Hayes Solicitors

De IT-afdeling van Hayes Solicitors in Dublin was zich al bewust van de voordelen van de overstap naar een Cloud Computing Model, het was gewoon een kwestie van het vinden van een leverancier die een dienst kon leveren met alle functies die ze nodig hadden, op een kosteneffectieve manier.

Context

Hayes is een vooruitstrevend en professioneel middelgroot advocatenkantoor in Dublin, Ierland. Het kantoor is opgericht in 1840 en is daarmee een van de langst bestaande kantoren in Ierland. Het biedt een uitgebreid scala aan juridische diensten aan zakelijke, publieke en particuliere cliënten op internationaal en nationaal niveau. Naast de focus op uitzonderlijke klantenservice is de diepte en breedte van de ervaring en sectorkennis van Hayes de sleutel tot het succes gebleken. Hayes waardeert de sterke relaties die het met klanten heeft opgebouwd en streeft ernaar een efficiënte en vriendelijke service te bieden. Hayes heeft een ongeëvenaarde werknemersloyaliteit en deze consistentie helpt Hayes bij het leveren van die service. Hayes heeft momenteel 40 advocaten en een ondersteunend personeelsbestand van ongeveer 40 personen. Hayes is een vooruitstrevend bedrijf en begrijpt het belang van investeringen in IT en het potentieel ervan om tijd en kosten te besparen, de productiviteit te verhogen en de kwaliteit van de dienstverlening aan cliënten te verbeteren.

Uitdaging

Zoals typisch is voor de sector, gebruiken de meeste klanten van Hayes e-mail als de belangrijkste vorm van communicatie en werken ze papierloos. "Onze huidige en toekomstige klanten verwachten van ons een goed e-mailsysteem, met goede beveiliging, DR en Business Continuity", legt Audrey Whelan, IT Manager bij Hayes, uit. "Al met al zijn we dus behoorlijk gefocust op e-mail en bijgevolg is ons e-mailsysteem een systeem met hoge prioriteit geworden voor de IT-afdeling van Hayes", vervolgt Whelan.

In december 2006 fuseerde Hayes met Fawsitt Solicitors, een zet die samenviel met een sterke groei van de natuurlijke aanwas intern. Deze 'dubbele' toename van het aantal medewerkers betekende dat het beheer van het e-mailsysteem van het bedrijf tijdrovend werd en dat de foutmarge toenam. Bovendien was er op dat moment geen archiveringsoplossing voorhanden, waardoor eDiscovery verzoeken omslachtig en vaak onbevredigend waren.

Whelan herinnert zich: "Ik herinner me een bepaald eDiscovery-verzoek waarbij een back-up van het mailsysteem moest worden teruggehaald en een mailbox moest worden hersteld die een paar jaar voor het verzoek was gebruikt. Het was een uitdaging om de informatie te achterhalen die nodig was om aan het verzoek te voldoen. Elke gebruiker is anders: sommigen zijn uitstekend in het bijhouden van hun mailboxen, maar met de toename van het e-mailverkeer als gevolg van onze groei, werd die taak zelfs voor de beste beheerders steeds moeilijker. PST-bestanden kunnen te groot en te talrijk worden om nog efficiënt te behandelen.

Wat beveiliging betreft, maakte Hayes gebruik van een andere dienstverlener voor e-mail anti-virus en spam bescherming, maar het beheer en de flexibiliteit van deze dienst was zeer beperkt.

Iets meer dan drie jaar geleden besloot het bedrijf de e-mailomgeving van Hayes te herzien.

Oplossing

We hebben verschillende oplossingen van verschillende leveranciers bekeken, waaronder een nieuwe oplossing van onze vorige e-mailprovider. Bij elke oplossing onderzochten we alle kenmerken en kosten, maar uiteindelijk kwam Mimecast als duidelijke winnaar uit de bus.

Whelan legt uit: "Mimecast bood alles wat we zochten in één pakket: bedrijfscontinuïteit, een geconsolideerde archiveringsoplossing, bescherming tegen spam, antivirusbescherming voor e-mail en een eenvoudige track & trace-functie voor e-mail. Het voldeed in feite aan meer eisen dan de concurrentie, voor veel minder geld, dus de beslissing was snel genomen! "De set-up was uiterst eenvoudig. De supportmedewerkers van Mimecast zijn fantastisch en hebben ons bij elke stap van de integratie begeleid. Ze zijn altijd snel met het oplossen van eventuele vragen die we hebben - dat is precies wat je van een service verwacht. Het hele proces was pijnloos.

Whelan vervolgt: "Voor Hayes was het de volgende logische stap in ons IT-programma. We konden zien dat cloud computing de verwachte standaard voor bedrijven zou worden, en met cloud wisten we dat we onze inspanningen volledig zouden kunnen richten op het helpen van onze advocaten bij het leveren van een eersteklas service zonder vast te lopen in de dagelijkse gang van zaken van onze e-mail. "In staat zijn

Het centraal beheren van al onze gearchiveerde e-mail is een enorme besparing van tijd en geld. eDiscovery-verzoeken met Mimecast nemen nu letterlijk seconden of minuten in beslag in plaats van weken, omdat alle informatie zich op één locatie bevindt. "We hebben nu veel meer controle over ons spamfilter, waardoor we ons geen zorgen meer hoeven te maken over vals-positieven. Het retentiebeleid van tien jaar is van onschatbare waarde voor het doorzoeken van archieven van verwijderde e-mails en bovendien kunnen we nu e-mails verzenden vanaf ons domein, zelfs als onze Exchange-server plat zou gaan of onze internettoegang zou worden verstoord - er is absoluut geen verlies aan continuïteit! "Mimecast doet wat het moet doen en het personeel is briljant. Het is een gebied waarop ik me nu kan ontspannen. Ik weet dat onze e-mail op de best mogelijke manier wordt beheerd," concludeerde Whelan.

Doordat Mimecast de e-mail van Hayes beheert, kan het team van Whelan zich nu concentreren op ontwikkeling in plaats van op het huishouden. Naast de ontwikkeling van het bedrijfsintranet heeft het team ook een SQL-rapportagestructuur kunnen ontwikkelen, waardoor de advocaten alle aspecten van elke zaak waaraan ze werken grondig kunnen controleren - een duidelijk voordeel voor de klanten van Hayes. Bovendien heeft het team tijd vrijgemaakt om het voltallige personeel van Hayes op te leiden in alle aspecten van het IT-systeem, waaronder het houden van Mimecast-workshops.

Whelan: "We trainen al ons personeel op de Mimecast-gebruikersinterface. We houden van het snellere, beknoptere zoeken en het traceren van e-mail. De beheerinterface, die door het IT-personeel wordt gebruikt, is zo gebruiksvriendelijk dat het ons elke week uren bespaart bij het beheren van e-mailbeheerverzoeken.

Mimecast biedt een snelle, schone, veilige, professionele, kosteneffectieve oplossing voor een anders nachtmerrie van een probleem."