Met Mimecast krijgt gemeente bodemloos e-mailarchief, gestroomlijnde naleving van audits en sterkere e-mailbeveiliging

In een oogopslag

• Publieke sector
• Aantal e-mail gebruikers: 750

Mimecast Email Security gaf Stellenbosch de fraudebestendige, permanente archivering die het nodig had voor effectieve naleving van audits en om ervoor te zorgen dat e-mail kan worden gebruikt als betrouwbaar bewijsmateriaal in juridische geschillen - en dat alles terwijl het zich verdedigde tegen geavanceerde bedreigingen voor de e-mailbeveiliging en de mobiliteit van het personeel mogelijk maakte.

De plaatselijke gemeente Stellenbosch bestuurt de steden Stellenbosch, Franschhoek en Pniel en de omliggende plattelandsgebieden in de provincie West-Kaap in Zuid-Afrika. Zij houdt toezicht op de verlening van een breed scala aan diensten aan burgers en bedrijven en streeft ernaar de regio te vestigen als de "innovatiehoofdstad van Zuid-Afrika".

Met 750 werknemers verspreid over verschillende afdelingen is de gemeente voor haar communicatie sterk afhankelijk van e-mail. Voor ICT-manager Brian Mkaza is e-mail dan ook een belangrijk aandachtspunt - met beschikbaarheid, archiefbewaring, compliance en beveiliging als belangrijkste aandachtspunten.

"E-mail is het belangrijkste communicatie- en samenwerkingsinstrument voor de gemeente, wat betekent dat het uiteindelijk een opslagplaats wordt voor allerlei belangrijke informatie," zei hij.

"Dat betekent dat de mogelijkheid om zelfs verwijderde e-mails terug te vinden en te herstellen erg belangrijk is, net als e-mailbeveiliging. Tegelijkertijd maken kwesties rond e-mailarchivering, beveiliging en audit trails deel uit van onze strenge jaarlijkse audit, dus onze systemen moeten dat ondersteunen."

Ongelijkwaardig systeem

Tegen de tijd dat Brian begin 2015 bij de gemeente kwam werken, had het bestaande e-mailsysteem - gebaseerd op een reeks uiteenlopende oplossingen - echter moeite om aan deze eisen te voldoen, waarbij archivering een kritiek punt was.

"Op dat moment bood het archief niet de retentie die we nodig hadden," legt Brian uit. "Als iemand bijvoorbeeld e-mails verwijderde, konden we die niet altijd meer terughalen. Ze waren dan gewoon verdwenen. Dat was niet goed genoeg in gevallen waarin e-mail nodig was ter ondersteuning van onderzoeken of rechtszaken.

"Om te voldoen aan de audits van de auditeurs-generaal moeten we bovendien audittrails vastleggen om te laten zien wie wanneer en waarom toegang heeft tot het archief. Het samenbrengen van die informatie was ook niet altijd een eenvoudig proces."

Deze problemen, samen met de bredere bezorgdheid over e-mailbeveiliging en de groeiende noodzaak om een door het bedrijf goedgekeurde oplossing voor mobiele communicatie te bieden, hebben Brian en zijn team ertoe aangezet op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing: "Het liefst wilde ik één oplossing voor al die problemen."

Een uniforme oplossing

Op dat moment had Stellenbosch een kleine Mimecast-implementatie. Brian ging op onderzoek uit naar de voordelen van de implementatie van de bredere Mimecast Unified Email Management (UEM)-oplossing - die één geïntegreerde oplossing biedt voor e-mailarchivering in de cloud, beveiliging, continuïteit, mobiliteit en meer.

"Het was me meteen duidelijk dat Mimecast onze e-mailsystemen up-to-date kon brengen, ons de kostenvoordelen van een cloudoplossing kon bieden en tegelijkertijd onze archiveringsmogelijkheden kon uitbreiden, de compliance en beveiliging kon verbeteren en de mobiliteit van het personeel mogelijk kon maken", legde hij uit.

Eenvoudige uitvoering

Brian's beslissing om met Mimecast in zee te gaan werd snel bekrachtigd dankzij een naadloze en probleemloze migratie naar cloud e-mailbeheer.

