Schoeman Advocaten

In een oogopslag

• Schoeman Advocaten (www.schoemanlaw.co.za)
• Sector: Juridisch
• Aantal e-mail gebruikers: 6

Context

Schoeman Attorneys, Conveyancers and Notaries Public, gevestigd in Kaapstad, is een boutique advocatenkantoor dat een breed scala aan juridische diensten aan haar cliënten aanbiedt. Zij zijn gespecialiseerd in handelsrecht, BBBEE advies en planning, mijnbouwrecht, civiele geschillen, het opstellen van contracten (met inbegrip van huwelijkse voorwaarden), eigendomsoverdracht en notariële praktijk, testamenten en estate planning.

Dit boutique advocatenkantoor is opgericht door directeur Nicolene Schoeman en heeft een sterke ondernemersmentaliteit. Dit onderscheidt hen van andere advocatenkantoren doordat zij ervaring uit de eerste hand toepassen op de veelvoorkomende uitdagingen waarmee ondernemers worden geconfronteerd.

Schoeman Advocaten is ideaal gepositioneerd om beproefde, praktische oplossingen aan te bieden die de naleving van de wettelijke voorschriften en het vermijden van risico's omvatten en die zakelijk zinvol zijn voor hun brede waaier van cliënten - van ondernemers die KMO's runnen tot nationale en multinationale ondernemingen en gemeenschapsgerichte organisaties.

"Het platform heeft ook de behoefte van Schoeman Advocaten aan communicatie op papier aanzienlijk verminderd. Een belangrijke initiële doelstelling."

Nicolene Schoeman - Directeur, Schoeman Advocaten

Schoeman Advocaten werkt nauw samen met cliënten in vele soorten en maten - variërend van kleine en middelgrote ondernemingen tot grote multinationals - en streeft ernaar elke cliënt dezelfde mate van toegewijde aandacht te geven en tegelijkertijd een werkomgeving te bieden die inspireert tot creatief denken, praktische oplossingen en positieve resultaten.

Uitdaging

Van oudsher zijn advocatenkantoren sterk afhankelijk van de aanwezigheid van fysieke documenten voor de verantwoording van handelingen van cliënten, bewijsmateriaal, communicatie en facturering. Het is zelfs niet ongebruikelijk dat deze entiteiten namens cliënten grote opslagplaatsen van gevoelige papieren gegevens aanleggen voor later gebruik.

In de loop der tijd zijn grotere bedrijven geleidelijk overgestapt op veilige cloud-gebaseerde opslag- en archiveringsplatforms om kritieke informatie digitaal op te slaan. Hoewel dit voor veel van de grootste Zuid-Afrikaanse rechtspersonen een elegante oplossing is, zijn de kosten en de inspanningen die met een dergelijke overstap gepaard gaan, voor de meeste kleinere spelers te hoog.

"Advocaten moeten voldoen aan complexe eisen op het gebied van archivering en beveiliging van documenten om de vertrouwelijkheid van cliënten en de integriteit van gegevens te beschermen", aldus Nicolene Schoeman, directeur van Schoeman Attorneys.

"Het is een unieke bedrijfstak die geleidelijk steeds afhankelijker is geworden van technologie om in deze behoefte te voorzien. Desondanks hebben alleen grotere bedrijven zich met succes ingespannen om hun afhankelijkheid van communicatie op papier te verminderen".

Schoeman Advocaten, dat bekend staat om zijn streven naar innovatie, had eerder zijn e-mailcommunicatieplatform overgebracht naar een andere open-sourcetoepassing in een poging om dit ideaal te verwezenlijken. Helaas bood deze dienst geen archiverings- en eDiscovery-oplossingen die uitgebreid genoeg waren om aan de behoeften van een opkomend advocatenkantoor te voldoen. Met dit in het achterhoofd begon Schoeman Advocaten haar zoektocht naar een beter geschikt alternatief.

Oplossing

Na een grondig onderzoek koos het bedrijf ervoor om zijn e-mailplatform over te zetten op Mimecast met de hulp van gecertificeerde partner Evolv Networks.

In november 2012 begon Schoeman Advocaten aan een gefaseerde overdracht waarbij de dagelijkse elektronische communicatie en archiefdiensten geleidelijk zouden worden overgebracht naar de Mimecast Unified Email Management-oplossing.

In april 2013 was het proces voltooid. Om ten volle gebruik te kunnen maken van de functies en voordelen kreeg het personeel een grondige opleiding over het Mimecast-platform, gefaciliteerd door Evolv Networks. Het personeel kon vervolgens de voordelen van een meer uniforme aanpak van e-mailbeveiliging, -archivering en -continuïteit omarmen.

Voordelen

Tot nu toe heeft Schoeman Advocaten verschillende voordelen genoten na de overstap naar het Unified Email Management-platform van Mimecast.

De toegang tot een uitgebreide archiveringsoplossing met robuuste eDiscovery-tools is het belangrijkste voordeel geweest, meent Schoeman.

"Wij zijn uiterst tevreden met het platform van Mimecast. Onze vorige cloud-gebaseerde e-mailomgeving bood ons slechts een marginale hoeveelheid archiefcapaciteit en maakte het vaak moeilijk om oude informatie op te zoeken tenzij we de exacte klantnaam, datum of het directe e-mailadres hadden".

"Gelukkig is deze zorg niet langer aanwezig. De eeuwigdurende archiefoplossing en eDiscovery-capaciteit van Mimecast zijn enorm nuttig gebleken voor alle medewerkers van Schoeman Attorney. De mobiele applicatie van Mimecast heeft het ook veel gemakkelijker gemaakt om onderweg toegang te krijgen tot dit archief en het te verkennen".

In een omgeving die zich bijzonder bewust is van strikte beveiliging en het behoud van de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens, heeft Mimecast een unieke waardepropositie geboden. Als een van de weinige wereldwijde cloudserviceproviders met ISO27001-certificering kan Schoeman Advocaten er zeker van zijn dat zijn gegevens te allen tijde worden beschermd.

Het platform heeft ook de behoefte van Schoeman Advocaten aan communicatie op papier aanzienlijk verminderd. Een belangrijke initiële doelstelling, voegt Schoeman eraan toe.

"Mimecast sluit goed aan bij onze visie om trendsetters te worden in de juridische wereld door onze afhankelijkheid van archivering op papier te verminderen zonder de vertrouwelijkheid van de klant in gevaar te brengen. Het Unified Email Management-platform heeft zeker veel van onze interne processen gestroomlijnd, waardoor we een uniek concurrentievoordeel hebben".