Mimecast een succesverhaal voor Thynne & Macartney

Achtergrond

Thynne & Macartney is een full-service advocatenkantoor dat gevestigd is in Brisbane en cliënten bedient in heel Queensland. Net als advocatenkantoren overal ter wereld is het bedrijf sterk afhankelijk van e-mail als primair communicatiemiddel, zowel voor kantoormedewerkers als voor mobiele medewerkers.

Thynne & Macartney koos voor Mimecast Unified Email Management ter vervanging van verschillende puntoplossingen op zijn netwerk, waardoor e-mailbeveiliging, -archivering, -continuïteit, mobiele toegang en meer werden geconsolideerd. Het resultaat is een veilige, kosteneffectieve, cloud-gebaseerde e-mailoplossing die de efficiëntie, mobiliteit en klantenservice verbetert - zelfs in het ergste geval.

Mimecast biedt de 110 e-mailgebruikers van het bedrijf nu een betrouwbare service die bedrijfskritisch is. "E-mail is enorm belangrijk voor de organisatie. Een groot deel van onze inkomsten komt voort uit factureerbare tijd, dus downtime van e-mail gaat verder dan ongemak en frustratie," aldus Ken Apps, IT Manager. "Het kan een directe invloed hebben op onze inkomsten en onze reputatie."

Situatie

Toen Ken eind 2009 bij het bedrijf kwam werken, was het e-mailsysteem van Thynne & Macartney opgebouwd uit ongelijksoortige puntoplossingen voor antivirus, beveiliging, e-mailgateway, spambescherming en archivering. Het was complex, inefficiënt en kostbaar.

Met name archivering was een groot probleem. "Het kostte de IT-afdeling uren of zelfs dagen om gearchiveerde e-mails op te halen en de mogelijkheid dat het systeem sommige e-mails niet archiveerde, creëerde een compliance-risico."

Na de situatie te hebben beoordeeld, identificeerde Ken e-mailarchivering als een duidelijke prioriteit voor investeringen. Aangezien veel van de point solutions en diensten aan vernieuwing of vervanging toe waren en er geen e-mailcontinuïteitsdienst bestond, zag Ken echter een kans om een uitgebreidere revisie door te voeren.

Ken zei: "Het uiteindelijke doel was om al onze point solutions te vervangen door één enkel platform dat ons e-mailsysteem betrouwbaarder, productiever en eenvoudiger te beheren zou maken."

Oplossing

Thynne & Macartney's IT-dienstverlener Docscorp liet Ken kennismaken met Mimecast Unified Email Management (UEM).

Ken zei: "Ik was onder de indruk. Mimecast bood één enkele oplossing voor al onze uitdagingen op het gebied van e-mailbeheer en, wat cruciaal is, een eenvoudigere, productievere ervaring voor zowel kantoormedewerkers als mobiele medewerkers".

Dit zou voor Thynne & Macartney echter de eerste kennismaking met het cloudmodel zijn, dus Ken was natuurlijk voorzichtig. "Uiteindelijk gaven de SLA's en de data-invoerservice van Mimecast mij de doorslag. Het was duidelijk dat dit een dienst was waarop we konden vertrouwen en die ons een risicoloze manier bood om gegevens uit meerdere silo's over te brengen naar een enkele, geconsolideerde opslagplaats in de cloud."

Voordelen

Thynne & Macartney begon in november 2010 met de overstap naar Mimecast UEM, maar het gebruiksgemak en de mogelijkheden voor e-mailcontinuïteit van de dienst werden eerder dan verwacht getest.

Ken zei: "In januari 2011 waren we al onze uitgaande externe e-mail en onze Exchange-gegevensjournaling overgeschakeld op Mimecast. Op dat moment werd Brisbane getroffen door ernstige overstromingen."

Toen het kantoorgebouw van Thynne & Macartney op het punt stond de stroom uit te vallen, was Ken gedwongen de migratie naar Mimecast vanuit huis te voltooien. "Het instellen van Mimecast op afstand verliep vrij intuïtief en ik kon het heel snel aan de praat krijgen.

"Binnen een dag nadat de IT-systemen waren uitgeschakeld, konden de medewerkers e-mails verzenden en ontvangen en hadden ze toegang tot alles wat ze in de voorgaande 58 dagen hadden verzonden of ontvangen. Dankzij Mimecast kon het personeel de volgende vijf dagen contact houden met klanten."

Ken weet nu dus dat Thynne & Macartney over een uiterst effectieve oplossing beschikt voor e-mailcontinuïteit. "In zekere zin rechtvaardigden de overstromingen onze beslissing om met Mimecast in zee te gaan. Nu we de volledige migratie achter de rug hebben, is het nog indrukwekkender. Tijdens downtime behoudt het personeel toegang tot e-mail zonder dat het iets hoeft te doen."

Toegankelijke archivering

Ken heeft ook zijn belangrijkste ambitie verwezenlijkt, namelijk een toegankelijke en toch compliant oplossing voor e-mailarchivering. Hij zei: "Met de Mimecast-oplossing hebben we de volledige zekerheid dat we alles archiveren - het heeft meer integriteit."

"De oplossing maakt ook een betere, meer responsieve klantenservice mogelijk, omdat gebruikers heel snel en gemakkelijk zelf archiefzoekopdrachten kunnen uitvoeren. E-mails kunnen binnen enkele minuten worden opgehaald in plaats van dagen."

Naadloze mobiliteit

Mimecast Mobile Access heeft de mobiliteitsstrategie van Thynne & Macartney versterkt door alle medewerkers met eigen iPhones en iPads naadloos toegang te geven tot e-maildiensten via native app-interfaces.

Ken legt uit: "Mobiliteit met Mimecast gaat niet alleen over de inbox. Onze medewerkers hebben toegang tot hun volledige e-mailaccount, kunnen archieven doorzoeken en nog veel meer, allemaal via de Mimecast-apps."

Verbetert de gebruikerservaring

De nauwe integratie met Microsoft Outlook, via Mimecast Services for Outlook (MSO), heeft een aanzienlijk betere gebruikerservaring mogelijk gemaakt. Zo heeft de functie voor het strippen en linken van bijlagen van MSO een lang bestaand probleem opgelost.

"Vroeger kregen we waarschijnlijk drie of vier keer per week te maken met gebruikers die ons vroegen om te helpen een bijlage te verkleinen, zodat ze die naar een klant konden sturen. Nu kunnen we zelfs bestanden van 50Mb heel gemakkelijk naar al onze klanten sturen, zonder ons zorgen te maken over de limieten van de mailboxgrootte."

Eenvoudiger, meer kostenefficiënt

Mimecast UEM heeft Ken ook in staat gesteld om aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen te realiseren. "We hebben geld bespaard op hardware en servicecontracten voor al die puntoplossingen en we hebben veel tijd bespaard omdat de oplossing veel minder onderhoud vereist.

"Mimecast is ongelooflijk kosteneffectief gebleken. We hebben onze e-mailsystemen in alle opzichten verbeterd, van betrouwbaarheid en disaster recovery tot de gebruikerservaring, mobiliteit en productiviteit, en dat alles is gedekt door het budget dat we uitsluitend voor een nieuwe e-mailarchiveringsoplossing hadden uitgetrokken."