Sviluppato da Mimecast
Aware ottimizza Microsoft Viva Engage (precedentemente Yammer) per le aziende eliminando i rischi, consentendo una moderazione più rapida della community e fornendo approfondimenti continui a supporto di una comunicazione migliorata dall’alto verso il basso. Monitora in modo proattivo lo stato della tua organizzazione per un processo decisionale più informato.
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Yammer è uno strumento di social networking progettato per la comunicazione interna e la collaborazione all’interno delle organizzazioni. Da agosto 2022, Microsoft Viva Engage offre un’esperienza migliorata per l’app Yammer Communities per Microsoft Teams e Outlook. Viva Engage ha introdotto nuove funzionalità come le Storie, che hanno offerto ai dipendenti nuovi modi per comunicare e condividere informazioni. A partire da marzo 2023, Microsoft ha avviato la fusione di Yammer con Viva Engage per creare un’unica applicazione con il nuovo nome, in un processo che dovrebbe protrarsi fino alla fine dell’anno.
Yammer è ancora supportato da Microsoft e continuerà ad esistere in qualche forma fino alla fine del 2023, dopodiché Yammer sarà conosciuto come Microsoft Viva Engage. Viva Engage disporrà di tutte le funzionalità che gli utenti di Yammer si aspettano dal proprio strumento di collaborazione sul posto di lavoro.
Le comunità in Yammer sono gruppi di utenti che si riuniscono attorno a un interesse o a uno scopo comune, come un reparto, un progetto o un’iniziativa aziendale. Le comunità possono essere pubbliche o private, consentendo alle organizzazioni di controllare il livello di visibilità e accessibilità alle informazioni condivise al loro interno. Le comunità di Yammer possono anche essere un ottimo modo per abbattere i silos, incoraggiare la collaborazione interfunzionale e migliorare il processo decisionale.
Yammer offre due tipi di messaggi: di gruppo e privati. I messaggi di gruppo sono utili per favorire la collaborazione tra team o su argomenti specifici. I messaggi privati consentono conversazioni uno a uno o in piccoli gruppi. Trattandosi di uno strumento di collaborazione aziendale, qualsiasi messaggio inviato su Yammer può potenzialmente essere gestito e visualizzato dagli amministratori dell’azienda.
Ogni organizzazione può impostare le proprie politiche di conservazione per i messaggi di Yammer e Microsoft Viva Engage, che per impostazione predefinita si applicano a tutti gli utenti. Queste politiche definiscono il ciclo di vita dei dati in loco. Gli utenti finali possono modificare o eliminare i propri messaggi di Yammer/Viva Engage purché non siano stati eliminati in base alla politica di conservazione dell’area di lavoro. La versione originale di questi messaggi viene copiata in una cartella di archiviazione temporanea fino alla scadenza del periodo di conservazione applicabile.
L’app Yammer Communities è un’applicazione di collaborazione di gruppo di Microsoft che si integra con Microsoft Teams. Questa app è stata rinominata Microsoft Viva Engage nel 2022 e offre funzionalità avanzate per consentire ai team di comunicare all’interno dell’ambiente di lavoro digitale. Viva Engage consente ai dipendenti di unirsi a comunità organizzate per reparti, ruoli professionali e interessi personali. Viva Engage offre inoltre una sezione denominata “Leadership Corner”, dove i dirigenti aziendali possono rivolgersi direttamente ai propri dipendenti.
Office 365 Government GCC è l’offerta di Microsoft approvata dal governo per l’ambiente di lavoro remoto. Yammer (ora Microsoft Viva Engage) non è incluso di serie in Office 365 GCC, ma può essere incluso per ogni utente con Enterprise Agreement su una licenza del piano E1 o E3.
Il Regolamento generale sulla Data Protection (GDPR) è una normativa dell’Unione Europea che definisce i diritti degli utenti in merito ai propri dati. Microsoft dispone di una solida serie di controlli sulla privacy e sulla sicurezza per garantire che Yammer sia conforme al GDPR e ad altre normative sulla Data Protection. Tuttavia, spetta agli amministratori aziendali configurare Yammer in modo che sia conforme al GDPR durante l’impostazione del proprio spazio di lavoro.
Le norme dell’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) si applicano alle entità interessate e ai loro partner commerciali che trattano informazioni sanitarie protette (PHI) e impongono requisiti rigorosi per l’archiviazione, la trasmissione e il trattamento di tali informazioni. Se un’organizzazione intende utilizzare Yammer per la gestione delle PHI, deve assicurarsi che sia configurato e utilizzato in modo conforme ai requisiti HIPAA. Le organizzazioni che utilizzano Yammer per la gestione delle PHI dovrebbero valutare i propri casi d’uso specifici e assicurarsi di essere conformi all’HIPAA.
