Mimecast helpt Oliver Hume belangrijke e-mail veilig te laten doorstromen

Oliver Hume vertrouwt op de e-mailbeveiliging van Mimecast om zijn e-mailsystemen te beschermen tegen malware en spam, en gebruikers in de drie kantoren ononderbroken toegang te bieden tot e-mail via desktop en mobiele apparaten. De oplossing bood kosteneffectieve continuïteit tijdens de onderbreking van een verhuizing van het hoofdkantoor, terwijl de complexiteit en overheadkosten voor ondersteuning werden verminderd.

Context

Oliver Hume is een multidisciplinaire groep van vastgoeddiensten met kantoren in Melbourne, Sydney, Brisbane, Gold Coast en Sunshine Coasts. Het bedrijf is de grootste projectmarketeer van Australië en heeft ongeveer 120 mensen in dienst.

Betrouwbare toegang tot e-mail is belangrijk voor de verkoop- en klantenservicemedewerkers van Oliver Hume, of ze nu op kantoor zijn of onderweg.

"Toen ik Mimecast bekeek, was ik er meteen van overtuigd dat dit de juiste oplossing was. Het was veel beter beheersbaar en minder complex dan onze andere opties, en bood voortdurende continuïteit tegen dezelfde kosten als een disaster recovery one off."

Carlos Labura - IT Manager, Oliver Hume

IT-manager Carlos Labura is in wezen een eenmans IT-afdeling en legt uit: "Onroerend goed is een zeer concurrerende markt, dus we moeten alert zijn als het gaat om het reageren op nieuwe zakelijke leads en het nakomen van de servicebeloften die we aan bestaande klanten doen. Betrouwbare toegang tot e-mail is daar een belangrijk onderdeel van."

Situatie

Het e-mailsysteem voor elk kantoor van Oliver Hume was gebaseerd op een Exchange-server op het hoofdkantoor, aangevuld met een reeks point solutions, zoals gehoste e-mailbeveiliging geleverd door Trend Micro en mogelijkheden voor het delen van grote bestanden op basis van consumentendiensten zoals Dropbox.

Het bedrijf beschikte over een brede ondersteuning voor disaster recovery (DR), maar niet over een realtime oplossing voor e-mailcontinuïteit - een probleem dat begin 2014 de kop opstak, toen Carlos voorbereidingen trof voor de verhuizing van het hoofdkantoor van Oliver Hume naar een nieuw pand:

"Gezien het feit dat de infrastructuur van het hoofdkantoor e-mail levert aan onze hele organisatie, was het van groot belang dat e-mail tijdens de verhuizing bleef stromen. Netwerkdiensten zouden 's nachts uitvallen, maar ik moest rekening houden met mogelijke overschrijdingen, wat betekende dat een e-mailcontinuïteitsoplossing van cruciaal belang was om de bedrijfsonderbrekingen tot een minimum te beperken.

In eerste instantie onderzocht Carlos de mogelijkheid om de DR-oplossing van Oliver Hume tijdelijk uit te breiden om een tijdelijke oplossing te bieden, maar het werd al snel duidelijk dat dit een complexe, tijdrovende en mogelijk kostbare optie was: "Het repliceren van onze Exchange-omgeving op onze DR-locatie en vervolgens het verschepen van harde schijven om gegevens op onze lokale servers te herstellen zodra deze weer online waren, was geen realistische optie."

Oplossing

In plaats daarvan wendde Carlos zich tot Mimecast voor een eenvoudigere, kosteneffectievere oplossing in de cloud. Hij zei: "Toen ik Mimecast bekeek, was ik er meteen van overtuigd dat dit de juiste oplossing was. Het was veel beter beheersbaar en minder complex dan onze andere opties, en bood voortdurende continuïteit tegen dezelfde kosten als een eenmalige disaster recovery-oplossing."

Nadat Carlos Mimecast had geselecteerd voor e-mailcontinuïteit, koos hij voor Mimecast, dat een reeks functies en voordelen bood die de bestaande puntoplossingen van Oliver Hume niet konden evenaren.

Het Mimecast-team leidde Carlos door een snel en pijnloos installatieproces, waarvoor geen extra hardware ter plaatse nodig was. "De installatie van de oplossing was heel eenvoudig," aldus Carlos. "Ik kreeg uitstekende, snel reagerende ondersteuning en ondervond onderweg geen grote obstakels."

Voordelen

Eerst en vooral zorgde Mimecast ervoor dat alle medewerkers van Oliver Hume tijdens de verhuizing van het hoofdkantoor toegang bleven houden tot e-mail, via de vertrouwde Outlook-interface.

Carlos zei: "We hebben de verhuizing op donderdag 's nachts uitgevoerd, maar door netwerkproblemen waren we pas op vrijdag om 13.30 uur weer operationeel. Mimecast Email Continuity zorgde ervoor dat onze gebruikers gewoon toegang hadden tot e-mail, of ze nu laptops van het bedrijf of persoonlijke laptops en smartphones gebruikten.

Van cruciaal belang was dat de continuïteitsoplossing geen enkele actie van Carlos vereiste, waardoor hij de handen vrij had om het bredere netwerkprobleem op te lossen: "Het schakelde automatisch in zodra de kernservers offline gingen en schakelde automatisch terug zodra we weer online waren."

Mimecast heeft ook de reeks e-mailbeveiligingsfuncties die Oliver Hume ter beschikking staan, uitgebreid. De meest positieve van de extra functies: "Gebruikers kunnen nu hun eigen in quarantaine geplaatste e-mails beheren, waardoor ik zeker geen helpdesktelefoontjes meer zal krijgen en minder tijd kwijt zal zijn aan e-mailbeheer."

Tot slot heeft Mimecast Large File Send het voor gebruikers gemakkelijker gemaakt om grote bestanden te delen en ervoor gezorgd dat Carlos de compliance onder controle heeft. Hij zegt: "Nu kunnen gebruikers grote bestanden rechtstreeks vanuit Outlook verzenden, terwijl encryptie en aangepaste vervalopties ervoor zorgen dat onze gegevens veilig zijn. Bovendien is het eenvoudig te beheren en voor mij controleerbaar."

Over het algemeen is Carlos zeer te spreken over Mimecast: "Ik ben onder de indruk van elk aspect van Mimecast. Het heeft de e-mailstroom tijdens stroomonderbrekingen zonder problemen in stand gehouden, onze e-mailomgeving beveiligd en functies toegevoegd om onze gebruikers productiever te maken."