Moffitt Cancer Center

In een oogopslag

• Geconsolideerd platform vervangt drie puntoplossingen, waardoor de IT-last afneemt en Moffitt 1 miljoen dollar aan kosten voor opslaghardware kan besparen. Gerenommeerd kankercentrum helpt zijn beveiliging en naleving van regelgeving te waarborgen en breidt mogelijkheden voor disaster recovery uit met Mimecast

Context

Het Moffitt Cancer Center in Tampa, Fla. is een van de slechts 41 door het National Cancer Institute aangewezen Comprehensive Cancer Centers, een onderscheiding die de uitmuntendheid van de faciliteit op het gebied van onderzoek en haar bijdragen aan klinische proeven en aan kankerpreventie en -bestrijding erkent. Moffitt heeft het grootste bloed- en mergtransplantatieprogramma van het zuidoosten en behandelingsprogramma's die elk jaar meer dan 325.000 bezoeken aan patiënten mogelijk maken.

Uitdaging

De missie van Moffitt is om bij te dragen aan de preventie en genezing van kanker, en de visie is om de kankerzorg te transformeren door middel van service, wetenschap en partnerschap. Deze idealen, een omgeving die innovatie en leiderschap stimuleert, en een streven naar superieure patiëntenzorg strekken zich uit over de hele faciliteit, inclusief de IT-organisatie. Doug Blankenship en George Steward, netwerksysteemanalisten bij Moffitt, leggen uit dat de organisatie, met de behoeften van de patiënt voorop, altijd op zoek is naar een efficiëntere manier van zakendoen. Iets meer dan een jaar geleden begonnen Blankenship en Steward met de zoektocht naar een allesomvattende oplossing voor e-mailbeheer die drie bestaande Point-producten en een eigen PST-archiefproces zou consolideren. "We gebruikten een aantal producten voor documentarchivering, AS/AV en beveiliging, en hoewel ze elk op zich goed werkten, wilden we één oplossing die alle functies kon bieden die we nodig hadden en vanaf één locatie kon worden beheerd", legt Blankenship uit. "We waren op zoek naar compleet e-mailbeheer, inclusief de mogelijkheid om berichtstatistieken en rapportage samen te stellen, effectieve AS/AV-controle en archiveringsmogelijkheden om aan de groeiende ediscovery-eisen te voldoen."

Effectieve ediscovery was van cruciaal belang, merkt Steward op, vooral gezien het toenemende aantal verzoeken om te voldoen aan compliance- en auditbehoeften, veelal gekoppeld aan federale en staatsregelgeving. "We vertrouwden op een PST-archiveringsproces in plaats van een speciale e-mailarchiveringsoplossing. PST-bestanden waren enorm, en sommige medewerkers hadden zelfs meerdere bestanden," voegt hij eraan toe. "We hadden vaak problemen met corrupte PST's en ontbrekende gegevens, wat het team veel tijd kostte om op te lossen, en als we een ediscovery-verzoek ontvingen, moesten we vaak informatie van tapes halen. Ons team bestaat uit slechts drie mensen en het beheren van alle retrieval-verzoeken werd een uitdaging."

Mogelijkheden voor bedrijfscontinuïteit stonden ook op het verlanglijstje van Moffitt. Met een locatie aan de Golfkust van Florida is het waarborgen van de continuïteit in het geval van een natuurramp zoals een orkaan van het grootste belang, met name gezien de 24x7-omgeving van het kankercentrum en de focus op patiëntenzorg. Dankzij een effectieve failover-oplossing had de faciliteit nog nooit een e-mailstoring van betekenis gehad, maar er was geen formele oplossing voor noodherstel aanwezig. Bovendien beheerde een andere afdeling de appliances die de failover regelden, en het IT-team zocht naar een oplossing die hen in staat zou stellen om eventuele e-mailstoringen vanuit de gateway aan te pakken.

Oplossing

Voordat het team van Moffitt op zoek ging naar een allesomvattende oplossing voor e-mailbeheer, evalueerden ze de jaarlijkse kosten van hun drie bestaande apparaten en de daarmee samenhangende verlengingskosten. Kosteneffectiviteit was belangrijk, maar zeker niet hun grootste zorg. Eerst en vooral keken ze naar de functieset en zagen ze een ideale kans om in de onvervulde behoeften van de instelling te voorzien, waaronder die voor disaster recovery en meer geformaliseerde e-mailarchivering voor meer veiligheid en compliance. Blankenship had Mimecast bij een vorige werkgever gebruikt, en het team evalueerde verschillende andere leveranciers. Uiteindelijk koos Moffitt voor Mimecast. "Mimecast bood alle functies die we wilden in een gecentraliseerde tool: archivering, AS/AV, ediscovery, disaster recovery, compliance en tien jaar retentie", aldus Blankenship. "We moesten zorgvuldig evalueren hoe Mimecast gegevensopslag in de cloud gebruikt in plaats van servers op locatie, maar we waren ervan overtuigd dat het redundantieniveau en de SLA's die Mimecast bood, voldeden aan onze beveiligings- en compliance-eisen. Het kostenverschil hielp Moffitt zeker bij zijn beslissing: de hardwaretabellen voor de hoeveelheid opslag die Moffitt ter plaatse nodig zou hebben, bedroegen meer dan 1 miljoen dollar, plus garanties en onderhoud. "Mimecast was aanzienlijk goedkoper dan dat," merkt Blankenship op, "en bood dezelfde SLA-garanties." Na een korte pilot begon Moffitt eerder dit jaar met de implementatie van Mimecast. "De implementatie verliep soepel", zegt Blankenship, "We hebben een proces van zeven stappen gevolgd en geen nadelige gevolgen ondervonden in onze systemen. Onze gebruikers wisten niet eens dat de overgang plaatsvond." Eindgebruikers merkten echter wel een onmiddellijke vermindering van het aantal spamberichten dat ze ontvingen, en Steward voegt eraan toe dat het team positieve feedback kreeg van de leidinggevenden van de instelling, die aangaven dat ze het verschil op prijs stelden. Net als de AS/AV-mogelijkheden is het archiveren van nieuwe e-mailberichten al vanaf dag één live, maar Moffitt is nog steeds bezig met het overzetten van gegevens van PST's met als doel alle informatie tegen het einde van het jaar naar de cloud te hebben verplaatst.