Mohawk Industries gebruikt Mimecast om e-mailarchivering en -ontsluiting te vereenvoudigen en een doeltreffende AS/AV-strategie te garanderen

Context

Mohawk Industries is een toonaangevende fabrikant van vloerbedekkingen die producten creëert om residentiële en commerciële ruimtes over de hele wereld te verbeteren. Mohawk-merken zijn onder meer Dal-Tile, Karastan, Mohawk, Pergo, Martazzi en Quick-Step. Het bedrijf heeft wereldwijd meer dan 20.000 mensen in dienst.

Uitdaging

Mohawk Industries heeft duizenden werknemers, maar slechts drie IT-medewerkers houden zich bezig met e-mailondersteuning en -beheer, aldus Colby Grueber, directeur infrastructuur van het bedrijf. Efficiëntie is dus van cruciaal belang. Toch vertrouwde Mohawk in 2011 op een IBM-archiveringsplatform (CommonStore) dat snel verouderd was. "We hadden toen nog geen mailboxquota of bewaarperioden", herinnert Grueber zich, "dus als we onze wekelijkse back-ups maakten, maakten we in feite een back-up van alles wat een werknemer ooit had verzonden of ontvangen. Sommige werknemers hadden NSF-bestanden van 50 GB."

Het gevolg was dat de wekelijkse back-ups bij Mohawk zeven dagen in beslag namen. "We waren klaar met de ene back-up en begonnen meteen met de volgende," zegt Grueber. "Vaak mislukten de back-ups en raakten we gegevens kwijt. Het was een ramp, en de hoeveelheid opslag en tapes die nodig waren voor back-ups was onbeheersbaar geworden." Op het hoogtepunt was het totale wekelijkse back-upvolume gegroeid tot 10 TB.

Tegelijkertijd ontving de groep van Grueber steeds vaker verzoeken voor het vasthouden van rechtszaken - dat wil zeggen, verzoeken van juridische afdelingen om e-mailgegevens van bepaalde werknemers op te vragen. Mohawk beschikte weliswaar over een basistool voor opslag en retrieval (CommonStore van IBM), maar het vinden en ophalen van e-mail uit het systeem was een moeizaam proces, aldus Grueber. Eerst moest het team het juiste bestand vinden, en vervolgens moesten alle e-mails in dat bestand handmatig worden gescand om uit te zoeken wat het juridische team nodig had. "Het was een proces van minimaal één tot twee dagen," zegt Grueber. "Dat is veel tijd voor ons kleine team, gezien het groeiende volume van de verzoeken. De tool werkte gewoon niet meer voor ons."

Een ander punt van zorg was de continuïteit. Hoewel uitval van e-mail in het verleden geen groot probleem was geweest, zou elke uitval die zich voordeed een ernstige impact hebben op de werkzaamheden, aldus Grueber. "We vertrouwen op e-mail voor zowat alles," zegt hij, "van interne communicatie tot klantencommunicatie. We waren op een punt gekomen dat we echt vonden dat we een vangnet moesten hebben om de continuïteit te waarborgen in geval van een noodsituatie of uitval."

Tot slot wisten Grueber en zijn team dat er ruimte was voor verbetering op het AS/AV-front. "Onze spamniveaus kropen langzaam omhoog, en de gebruikers hadden dat gemerkt", zei hij. "Het is onze taak om ervoor te zorgen dat e-mail hun productiviteit ten goede komt en niet schaadt. Dus besloten we op zoek te gaan naar alternatieven voor onze SPAM-appliance."

Oplossing

Vanwege problemen met upgrades van hun CommonStore-server en SPAM-appliance op locatie, besloot Mohawk de SaaS-route te kiezen bij het evalueren van vervangingen. Na verschillende opties te hebben bekeken, koos het bedrijf voor het e-mailbeheer van Mimecast ter vervanging van de twee punctuele oplossingen. "Mimecast bood een compleet pakket van e-mailbeveiliging en e-mailarchivering , met zoekmogelijkheden voor geschillen. Het was ook gemakkelijk te gebruiken en te upgraden, en het was compatibel met bestaande toepassingen," merkt Grueber op. "Bovendien was het beschikbaar tegen een zeer redelijke prijs. Ons doel was in feite om de AS/AV en de juridische zoekmogelijkheden te vervangen zonder onze totale investering te verhogen. Mimecast was goedkoper dan alleen het vernieuwen en upgraden van onze bestaande CommonStore-oplossing.

