- Funciona completamente en línea con las políticas de retención de correo electrónico existentes.
Elegir la mejor solución para compartir archivos empresariales de forma segura
Las organizaciones deben buscar una solución para compartir archivos que:
- Reduce el riesgo proporcionando un medio para transferir archivos de forma segura.
- Permite a los empleados compartir sin esfuerzo y de forma segura archivos demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico.
- Es rentable y fácil de gestionar.
- Cifra los archivos para que sólo se pueda acceder a ellos mediante una contraseña u otra medida de seguridad, lo que dificulta el acceso no autorizado.
Un servicio de intercambio de archivos en la nube para empresas de Mimecast
Mimecast ofrece una solución de correo electrónico basada en la nube que proporciona herramientas para gestionar más fácilmente la seguridad, el archivo y la continuidad del correo electrónico. El servicio de suscripción todo en uno de Mimecast ayuda a reducir costes, minimizar riesgos y eliminar la complejidad de la gestión del correo electrónico empresarial.
Mimecast Large File Send, que forma parte de los servicios de seguridad de correo electrónico de Mimecast, simplifica el intercambio de archivos para las empresas al permitir a los empleados enviar archivos de hasta 2 GB de tamaño directamente desde su Outlook para Windows o desde una aplicación nativa de Mimecast para Mac. Con el intercambio de archivos Mimecast para empresas, el envío de un gran archivo es tan fácil como adjuntar los archivos y pulsar Enviar.
Cuando los archivos adjuntos superan un determinado tamaño, Mimecast carga tanto el mensaje como los archivos adjuntos en la nube segura de Mimecast, lo que reduce la carga de los servidores de correo electrónico. Antes de ser almacenados en un archivo cifrado AES, los mensajes y archivos adjuntos se analizan en busca de virus y se comprueban según las políticas de control de contenidos y prevención de fugas de datos.
Ventajas de la solución de Mimecast para compartir archivos para empresas
Con la tecnología de intercambio de archivos para empresas de Mimecast, podrá:
- Mejore la productividad permitiendo a los usuarios enviar archivos de gran tamaño como parte de su flujo de trabajo habitual.
- Proteja los archivos con cifrado, claves de acceso opcionales, fechas de caducidad personalizadas y controles de prevención de fugas de datos.
- Archive los archivos enviados y recibidos, junto con las notificaciones asociadas, de acuerdo con las políticas de retención de correo electrónico existentes.
Obtenga más información sobre el uso compartido de archivos para empresas con Mimecast, y sobre otros consejos de seguridad para el correo electrónico.
Preguntas frecuentes sobre el intercambio de archivos entre empresas
¿Cuál es la forma más segura de compartir archivos para las empresas?
Las organizaciones deben implantar una solución segura de intercambio de archivos para empresas proporcionada por un proveedor con amplia experiencia en el mercado de la ciberseguridad y asegurarse de que todos los empleados conocen esta herramienta de intercambio de archivos para que no utilicen alternativas de terceros inseguras y de calidad de consumidor.
¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para compartir archivos empresariales de forma segura?
Las mejores prácticas para compartir archivos de forma segura incluyen:
- Proteger los archivos adjuntos con tecnología de encriptación y, contraseñas.
- Utilizar fechas de caducidad personalizadas, así como aplicar políticas de control de contenidos y de prevención de fugas de datos para todos los archivos adjuntos al correo electrónico.
- Archivar los archivos enviados y recibidos de acuerdo con las políticas de retención del correo electrónico.
- Aplicación de un conjunto completo de funciones de e-discovery y cumplimiento de normativas.