Xavier College stapt over op Mimecast voor beter zicht op e-mail, archivering en beleidshandhaving

In een oogopslag

• Het Xavier College is gevestigd in Melbourne, Australië, en biedt onderwijs aan jongens en meisjes van de brugklas tot en met het 12e jaar. De jezuïetenschool telt 2050 leerlingen en 200 leerkrachten

Uitdaging

Het IT-personeel van het Xavier College had een betere manier nodig om e-mail te beheren. De invoering van op technologie gebaseerd leren had geleid tot een toenemend gebruik van online bronnen en een grotere afhankelijkheid van e-mail en Microsoft Office 365TM, maar de school had beperkt inzicht in die e-mails en geen manier om ze te archiveren voor wettelijke of bestuurlijke vereisten op de lange termijn.

Wettelijke verzoeken tot inzage en routinematige verzoeken van personeel om e-mail terug te vinden, zetten het IT-team vaak op achterstand, zegt Paul Volpe, hoofd ICT van het Xavier College.

Het team besloot op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing om de zichtbaarheid van e-mails van medewerkers en studenten te verbeteren, een langetermijnarchief van e-mailcommunicatie aan te leggen en het beleid inzake e-mailgebruik en gedragsnormen af te dwingen.

Oplossing

Geïmplementeerd Xavier College zag de noodzaak in van de implementatie van de beveiligings- en e-mailarchiveringsoplossing van Mimecast. Deze aanpak zou de verantwoordelijkheid voor e-mailbeheer wegnemen van het IT-team en onderbrengen in een speciaal gebouwde, schaalbare cloudomgeving die toegankelijk is voor alle studenten en medewerkers.

"Mimecast leek ons een goede one-stop shop die aan al onze eisen voldeed," herinnert Volpe zich.

Samenvatting

Volpe verwachtte aanvankelijk uitgebreide downtime en lange onderbrekingen tijdens de implementatie, maar uiteindelijk duurde de "zeer naadloze" overgang slechts een paar dagen. Het Xavier-team werkte tijdens de hele implementatie nauw samen met de ondersteuning van Mimecast.

"Bij veel providers hoor je alleen iets van ze als het tijd is voor vernieuwing", zegt Emily Martin, ICT Network Manager van het Xavier College. "Met Mimecast was het echt een partnerschap over hoe we het beste kunnen halen uit wat we hebben geïnstalleerd."

Met Mimecast in plaats, profiteert Xavier College nu van:

• Betere detectie van phishing, malware en ongepaste e-mails - meer dan de helft van de e-mails wordt nu geblokkeerd bij de gateway, vergeleken met 30 procent voorheen
• meer transparantie voor studenten en personeel met betrekking tot bescherming tegen bedreigingen, kennisgevingen van bewaarneming en meer
• Doelstellingen voor archivering en governance bereikt zonder opslag op locatie
• Snel en nauwkeurig herstel van gearchiveerde e-mail
• Functies zoals het volgen van leveringen integreren met Microsoft Office 365