Reminger Advocaten vereenvoudigt en beveiligt Office 365 e-mail met Mimecast

Context

Reminger is gespecialiseerd in algemeen civiel- en ondernemingsrecht en bedient een groeiend cliëntenbestand dat naast particulieren ook banken, olie- en gasbedrijven en andere going concerns omvat. Het kantoor heeft een gezonde clientèle in het Dallas-Fort Worth gebied, maar heeft ook een groeiende werklast van cliënten met een nationale aanwezigheid.

Uitdaging

Reminger Advocaten wil de beste zijn in wat ze doen. Ze willen ook dat hun IT-afdeling de beste is en over de beste tools beschikt. Voor het beheer van zakelijke e-mail, het overzichtelijk en veilig houden van de inbox van gebruikers en het behouden van de toegang tot gearchiveerde e-mail in Microsoft Office 365™, is Mimecast volgens Reminger de beste keuze.

Reminger, met het hoofdkantoor in Cleveland, Ohio en meer dan 330 e-mailgebruikers op 13 locaties verspreid over het midwesten van de VS, kampte met een ernstig probleem waarbij e-mail op te veel plaatsen terechtkwam, aldus Ryan Patriarca, IT-directeur van Reminger.

E-mail kwam voor in de ongewenste e-mailmappen van Outlook, de ongewenste e-mailmappen van een vorige leverancier van e-mailbeheer, rommelmappen, inboxen en "diepe, donkere spam" in administratieve logboeken.

"Je hebt vijf plaatsen waar post verschijnt, en dat is gewoon niet acceptabel of functioneel," zei Patriarca. "We moesten dat consolideren en we hadden een betere oplossing nodig die post in minder emmers zou aanbieden, zodat we het effectiever konden beheren."

Terwijl het bedrijf midden in een Office365-migratie zat, begon het nieuwe e-mailbeheersoftware te evalueren en overwoog het alleen Software as a Service (SaaS)-oplossingen. Reminger wist ook dat het aanbod van Microsoft op het gebied van het filteren van ongewenste e-mail en het bieden van beveiligings- en archiveringsdiensten voor zakelijke e-mail niet voldoende zou zijn om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen.

"Microsoft's junk mail afhandeling, of het nu Office 365 is of niet, is duidelijk niet de beste oplossing," zei Patriarca. "Het is geen gezonde zakelijke beslissing om daar mee door te gaan alleen om een paar euro's te besparen. Je mist e-mails die je nodig hebt. Ik snap niet hoe iemand dat kan overwegen."

Reminger kiest Mimecast om migratie naar Office 365 te vergemakkelijken

Na een evaluatie in 2015 bleek dat Mimecast volgens Patriarca de beste optie was, gezien de prijs en de functies.

Het bedrijf begon Mimecast te gebruiken in een hybride omgeving tijdens het migratieproces naar Office 365 en Patriarca merkte op dat de diensten van Mimecast net zo goed werkten in de hybride als in de volledige cloudomgeving.

Reminger begon met de SaaS anti-spam en anti-virus diensten van Mimecast en voegde daar later e-mailarchivering en metadata scrubbing aan toe.

"De archivering is echt een leuke functie," zei Patriarca. "Het is veel eenvoudiger te gebruiken en efficiënter dan Exchange Online-archivering. Als er berichten binnenkomen of uitgaan, zijn ze veel gemakkelijker terug te vinden. We kunnen zoeken in het Mimecast-archief en we kunnen het meestal meteen vinden."

Tot nu toe heeft Reminger een aantal voordelen van Mimecast geplukt, waaronder minder telefoontjes naar hun IT-helpdesk van gebruikers die niet de e-mail krijgen die ze moeten krijgen.

"De advocaten hier zijn minder tijd kwijt met IT, zich afvragend of ze een poststuk kunnen krijgen of niet," zei Patriarca. "De mogelijkheid om in de Outlook-invoegtoepassing berichten in de wacht te zien, is ook erg waardevol. Het product dat we eerder hadden, had zoiets niet."

Mimecast helpt Reminger te voldoen aan de vele wettelijke vereisten waarmee advocatenkantoren te maken hebben als het gaat om het bijhouden en beveiligen van gevoelige gegevens, waaronder de naleving van de Amerikaanse Health Insurance Portability and Accountability Act.

Het bedrijf is ook tevreden over de ondersteuning en service van Mimecast, evenals over het eenvoudige, schone en responsieve administratieve webportaal waar Patriarca het Mimecast-beleid en de Mimecast-configuraties van Reminger kan instellen.

Reminger wil zijn Mimecast-implementatie in de toekomst wellicht versterken door meer archiveringsmogelijkheden toe te voegen die verder teruggaan in hun e-mailgeschiedenis. Maar voor nu is Patriarca tevreden met de veiligheid en toegankelijkheid die Mimecast biedt voor zijn e-mail.