No deje que sus datos salgan por la puerta: 5 consejos imprescindibles para despedir a los empleados

Los empleados van y vienen. Pero cuando llega el momento de que se vayan, las cosas pueden complicarse rápidamente. La seguridad de sus datos, su propiedad intelectual y sus dispositivos están en peligro. 

De hecho, hay una posibilidad entre tres de que pierda IP crítica cuando un empleado dimite.

En muchas empresas, el proceso de offboarding suele pasar a un segundo plano. Cuando no se gestiona eficazmente, las tareas se fragmentan y las manejan diferentes departamentos de forma aislada. Este enfoque desarticulado puede dar lugar a pasos en falso, un mayor riesgo de pérdida de datos y una mala gestión de los permisos de acceso.

El informe de Forrester Best Practices for Securely Offboarding Employees descubrió que los equipos de seguridad pasan por alto la importancia de trabajar tanto con los equipos de riesgo/cumplimiento como con los de RR.HH. durante este periodo, lo que contribuye aún más a que los procesos de offboarding sean inconexos e ineficaces. 

Sólo 8% de los responsables de la toma de decisiones en tecnología de seguridad encuestados trabajan actualmente con los equipos de riesgo/cumplimiento como parte de la incorporación, y los que trabajan con los equipos de RR.HH. era sólo ligeramente mejor, con 10%.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que sus datos no salgan por la puerta con los empleados que se marchan? Siga estos cinco consejos recomendados por Forrester.

1. Desarrolle flujos de trabajo de incorporación claros

La salida de cada empleado es diferente. Forrester afirma que disponer de varios procesos para diversos escenarios es clave: "No hay un único proceso que funcione siempre. Factores como el tipo de partida, la función, la ubicación, el acceso a los datos... determinan cómo fluirá el proceso".

Para hacer frente a estas complejidades, los responsables de RRHH, TI y seguridad deben crear flujos de trabajo personalizados para los distintos escenarios de salida de los empleados. Estos procesos deben estar bien documentados para garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y proporcionar un registro claro para la rendición de cuentas y la transparencia.

2. Forme a sus equipos

Muchas empresas centran su formación en el onboarding y descuidan el offboarding. Pero Forrester considera que la formación contextual de offboarding garantiza que las personas sepan qué papel desempeñan y qué se espera que hagan cuando llegue el momento.

La recomendación es crear una formación adaptada a las funciones y responsabilidades específicas de las personas implicadas en el proceso de incorporación. Esto envía una señal clara de lo que los empleados pueden o no pueden hacer, limitando las posibilidades de pérdida de datos y garantizando una transición más suave y eficaz cuando surja la necesidad.