Vistaprint maakt gebruik van Mimecast en Office 365 om één wereldwijde gebruikerservaring te bieden

In een oogopslag

• Vistaprint (www.vistaprint.com)
• Industrie: Custom Print Services
• E-mail platform: Office 365
• Aantal e-mail gebruikers: Meer dan 8.000
• Mimecast klant sinds 2012

Uitdaging

Vistaprint werd opgericht met de visie om marketing en promotie voor kleine bedrijven te vereenvoudigen en genereert nu een jaaromzet van meer dan 1,8 miljard dollar en heeft meer dan 10.000 mensen in dienst. Een groot deel van deze groei werd gevoed door een zeer vertrouwde technologie: e-mail. Vistaprint en haar overkoepelende bedrijf, Cimpress, gebruiken e-mail zowel om haar klanten wereldwijd een gemeenschappelijke gebruikerservaring te bieden als om het werk van haar vele gespecialiseerde bedrijfseenheden te coördineren. De bliksemsnelle groei stuitte echter op onvoorziene obstakels die de werkzaamheden dreigden te compliceren en het succes van Vistaprint dreigden te beperken.

Oplossing

Vistaprint heeft het beheer van de toeleveringsketen opnieuw uitgevonden door grote aantallen op maat gemaakte orders samen te voegen en deze uit te besteden aan de talrijke gespecialiseerde productiefaciliteiten van Cimpress. In dit proces maakt Vistaprint producten - variërend van visitekaartjes tot banners ter grootte van een gebouw - tegen een fractie van de gebruikelijke kosten.

Messaging heeft een vitale rol gespeeld. "We gebruiken e-mail om klantenorders te bevestigen en uit te voeren, in contact te komen met externe afhandelaars en te coördineren met drukkerijen", zegt Jim Mangan, Lead Systems Engineer bij Vistaprint. "Soms zijn deze mensen niet ingesteld op FTP of beveiligde overdracht. Het enige wat ze hebben is e-mail, dus dat is wat wij moeten doen."

Vertrouwen op e-mail op deze schaal brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. "Toen ik hier begon, behandelden we 5000 berichten per dag", vertelt Mangan, "allemaal tekst, dus maximaal 5 KB per bericht. Toen we overgingen op HTML-e-mails, schoten de berichten omhoog naar 120 KB tot 500 KB, veel meer voor onze systemen om te verwerken. En toen we er klanten uit de EU bij kregen, gingen we van 5.000 berichten per dag naar 70.000 of 80.000."

In 2012 verving Vistaprint zijn verouderde EMC SourceOne-archiveringsplatform door Mimecast's Cloud Archive en zijn Trend Micro Internet Messaging Security-oplossing door Mimecast's Targeted Threat Protection. Drie jaar later voltooide het bedrijf zijn migratie van Exchange 2010 naar Office 365, waarbij het zijn mailtenant in Zwitserland hostte om EU-naleving te vereenvoudigen, en verbinding maakte met het in het VK gevestigde netwerk van Mimecast.

Samenvatting

Zelfs met de verbeterde schaal, beveiliging en e-mail data governance die Mimecast Vistaprint biedt, hebben Mangan en zijn team hun mail operations veel beter beheersbaar gevonden. "Vroeger moesten we SourceOne elke avond een uur of twee uitschakelen voor een incrementele back-up", zegt hij, "en elk weekend tot wel 18 uur voor een volledige back-up. We moesten ook vier Trend Micro IMS-servers draaien, twee voor elke Exchange Server. Een geïntegreerde oplossing voor zowel beveiliging als archivering die altijd aan staat - en die we niet hoeven te beheren - is heel goed voor ons.

"Vóór de overstap naar Office 365 hadden we een limiet van 2 GB op mailboxgrootte en een limiet van 10 MB op verzenden en ontvangen. Met Mimecast Cloud Archive kregen we mensen zover dat ze zich realiseerden 'Hé, je hoeft het niet te archiveren naar een PST-bestand. Je kunt de Mimecast-client in Outlook gebruiken of je gewoon aanmelden bij het portaal, waar je ook bent, en je archief doorzoeken."

Jim Mangan - Lead Systems Engineer, Vistaprint