Harris, Finley & Bogle

Terwijl sommige bedrijven worden gedreven door naleving van regelgeving, is het advocatenkantoor Harris, Finley & Bogle, P.C. (HFB) uit Fort Worth, Texas, om andere redenen begonnen met het archiveren van e-mail.

Hoewel de staat Texas een bewaarplicht van zeven jaar oplegt voor papieren dossiers, gelden dergelijke regels niet voor elektronische informatie.

HFB advocaten en hun medewerkers hebben e-mailarchivering nodig om één belangrijke reden: productiviteit.

Context

HFB is gespecialiseerd in algemeen civiel- en ondernemingsrecht en bedient een groeiend cliëntenbestand dat naast particulieren ook banken, olie- en gasbedrijven en andere ondernemingen omvat. Het kantoor geniet een gezonde clientèle in de regio Dallas-Fort Worth, maar heeft ook een groeiende werkbelasting van cliënten met een nationale aanwezigheid op zich genomen.

Uitdaging

Het is nog niet zo lang geleden, herinnert HFB's IT-directeur Betsy Horn zich, dat alles in één keer mis leek te gaan. "In 2012 werkten ons Novell Groupwise netwerk en onze e-mailserver niet meer met de applicaties waar we voor onze praktijk op vertrouwden", herinnert Horn zich. "Het was duidelijk dat we een grote upgrade moesten doen."

In samenwerking met een IT-consultant migreerde HFB naar Windows networking en Exchange Server. Om een evenwicht te vinden tussen de toegang van advocaten tot historische e-mail, agenda's en taken van Groupwise zonder de omvang van Exchange-inboxen op te blazen, migreerde de IT-organisatie haar Groupwise-archieven en configureerde ze een retentiebeleid van een jaar op het oorspronkelijke archief van de Exchange 2010-server.

Spoedig daarna ging het e-mailverkeer de hoogte in. Naarmate de mensen meer en meer de smaak te pakken kregen van de snelheid en veelzijdigheid van e-mail, veranderde het medium van een gemaksdienst in een levensbelangrijk zakelijk platform. Net zo plotseling ontstonden er problemen die niemand had kunnen voorzien.

"Opslagproblemen...," zegt Horn, "... het kostte een aanzienlijke hoeveelheid tijd en geld om ervoor te zorgen dat ons nieuwe EMC SAN de toegenomen opslagvereisten kon bijbenen."

Er ontstonden ook nieuwe uitdagingen op het gebied van archivering. "Met Exchange Server moesten onze advocaten hun archieven via een webbrowser benaderen," herinnert Horn zich, "en dat irriteerde hen enorm." Erger nog, de advocaten vonden de zoekfunctie van Exchange Server onbetrouwbaar en kregen inconsistente resultaten van zoekopdracht tot zoekopdracht.

Oplossing

Ironisch genoeg waren de archiveringsproblemen van HFB niet het belangrijkste toen Horn Mimecast ontdekte. "Ik was van plan onze spamcontroledienst te vervangen", legt ze uit. "Na een aantal alternatieven te hebben onderzocht, kwamen we erachter dat Mimecast de juiste oplossing bood tegen de juiste prijs. HFB tekende uiteindelijk voor de complete Mimecast SaaS-suite: Cloud Archiving, Targeted Threat Protection, Large File Send (LFS), en Mailbox Continuity. Aangezien e-mail het belangrijkste middel voor klantcommunicatie in het advocatenkantoor was geworden, en vanwege de betrouwbaarheid van Mimecast, werd Mimecast de oplossing waar men voor veel e-mailproblemen terecht kon.

Desondanks pakte het bedrijf hun volledige archiefmigratie voorzichtig aan, omdat de pijn van de overstap naar Exchange nog vers in ieders geheugen lag. "Horn: "We hebben onze twee archieven, Mimecast en Exchange, parallel laten lopen. "We wilden er zeker van zijn dat onze advocaten tevreden waren met de oplossing." Na ongeveer 18 maanden van deze regeling, waren de browser-logins op het Exchange-archief volledig gestopt. "Toen wisten we dat we ons Exchange-archief moesten laten gaan. Mimecast is sindsdien onze archiveringsoplossing."

Voordelen

Overal en altijd snel een archief doorzoeken.

HFB advocaten hebben een ruime discretie in het beheren van hun workflows en het voldoen aan de behoeften van hun cliënten. Mimecast-apps voor Android, iPhone, Windows Phone en BlackBerry helpen hen hun e-mailervaring aan te passen aan hun wensen.

Met de gratis mobiele apps van Mimecast en de zoek-SLA van zeven seconden kunnen HFB-advocaten zaken doen, ongeacht locatie of apparaat. Volgens de persoonlijke schattingen van Horn verminderen de gecombineerde functies van de Mimecast-plugin voor Outlook en de mobiele apps de tijd die nodig is voor veelvoorkomende taken met een factor 50 tot 75 procent.

"Al onze advocaten draaien Mimecast-apps op hun smartphones", zegt Horn. "Ze zien het niet eens meer als archiveren. Ze zeggen allemaal: 'het staat in mijn Mimecast.' Waaraan ik toevoeg: 'het staat niet alleen in je Mimecast (in Outlook), het staat ook op je telefoon!'"

Uniform, intuïtief beheer van archivering, beveiliging en mailboxcontinuïteit

Voor het succes van HFB is het van cruciaal belang dat iedereen optimaal kan werken. Nergens is dit duidelijker dan bij IT, waar Horn als enige manager en beheerder fungeert. In die hoedanigheid is zij verantwoordelijk voor e-mailbeheer, netwerken en toepassingsondersteuning. Gelukkig hoeft ze dankzij Mimecast-archivering niet langer software-updates te beheren, opslagcapaciteit te controleren en toe te voegen of problemen op te lossen. Volgens haar schattingen is de hoeveelheid tijd die ze besteedt aan e-mailbeheer gedaald van gemiddeld 12 uur naar minder dan 4 uur per maand.

Ook de advocaten waarderen de intuïtieve interface van de dienst. Velen delegeren Mimecast-werkzaamheden aan hun assistenten, zodat ze hun factureerbare uren zo efficiënt mogelijk kunnen gebruiken. "Het eindgebruikersbeheer is eenvoudig," zegt Horn, "eenvoudig in te stellen en eenvoudig te gebruiken."

Altijd beschikbaar

Het onophoudelijke tempo van hoorzittingen, getuigenissen, indieningen en beroepen bijhouden is missiekritisch; ongeplande uitval kan vertragingen en onherstelbare schade veroorzaken. Daarom is de service level agreement (SLA) voor 100% beschikbaarheid die Mimecast biedt, essentieel voor het succes van het advocatenkantoor.

"Wanneer onze Exchange Server uitvalt, houden de apps de advocaten verbonden", zegt Horn. "Dat geldt ook voor de Mailbox Continuity-service van Mimecast en de LFS-add-on. Bovendien bewaart LFS alles in het archief, waar onze advocaten het later kunnen terugvinden."

"Al onze advocaten draaien Mimecast apps op hun smartphones. Ze denken er niet eens meer aan als archivering. Ze zeggen allemaal: 'het zit in mijn Mimecast.' Waaraan ik toevoeg: 'het zit niet alleen in je Mimecast, het staat ook op je telefoon!"

Betsy Horn - IT-directeur, Harris, Finley & Bogle, P.C.