Semplificare la ricerca delle e-mail con l'archiviazione Mimecast
L'individuazione delle e-mail è oggi una capacità aziendale critica. In quanto repository centrale della comunicazione per la sua organizzazione, l'e-mail svolge un ruolo centrale nel dimostrare la conformità alle normative, nel soddisfare i requisiti di divulgazione e nel rispondere alle controversie. La sua tecnologia di individuazione delle e-mail deve gestire e applicare facilmente le politiche di conservazione dei dati, fornire la garanzia dei dati e produrre contenuti e-mail specifici quando necessario.
Le soluzioni tradizionali per l'individuazione delle e-mail comportano strumenti ad alta intensità di lavoro per l'impostazione di criteri, la conservazione delle e-mail e la ricerca negli archivi. Con Mimecast Cloud Archive, ridurrà in modo significativo icosti1 e la complessità della gestione della ricerca delle e-mail per i requisiti di conformità, di litigation hold e di case management, evitando il rischio di non riuscire a produrre le informazioni come richiesto dalla legge.
Ricerca di e-mail con Mimecast Cloud Archive
Con Mimecast Cloud Archive, le informazioni aziendali critiche vengono riunite in un single archivio centrale di dati e-mail basato sul cloud, facilmente consultabile dagli amministratori, riducendo i tempi di ricerca da giorni a secondi.
Per supportare la ricerca delle e-mail, Mimecast Cloud Archive fornisce:
- Amministrazione centrale dei casi di scoperta delle e-mail. Mimecast consente agli amministratori di semplificare l'e-discovery creando casi e registrando e salvando le ricerche negli email archive.
- Rapida implementazione delle procedure di litigation hold. Mimecast garantisce che i messaggi relativi ad azioni legali in corso o previste non possano essere distrutti deliberatamente o involontariamente.
- Richieste di cancellazione sicura delle e-mail. Una volta risolto un caso di scoperta delle e-mail, queste possono essere eliminate in modo permanente, grazie a misure di salvaguardia che includono l'autorizzazione di più amministratori e la conservazione perpetua dei registri delle attività per soddisfare i requisiti di conformità.
- Dati di email archive di qualità probatoria. I messaggi archiviati nelle soluzioni di archiviazione e-mail di Mimecast sono a prova di manomissione, con forti chains of custody mantenute durante l'intero ciclo di vita di un'e-mail.
Le soluzioni di archiviazione superiori supportano la scoperta delle e-mail
Con Mimecast, l'individuazione delle e-mail è supportata da una soluzione leader del settore per Email Archive. Mimecast Cloud Archive offre un'infrastruttura e-mail altamente scalabile e resiliente, combinando strumenti automatizzati per gli amministratori con un accesso rapido ai dati e-mail per i dipendenti.
La soluzione di email archive di Mimecast offre:
- Ricerca e accesso rapidi per i dipendenti con uno SLA di ricerca di 7 secondi.
- Accesso agli archivi personali su qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo.
- Controllo centralizzato delle politiche di conservazione delle e-mail.
- Conservazione flessibile basata su criteri a livello di organizzazione, gruppo, mailbox o cartella di conservazione pubblicata.
- Archiviazione sicura con soluzioni di crittografia e-mail.
Per saperne di più sulla scoperta delle e-mail con Mimecast e sulle soluzioni Mimecast per l'Email Archive per Office 365.
Domande frequenti: scoperta delle e-mail
Che cos'è la scoperta delle e-mail?
La ricerca di e-mail è il processo in cui le e-mail vengono localizzate, raccolte, esaminate e presentate per essere utilizzate come prove nei procedimenti legali. La scoperta delle e-mail fa parte del processo di eDiscovery, che riguarda anche le informazioni archiviate elettronicamente (ESI) in molte altre forme, tra cui messaggi di testo e SMS, social media, documenti, fogli di calcolo, messaggi istantanei e altro ancora.
Come funziona la scoperta delle e-mail?