"We kregen gedurende het hele project geweldige ondersteuning van Mimecast," zei hij. "We begonnen met een duidelijk projectplan, waarbij elke fase duidelijk in kaart werd gebracht met rollen en verantwoordelijkheden. We hadden het gevoel dat we in elke fase in veilige handen waren; telkens als we een vraag hadden, kon een van beiden ingrijpen en ons de antwoorden geven die we nodig hadden."

Naast deze ondersteuning vond Brian's team de gebruikerstraining van Mimecast erg nuttig: "Gebruikers en het team een eenvoudige training geven over hoe ze Mimecast het best kunnen gebruiken, was echt waardevol om de acceptatie door de gebruikers te versnellen.

Eeuwigdurend Archief

De voordelen op langere termijn van de overstap naar Mimecast UEM waren ook snel duidelijk, nergens meer dan in het e-mailarchief van Stellenbosch. De dagen van verloren e-mails en onvolledige audit trails zijn voorgoed voorbij.

Brian zei: "Het Mimecast Cloud E-mail Archive heeft ons e-mailbehoud veranderd en het gemak waarmee we e-mails kunnen vinden en bewaren die we nodig hebben voor onderzoeken of rechtszaken. Al onze e-mail wordt nu standaard 99 jaar in drievoud bewaard, dus het is eenvoudig om elke e-mail terug te vinden, of deze nu is verwijderd of niet. Het is nu een klus die minuten kost, in plaats van dagen."

"De fraudebestendige auditproeven zijn ook erg nuttig," vervolgt hij. "De auditrapporten die we van Mimecast krijgen, maken het heel gemakkelijk om te voldoen aan de eisen van de Auditor General en we kunnen erop vertrouwen dat zelfs archiefbeheerders archiefstukken niet kunnen wijzigen."

Strenge e-mailbeveiliging

De voordelen van het cloudarchief worden versterkt door de verbeterde e-mailbeveiliging die door Mimecast wordt geboden. Mimecast is geïntegreerd met het e-mailarchief en biedt lagen van bescherming tegen malware, spam en geavanceerde bedreigingen zoals vertraagde URL-exploits en bewapende bijlagen, waardoor de gegevens en gebruikers van Stellenbosch beschermd blijven tegen hackers.

"Mimecast Email Security heeft onze verdediging tegen aanvallen via e-mail ingrijpend veranderd", aldus Brian. "We kunnen er nu op vertrouwen dat onze inboxen worden verdedigd tegen virussen en gerichte aanvallen, en dit is een bescherming die het naleven van de eisen van de auditeur-generaal weer relatief eenvoudig maakt."

Eenvoudige mobiliteit

Mimecast heeft het Brian ook gemakkelijk gemaakt om in te spelen op de groeiende vraag van gebruikers naar mobiele e-mailtoegang - een vraag die gebruikers had doen teruggrijpen naar de gratis mailoplossingen die de e-mailbeveiliging in het gedrang kunnen brengen.

"Via de mobiele app van Mimecast kunnen we gebruikers eenvoudig en veilig toegang geven tot e-mail via mobiele apparaten", legt Brian uit.

"Dat heeft ons in staat gesteld om een mobiel e-mail- en BYOD-beleid goedgekeurd te krijgen door de raad. Tot nu toe is mobiele toegang uitgerold naar mijn team en binnenkort zal het beschikbaar zijn voor alle gebruikers. Van wat we tot nu toe hebben gezien, ben ik er zeker van dat de gebruikers die mobiele toegang willen, het geweldig zullen vinden."

Lagere kosten

Bovendien bespaart de overstap naar Mimecast de gemeente Stellenbosch geld en het team van Brian tijd.

"Door e-mailbeheer in de cloud te hebben, hoeven we geen archief- en beveiligingsupdates, patches en hardware-upgrades meer uit te voeren. Dat alleen al bespaart ons een hoop tijd en geld."

"Bovendien hebben we geen downtime-events meer en is het systeem als geheel eenvoudiger te beheren. Voeg daarbij een gestroomlijnde e-mailontdekking en -controle en het is duidelijk waarom Mimecast voor ons de perfecte oplossing is," concludeerde hij.