Gli amministratori di Yammer (e di Microsoft Viva Engage) possono creare reti di utenti esterni che autorizzano persone esterne all’organizzazione a partecipare al proprio spazio di lavoro digitale con accessi limitati. Gli utenti di terze parti possono solo visualizzare e interagire con i contenuti presenti nella rete esterna. Non possono visualizzare né inviare messaggi in nessun’altra parte dell’ambiente Yammer o Viva Engage. Ciò aiuta gli amministratori a limitare e controllare l’attività degli utenti esterni all’interno del proprio spazio di lavoro Yammer.
Yammer e Microsoft Viva Engage sono in genere inclusi nei piani Office 365 Enterprise, come Office 365 Enterprise E1, E3 ed E5. Tuttavia, potrebbero non essere inclusi in tutti i piani Office 365. Se Yammer è incluso nel proprio piano Office 365, è possibile accedere alla piattaforma direttamente dal portale di Office 365 e utilizzarla per comunicare e collaborare con altri dipendenti della propria organizzazione. Questa integrazione con Office 365 può aiutare a semplificare il flusso di lavoro e rendere più facile rimanere connessi e produttivi.
Aware supporta l’eDiscovery nei set di dati di Yammer e Microsoft Viva Engage acquisendo i messaggi in tempo reale in un archivio immutabile, accessibile tramite una ricerca federata basata su IA/ML. Aware acquisisce una registrazione completa e contestuale dei messaggi di Yammer e Viva Engage, comprese le modifiche e le cancellazioni. I metadati basati sull’intelligenza artificiale (AI) e sull’apprendimento automatico (ML), normalizzati per ogni singola organizzazione, accelerano i flussi di lavoro di eDiscovery consentendo la ricerca e il filtraggio dei risultati in base a molteplici parametri, tra cui canale, responsabile, sentiment e parole chiave. Tutti i dati di Aware sono ulteriormente protetti tramite registri di audit completi, in modo che gli amministratori possano capire chi ha avviato i flussi di lavoro o effettuato ricerche sui risultati prodotti da Aware.
Aware acquisisce i dati in loco da Yammer/Microsoft Viva Engage in tempo reale e analizza in modo proattivo i contenuti alla ricerca di parole chiave predefinite ed espressioni regolari che possano indicare la condivisione di informazioni sensibili. Esempi di questi tipi di dati includono le informazioni di identificazione personale (PII), quali il numero di previdenza sociale (SSN), il numero di passaporto o il numero della patente di guida. Le informazioni sanitarie protette (PHI) comprendono dettagli relativi a diagnosi, risultati di esami e appuntamenti medici. I dati del settore delle carte di pagamento (PCI) includono numeri di carta, date di scadenza e numeri di conto corrente. Aware può anche essere configurato per rilevare informazioni sensibili specifiche dell’azienda, come la proprietà intellettuale (IP), utilizzando flussi di lavoro automatizzati configurabili.
Con le licenze aziendali Microsoft come E3 o E5, gli utenti possono migliorare la propria sicurezza e mitigare i rischi su tutto il software e le applicazioni Microsoft, inclusi Yammer e Microsoft Viva Engage. La licenza E3 fornisce l’accesso a varie funzionalità, tra cui la famiglia di app di Microsoft 365, supportata da soluzioni di sicurezza e conformità fornite da Azure, BitLocker e Compliance Center. Per una sicurezza ancora più avanzata, la licenza E5 offre tutto ciò che è incluso nella licenza E3, oltre a ulteriori funzionalità di protezione dalle minacce, protezione delle informazioni e conformità. Aware offre strumenti di prevenzione della perdita di dati (criteri DLP) e di eDiscovery avanzati per migliorare la sicurezza in Microsoft Yammer e Viva Engage, nonché da altre fonti di dati di collaborazione come Slack, Zoom e Webex di Cisco, consentendo agli amministratori aziendali di assumere il controllo dell’intero ecosistema di collaborazione da un’unica piattaforma di intelligence contestuale centralizzata.
La piattaforma di intelligence contestuale di Aware fornisce una mitigazione completa dei rischi, governance e approfondimenti di intelligence organizzativa per tutti i principali strumenti di collaborazione aziendale, tra cui Microsoft Teams, Slack, Zoom Team Chat, Webex di Cisco e Workplace di Meta.
Aware utilizza tecnologie proprietarie di Machine Learning e di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per valutare l’intento dei messaggi attraverso l’analisi del sentiment e dello stato delle conversazioni. Queste informazioni vengono aggregate per fornire preziose informazioni di business intelligence ricavate dalle conversazioni digitali su larga scala. Molte aziende leader si affidano ad Aware per essere avvisate dei cambiamenti nella cultura organizzativa e per ottenere nuove informazioni su gruppi, reparti, politiche o progetti specifici all’interno della propria azienda grazie alla reportistica avanzata di Aware.
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