All'inizio di una causa, gli avvocati che rappresentano i contendenti determineranno un ambito per la scoperta delle e-mail per identificare i messaggi rilevanti e metterli in attesa legale, durante la quale non possono essere modificati, cancellati o distrutti. Una volta emessa una richiesta di ricerca di e-mail, l'azienda deve presentare al tribunale tutte le e-mail pertinenti insieme ad altri ESI per la raccolta e l'analisi.
Quali sono le sfide della scoperta delle e-mail?
Gestire le richieste di scoperta delle e-mail può essere costoso e richiede molto tempo. Le sfide includono:
- Tempo necessario per trovare e recuperare le e-mail per la scoperta. La ricerca di centinaia o migliaia di singole e-mail nei negozi di dati e negli archivi può essere un'impresa ardua per i team legali e di conformità.
- Garantire l'integrità delle e-mail. Le aziende devono essere in grado di dimostrare che i messaggi prodotti per la scoperta delle e-mail non sono stati manomessi o alterati in alcun modo.
- Raccolta di e-mail da più fonti. Per le aziende che non dispongono di un repository centralizzato di informazioni sulle e-mail, rintracciare i messaggi di posta elettronica su sistemi disparati, dispositivi mobili e applicazioni cloud può richiedere risorse aggiuntive significative.
- Rispettare le scadenze per la scoperta delle e-mail. Alcuni processi di eDiscovery prevedono scadenze rigide che possono comportare multe o conseguenze gravi se non vengono rispettate.
- Soddisfare i requisiti normativi. I quadri normativi come Sarbanes-Oxley, PCI DSS, HIPAA e GDPR rappresentano un'ampia varietà di requisiti relativi alla conservazione delle e-mail.
Quali sono le migliori pratiche per la scoperta delle e-mail?
Le migliori pratiche per la scoperta delle e-mail includono:
- Crei una strategia proattiva per conservare e archiviare le e-mail. Collabora con gli stakeholder delle aree legale, IT, sicurezza e conformità per unificare e allineare i requisiti legali con le strategie di archiviazione e gestione dei dati.
- Stabilisca dei processi per documentare le chains of custody e dimostrare la conformità. Scelga un sistema di archiviazione dati che garantisca automaticamente l'integrità delle e-mail conservate.
- Eviti di conservare informazioni duplicate negli archivi di dati. Poiché il 70% dei costi totali della ricerca di e-mail comporta la revisione dei documenti da parte degli avvocati, assicurarsi che le e-mail duplicate siano eliminate dagli archivi può contribuire a ridurre significativamente i costi.
- Distribuisca un archivio basato sul cloud. Il modo più semplice per ridurre i costi, la complessità e l'impegno della ricerca delle e-mail è quello di implementare un servizio di Email Archive basato sul cloud che semplifichi e acceleri la ricerca e il recupero, fornisca un'eliminazione automatica e consenta la conservazione dei dati basata su criteri per supportare la ricerca delle e-mail.
Quali sono le funzionalità richieste nelle soluzioni di ricerca delle e-mail?
- Quando si sceglie un email archive per supportare la ricerca di e-mail, scegliere soluzioni che forniscano:
- Ricerca e recupero rapidi, aiutando i team legali e di conformità a velocizzare la scoperta delle e-mail.
- Archivi a prova di manomissione con solide chains of custody per garantire l'integrità probatoria delle e-mail.
- Strumenti di Case management che semplificano le attività di creazione dei casi e di registrazione e salvataggio delle ricerche negli email archive.
- Strumenti per costruire mappe di dati di tutti i luoghi in cui sono conservate le informazioni archiviate elettronicamente.
- Il controllo self-service che consente ai team legali e di conformità di gestire le proprie ricerche e i propri appelli legali, alleggerendo l'onere dei team IT.
- Strumenti di conformità che offrono una supervisione efficiente e produttiva per la conformità alla SEC, alla FINRA e ad altri quadri normativi.
- Strumenti per una rapida implementazione delle procedure di litigation hold.
- Funzionalità di conservazione flessibili basate su criteri che supportano le strategie di eDiscovery e di conformità a livello aziendale.
- Strumenti di revisione dei casi rapidi ed efficaci, con eliminazione automatica per ridurre i costi di terzi.