Grueber en zijn team hebben Mimecast gefaseerd geïmplementeerd, eerst met AS/AV en daarna met de import van het bestaande e-mailarchief van Mohawk. Sinds de oorspronkelijke implementatie heeft het bedrijf het gebruik van Mimecast uitgebreid naar twee extra bedrijfseenheden, en het team van Grueber werkt nu aan een derde implementatie voor meer dan 10.000 e-mailgebruikers in totaal.

Voordelen

Zorgt voor een snelle reactie op wettelijke eisen
Dankzij de geautomatiseerde e-mailarchivering van Mimecast kunnen Grueber en zijn team gearchiveerde e-mail snel terughalen, een kritieke factor gezien het toenemende aantal juridische verzoeken om bewijsmateriaal voor e-mail. "We krijgen regelmatig verzoeken van de juridische afdeling van het bedrijf, waarin om specifieke e-mailcommunicatie wordt gevraagd", aldus Grueber. "Vóór Mimecast moesten we handmatig zoeken om de benodigde e-mails terug te vinden, een proces dat soms dagen in beslag nam.

Tegenwoordig kunnen we met de geautomatiseerde zoekmogelijkheden van Mimecast in de meeste gevallen in minder dan een uur vinden wat we nodig hebben. Dat is minstens tien keer sneller en nauwkeuriger dan het proces dat we voorheen gebruikten.

Minder servers nodig
Mohawk moest meer dan een dozijn servers onderhouden met zijn vorige on-premise tool voor het opslaan en ophalen van e-mail, en met Mimecast kon het bedrijf overbodige servers buiten gebruik stellen. "Dankzij Mimecast en ons nieuwe beleid voor het bewaren van e-mail hebben we onze opslagruimte met meer dan 25 procent kunnen verminderen", aldus Grueber, "en hoewel we geen interne schijfruimte hebben vrijgemaakt, had dat absoluut wel gekund. In ons geval eiste ons juridische team dat we de bestanden die nodig zouden kunnen zijn voor een rechtszaak op locatie zouden bewaren."

Vereenvoudigt upgrades, elimineert back-upvereisten
"Toen we op zoek waren naar een oplossing voor e-mailbeheer, wisten we dat we een enkel, cloudgebaseerd product wilden", zegt Grueber. "Onze vorige on-premise oplossing vereiste dat de leverancier ter plaatse was om te upgraden, en het proces was tijdrovend en duur. Met Mimecast hebben we alle processen kunnen stroomlijnen voor meer efficiëntie en tijdsbesparing in het algemeen. We hebben zelfs geen back-ups meer nodig dankzij de integratie met Office™ 365 en Mimecast."

Levert superieure spamcontrole
Mohawk had een bestaande AS/AV-oplossing, maar de hoeveelheid spam nam toe en eindgebruikers hadden er last van. "Mimecast is een betere AS/AV-oplossing, en dat is wat belangrijk is voor onze eindgebruikers", aldus Grueber. "Met onze vorige oplossing hadden we bijvoorbeeld een bijzonder hoog aantal valse positieven; we waren gedwongen om meerdere keren per week berichten te evalueren en vrij te geven die ten onrechte als spam werden aangemerkt. Met Mimecast doen we dat nog maar ongeveer één keer per maand." In een gemiddelde maand ontvangt de Mohawk-organisatie 10 tot 12 miljoen e-mailberichten. Mimecast blokkeert ongeveer 70 procent van die berichten als spam nog voordat ze het Mohawk-netwerk binnenkomen.

Betrouwbare, consistente ondersteuning
Toen Grueber en zijn team het grootste IT-project van Mohawk ondernamen, de overstap van Lotus naar Office™ 365, verwachtte het team uitdagingen, maar de resultaten waren verrassend. "Bij zo'n grote overgang waren we erg bezorgd over wat er zou kunnen gebeuren, maar we hebben geen enkel probleem gehad met de omschakeling wat Mimecast betreft. Mimecast presteerde vlekkeloos," aldus Grueber.