Mimecast helpt Johannesburg weelderig en bladerrijk te houden

De stadsparken van Johannesburg beheren 22.278 hectare aan open ruimte en groene locaties. Dit vereist een aanzienlijke hoeveelheid communicatie, en Mimecast maakt deel uit van een naadloze communicatieketen.

Context

De in 2000 opgerichte Johannesburg City Parks houdt zich voornamelijk bezig met de ontwikkeling, het onderhoud en de instandhouding van de openbare open ruimte en de natuurlijke omgeving, het groener maken van de stad en het veiligstellen van de begraafplaatsen voor de toekomst. City Parks zet zich in voor het overbruggen van de groene kloof tussen achtergestelde townships en de buitenwijken. Het is verantwoordelijk voor het bieden van inclusieve open ruimten en staat ten dienste van alle inwoners van Johannesburg.

JHB Stadsparken zorgt voor 22.278 hectare open ruimte en groene gebieden. Deze ruimte omvat 1,6 miljoen straatbomen, 6.603 hectare aangelegde parken en verkeersaders, 7.500 hectare voetpaden, 2.343 parken, 1.587 hectare wandelpaden en rivierpaden, 35 begraafplaatsen, 22 natuurreservaten, 15 vogelreservaten, zeven wandelpaden en vier milieu- en educatiecentra.

"Mimecast zorgt mechanisch voor e-mail. Dit is het grootste voordeel van Mimecast voor de IT-afdeling van JHB City Parks. Uren per dag bezig zijn met e-mail behoort gelukkig tot het verleden."

Josiah Metsing - IT Manager, Johannesburg Stadsparken

Uitdaging

De administratie en het beheer van dit alles vergen veel communicatie en correspondentie, die voornamelijk via e-mail verloopt. "Als het personeel van JHB City Parks geen e-mail zou hebben, zou dat een crisis zijn in termen van werkcontinuïteit. We zouden eigenlijk gewoon niet kunnen functioneren zonder e-mail," zegt Josiah Metsing, IT-manager voor JHB City Parks.

Metsing was de helft van zijn werkdag bezig met het beheren en onderhouden van e-mailquarantaines. "Het was vreselijk frustrerend om te weten dat mijn tijd werd verspild aan de onbelangrijke taak om de e-mail van mensen te beheren, in plaats van mijn energie te richten op meer strategische IT-gerelateerde taken," zegt Metsing.

"Er waren 300 mailboxen van mensen die fysiek moesten worden bewaakt, onderhouden, bewaard en georganiseerd. Gebruikers krijgen dagelijks tien gigabyte aan ruimte voor e-mail toegewezen. Dat is heel veel e-mail," vervolgt Metsing.

Oplossing

Gebruikers kunnen de archieven van maanden of jaren terug doorzoeken in een fractie van een seconde. Bovendien helpt Mimecast zijn klanten te voldoen aan de eisen van de ECT-wet, wat betekent dat alle mails kunnen worden teruggehaald met behoud van alle controleerbare forensische details.

"Mimecast zorgt mechanisch voor e-mail; dit is het grootste voordeel van Mimecast voor de IT-afdeling van JHB City Parks. Uren per dag bezig zijn met e-mail behoort gelukkig tot het verleden," vervolgt Metsing.

De planning op de IT-afdeling is nu proactief en strategisch. "Nu er voor e-mail is gezorgd, zijn we begonnen met het implementeren van andere IT-functies ten behoeve van de workflow en de bedrijfscontinuïteit bij JHB City Parks," zegt Metsing.

Extra Mimecast-functies en -hulpmiddelen, zoals beveiliging en bescherming tegen gegevenslekken, spamcontrole en beperking van virussen, zijn geïmplementeerd. Standaard e-mailhandtekeningen en disclaimers zijn ook een Mimecast-functie die JHB City Parks in de praktijk heeft gebracht.

Mimecast vermindert de administratieve druk van spambeheer op IT-personeel op een aantal manieren radicaal. Ten eerste vermindert het de bandbreedtevereisten van e-mail door alleen geldige e-mail op het bedrijfsnetwerk toe te laten. De meeste filteroplossingen testen berichten 'op de schijf' nadat de e-mails al zijn ontvangen.

Mimecast test berichten "on the wire", terwijl ze nog bezig zijn te worden verzonden. Dit garandeert dat alleen legitieme berichten het netwerk van JHB City Parks binnenkomen.

Ten tweede maakt Mimecast geen gebruik van een quarantainesysteem voor verdachte e-mail. Dit vermindert de hoeveelheid tijd die IT-professionals besteden aan het doornemen van e-mails en het afwijzen of accepteren ervan. Dankzij de ARMed SMTP-technologie van Mimecast is er geen quarantainemap meer nodig.

Het mooie van een "on the wire"-aanpak is dat als een mail wordt geweigerd, de afzender onmiddellijk weet dat zijn afleverpoging niet is geslaagd omdat zijn mailserver hem daarvan op de hoogte stelt. Dit staat in contrast met een aanpak op basis van quarantaine, waarbij niemand ervan op de hoogte wordt gesteld dat een e-mail niet is afgeleverd.

Quarantaines vereisen voortdurende controle om te voorkomen dat zakelijke workflowprocessen worden verstoord. Mimecast ARMed SMTP vereist geen enkele bewaking.

Voordelen

"Bedrijven moeten echt gaan profiteren van cloud-gebaseerde oplossingen, waardoor de risico's op de lange termijn worden geminimaliseerd", zegt Metsing. "De tijd die we dankzij Mimecast besparen is van onschatbare waarde; ik kan niet vergelijken wat ik nu doe met wat ik deed voordat we Mimecast hadden."

Concluderend zegt Metsing: "Lokaal hebben we misschien een gebrek aan vaardigheden en een achterstand in technologie vergeleken met de VS en Europa, maar de cloud helpt ons om op snelheid te komen en stelt lokale IT-afdelingen in staat om zich te richten op andere IT-activiteiten en initiatieven dan het alledaagse e-mailverkeer. In plaats daarvan kunnen hun activiteiten en initiatieven tactisch en gepland zijn, waardoor het niveau van IT-levering lokaal stijgt en lokale vaardigheden worden ontwikkeld."