Mimecast e-mailbeveiliging verlaagt kosten en complexiteit voor Wedlake Bell

In een oogopslag

• Wedlake Bell LLP
• Sector: Wet
• Aantal e-mailgebruikers: 210

Wedlake Bell LLP vertrouwt op Mimecast voor één cloudgebaseerd product voor e-mailarchivering, -beveiliging en -continuïteit ter vervanging van een complexe en inefficiënte oplossing die was opgebouwd rond Symantec Enterprise Vault

Context

Wedlake Bell is een top-100 advocatenkantoor in het centrum van Londen. Het kantoor heeft een geschiedenis van 230 jaar en biedt juridisch advies en diensten in een brede waaier van disciplines, via zijn privé- en handelspraktijken.

Net als advocatenkantoren over de hele wereld is Wedlake Bell afhankelijk van e-mail als een essentieel communicatiemiddel en had het een complexe reeks puntoplossingen ingezet om hun Exchange-infrastructuur te ondersteunen, waaronder Symantec Enterprise Vault - maar in 2007 werd het Enterprise Vault-archief overweldigd door het enorme volume aan e-mailcommunicatie.

Riana Nel, IT-manager, zei: "Op dat moment draaiden we met Exchange Server 2007 en hadden we steeds meer mailboxen. De opslag liep uit de hand en als gevolg daarvan hadden we een aantal echte prestatieproblemen met Enterprise Vault."

"Mimecast heeft ons gegeven wat we wilden: een enkel, cloud-gebaseerd product dat ons helpt met e-mailbeveiliging, continuïteit en archivering. Er zijn geen hoofdpijnen. Het is een uitstekend product, we krijgen uitstekende ondersteuning en we zien het alleen maar beter worden."

Riana Nell - IT Manager, Wedlake Bell

Uitdaging

In een poging om de problemen met e-mailopslag op te lossen en de druk van Exchange 2007 af te halen, introduceerde het bedrijf Enterprise Vault van Symantec. De oplossing voldeed echter niet aan de doelstellingen van Wedlake Bell en creëerde zijn eigen problemen.

Riana gaf commentaar: "We hadden echte problemen met Symantec. Het integreerde niet goed met ons documentbeheersysteem, waardoor we telkens wanneer we een upgrade van ons documentbeheer uitvoerden, een extra ronde van problemen moesten oplossen."

De Symantec-oplossing had ook gevolgen voor de back-upactiviteiten en de disaster recovery (DR): "Enterprise Vault paste niet in ons back-upvenster en zorgde voor problemen met betrekking tot onze DR-replicatie. Omdat we e-mailgegevens naar onze DR-locatie repliceerden, hadden we vaak problemen met bandbreedte en opslag. De gerepliceerde gegevens namen extra ruimte in op zowel ons SAN als onze live opslag, dus uiteindelijk moesten we onze opslag uitbreiden."

Bovenop deze problemen ondervond Wedlake Bell ook prestatieproblemen: "Vaak als we de Enterprise Vault-software upgradeden, of onze desktopsoftware, dan werd de software instabiel, zodat we weer een nieuwe ronde van trouble-shooting hadden."

Toen ze in 2008 hun mc archief aanzetten, had Riana genoeg gezien. Symantec Enterprise Vault had voor meer complexiteit gezorgd zonder de problemen van Wedlake Bell met e-mailopslag en -beheer volledig op te lossen.

Riana legt uit: "Het was duidelijk dat we één oplossing moesten vinden die netjes zou integreren met onze bestaande infrastructuur en die voor ons gemakkelijk te beheren en te ondersteunen zou zijn."

Oplossing

Riana wilde de valkuilen uit het verleden vermijden door een oplossing te vinden die de kernproblemen van Wedlake Bells op het gebied van e-mailbeheer zou oplossen en tegelijkertijd de complexiteit zou wegnemen en de kosten zou verlagen. Als gevolg daarvan wilde ze graag cloud-gebaseerde oplossingen voor e-mailbeheer evalueren.

