SA's sportschoolpartner Virgin Active ontmoet zijn beste IT-partner tot nu toe in Mimecast

Context

Virgin is een wereldwijd bekend merk, opgericht door de charismatische Sir Richard Branson, en staat synoniem voor innovatieve en gedurfde ondernemingen die grenzen verleggen.

Virgin Active, een divisie van de internationale Virgin Group, biedt gezondheidsclub- en wellnessdiensten aan leden in het Verenigd Koninkrijk, Spanje, Italië, Namibië en Zuid-Afrika - haar grootste operatie met meer dan honderd sportscholen in het hele land.

Uitdaging

Virgin Active South Africa is al jaren een Lotus Notes-gebruiker. In 2011 startte het bedrijf het proces dat de migratie naar een op Microsoft gebaseerd platform mogelijk zou maken.

Omdat Lotus Notes zo'n integraal onderdeel van de infrastructuur is (alleen al de LDAP dateert van meer dan tien jaar geleden), was het nooit een optie om het helemaal af te schaffen. Wat nodig was, was een technologiepartner die tussen de twee kon navigeren.

Naast de migratie waren er nog een aantal andere mailgerelateerde uitdagingen die moesten worden opgelost.

"E-mail is een cruciaal onderdeel van onze activiteiten," legt Andre Mostert uit, hoofd IT Operations van Virgin Active. "We hebben enkele duizenden werknemers op ons hoofdkantoor, callcenter en onze meer dan honderd clubs in het hele land. Degenen op clubniveau brengen het grootste deel van hun tijd door achter hun bureau, in contact met leden. Om onze werktijden mogelijk te maken, werken velen in ploegendiensten. E-mail is ons handigste en betrouwbaarste communicatiekanaal intern, en is ook een belangrijk onderdeel van onze externe engagementen."

Dit grote gebruikersbestand in combinatie met een complexe mailomgeving zorgt voor een gigantische beheertaak. Virgin Active had twee fulltime medewerkers in dienst voor het dagelijkse beheer van het systeem.

Het bedrijf kampte regelmatig met uitval, waardoor de uptime - of het gebrek daaraan - problematisch was. "Veel van onze medewerkers gingen over op privé Gmail-accounts om de communicatie open te houden," legt Mostert uit. "Dit was vanuit risico-oogpunt niet ideaal, gezien de gevoeligheid van de correspondentie en de compliance die ons bedrijf vereist. Het holde ook onze controle over de omgeving uit als het gaat om eDiscovery, aangezien deze mails buiten ons domein vallen."

Oplossing

Naast een uitstekend productaanbod en een aantrekkelijke integratie met zowel Microsoft als Lotus Notes, waren de flexibiliteit van Mimecast en de bereidheid om de klant tevreden te stellen belangrijke factoren.

Mimecast werkte samen met Virgin Active aan een oplossing die paste bij de unieke gebruikersdemografie van het bedrijf. Het resultaat is een reeks gebruikersprofielen die precies het juiste niveau van dienstverlening bieden aan elke groep, zonder afbreuk te doen aan de veiligheid of compliance.

Mostert was onder de indruk van de hele implementatie, van de eerste onderhandelingen tot de daadwerkelijke implementatie, waarbij de klanttevredenheid voorop bleef staan. "Het team zette zich volledig in om ons zo snel en naadloos mogelijk operationeel te maken en loste de problemen op met een minimum aan bureaucratie.

Voordelen

Virgin Active wordt nog steeds op haar wenken bediend. Sinds de ingebruikname in november 2012 heeft het bedrijf een uptime van 100% genoten binnen zijn mailomgeving, iets wat voorheen ongehoord was. "Het systeem biedt het soort elektronische communicatiestandaard dat een wereldwijde organisatie als de onze nodig heeft, eenvoudig en effectief," zegt Mostert. "En de cultuur van innovatie en ondersteuning die Mimecast als geheel tentoonspreidt, houdt onze relatie boeiend en relevant."

"Het systeem is intuïtief en beheert zichzelf bijna," zegt Amanda Rust, IT Production Manager van Virgin Active South Africa, die vóór de implementatie van Mimecast elke dag uren bezig was met mailgerelateerde problemen. "De rapportagetools zijn eenvoudig, maar bieden toegang tot rijke, tastbare informatie waarop het bedrijf kan inspelen. We hebben nu een veel beter inzicht in onze mailomgeving als geheel. We hebben ook ons personeel kunnen inzetten voor meer strategische, bedrijfsgerichte projecten."

"We waren ook overdonderd door de beveiligingsfuncties," zegt Mostert, die toegeeft dat Virgin Active vóór de implementatie van Mimecast geen idee had hoe groot de impact van spam op haar systeem was. "Hoewel we wisten dat het een probleem was, vooral gezien het aantal gebruikers dat we hebben, begrepen we de volle omvang van het probleem pas toen we het aantal 'onproductieve' mails konden controleren die inboxen verstoppen. Letterlijk 1000 mails worden op wekelijkse basis geëlimineerd zonder dat dit ten koste gaat van bandbreedte of tijd. We hebben het volste vertrouwen in de veiligheid van onze omgeving, die ook onze compliance behoeften ondersteunt."

De productiviteit (en de bijbehorende ROI) van IT-middelen worden verder verbeterd door de eDiscovery-mogelijkheden van Mimecast, iets waar Virgin Active sterk op vertrouwt voor het oplossen van geschillen, zowel intern als extern. "Voorheen moesten we één enkele correspondentiedraad door verschillende systemen traceren om een geschikt communicatiespoor te creëren. Dit kon uren of zelfs dagen duren," zegt Rust. "Mimecast integreert al deze opslagplaatsen, ook die in Lotus, en stroomlijnt dit proces tot een kwestie van minuten, zonder dat je naar een beheerder hoeft te worden doorverwezen."

Misschien wel de beste indicator voor het succes van het project? De bevestiging van Mostert dat als hij de keuze had, hij dezelfde beslissing opnieuw zou nemen - en opnieuw.