"Het was echt een no-brainer om maar één leverancier en één product te hebben dat ons e-mailbeveiliging, continuïteit en archivering in één kon bieden. Wat ik zocht in de cloud was een oplossing die dat zou doen en tegelijkertijd de kosten en complexiteit zou verminderen, in wezen door de noodzaak weg te nemen dat we deze oplossingen op locatie zouden moeten beheren."

Met die eisen in het achterhoofd koos Riana voor Mimecast Email Security als de ideale oplossing: "Mimecast won omdat het aan alle eisen voldeed wat betreft het leveren van een enkele, geïntegreerde oplossing. Maar we konden duidelijk zien dat het eenvoudig in gebruik zou zijn, de complexiteit zou wegnemen en ons zou helpen de kosten te verlagen."

Het migratieproces heeft dat standpunt alleen maar bevestigd. Riana zei: "Toen we Enterprise Vault buiten gebruik namen, heeft Mimecast ons volledig bijgestaan. We werkten nauw samen met het Mimecast ingestion team en kregen een aantal zeer gedetailleerde, stapsgewijze instructies. In wezen exporteerden we al onze historische gegevens gewoon naar PST-bestanden, die we aan Mimecast verstrekten voor ingestion. Het was een zeer vlot proces.

Voordelen

Opslag problemen, opgelost

De overstap naar Mimecast Email Security heeft de e-mailopslagproblemen van Wedlake Bell definitief opgelost, aangezien Mimecast Email Archiving in wezen bodemloze mailboxen creëert, waarbij e-mailgegevens worden opgeslagen in een zeer toegankelijk, zeer schaalbaar beveiligd archief in de cloud.

"We hoefden ons SAN niet uit te breiden en geen extra bandbreedte toe te wijzen," bevestigde Riana.

Betrouwbaar en beschikbaar

De Mimecast-oplossing heeft bewezen stabieler te zijn dan de Symantec-oplossing die eraan voorafging, terwijl Mimecast Email Continuity, dat bijna onzichtbare failover en failback in de cloud biedt, Wedlake Bell beschermt tegen de verstoring van downtime.

"Sinds we Mimecast gebruiken, vinden we het altijd beschikbaar en toegankelijk. Het is zeer betrouwbaar."

Kostenefficiënt

De overstap naar Mimecast heeft Riana ook geholpen om de kosten van ondersteuning en beheer van de e-mailinfrastructuur van Wedlake Bell te drukken.

"We hebben onze softwarekosten verlaagd en het was niet nodig om in extra hardware te investeren. Daar komt nog bij dat de trouble-shooting die een kenmerk was van onze Symantec-oplossing tot het verleden behoort. We zijn veel minder tijd kwijt aan het oplossen van onvoorziene problemen."

Toegevoegde waarde: eDiscovery

Maar Mimecast Email Security heeft meer gedaan dan de e-mailbeheerkwesties van Wedlake Bell oplossen. Het heeft echte waarde toegevoegd aan het bedrijf, bijvoorbeeld door krachtige eDiscovery-functies.

Riana zei: "Je kunt met Mimecast echt geweldig zoeken en wij zijn dol op de functionaliteit voor het opbouwen van eDiscovery-zaken. Sinds begin 2013 hebben we al heel wat keren een beroep gedaan op die functionaliteit en het heeft echt waarde toegevoegd. Het opbouwen van de cases is heel eenvoudig en, wat nog belangrijker is, wanneer we ze terugleveren aan de gebruiker, is het voor hem heel gemakkelijk om alle e-mails op te sporen die hij nodig heeft."

Over het geheel genomen is Riana dan ook zeer te spreken over Mimecast Email Security: "Mimecast heeft ons gegeven wat we wilden; een enkel, cloud-gebaseerd product dat ons helpt met e-mailbeveiliging, continuïteit en archivering. Er zijn geen hoofdpijnen. Het is een uitstekend product, we krijgen uitstekende ondersteuning en we zien het alleen maar beter worden."