Mimecast en Microsoft: een perfecte combinatie voor Clover Industries

In een oogopslag

• Clover (www.clover.co.za)
• Industrie: Detailhandel
• Aantal e-mailgebruikers: 2100

FMCG-reus vertrouwde op Mimecast om Office 365 e-mailomgeving te ontdoen van risico's - van migratie tot beveiliging, archivering en continuïteit.

Clover Industries is een merkvoeding- en drankengroep met een lange en succesvolle geschiedenis in de voorhoede van de Zuid-Afrikaanse zuivel- en fast moving consumer goods-industrie.

Het bedrijf, dat al meer dan 100 jaar een begrip is, opereert vanuit 40 locaties en bedient consumenten in Zuid-Afrika en andere Afrikaanse landen. Voor een bedrijf dat in een complexe toeleveringsketen opereert, is e-mail van vitaal belang.

Het staat centraal in het dagelijkse werk van meer dan 2100 gebruikers in alle sectoren, van verkoop en marketing tot logistiek en financiën.

Zoals Server Infrastructure Manager, Louis van der Walt het verwoordde: "Het wegvallen van de e-mail service zou catastrofaal zijn. Het bedrijf zou niet in staat zijn om te communiceren met zijn partners in de toeleveringsketen en consumenten."

Reden tot bezorgdheid

"Capaciteitsplanning was een groot probleem", legt Louis uit. "De e-mailvolumes rezen de pan uit, dus we moesten voortdurend een inhaalslag maken wat betreft serverruimte, wat een aanzienlijke CAPEX-belasting met zich meebracht.

Bovendien is het bijna onmogelijk om het steeds veranderende bedreigingslandschap bij te houden als je 40 sites lokaal ondersteunt. Er was dus ook een echt OPEX-probleem. Clover had een klein team dat voltijds aan e-mail werkte - het zou een eenvoudige technologie moeten zijn.

Het serverteam van Clover heeft eerder veel van deze problemen aangepakt door Mimecast Unified Email Management toe te voegen aan de interne e-mailomgeving van Clover: "Mimecast heeft de beveiliging geweldig versterkt, ons realtime continuïteitsmogelijkheden gegeven en de archivering enorm verbeterd."

Een stap naar de cloud

Louis legt uit: "Tegen die tijd was e-mail in de cloud een behoorlijk volwassen technologie en Office 365 in het bijzonder bood een echte belofte. Als beursgenoteerde onderneming zijn we echter verplicht om een gedetailleerde risicobeoordeling uit te voeren voordat we zo'n grote verandering in een bedrijfskritische technologie doorvoeren."

Met dat in het achterhoofd voerde Clover een volledige audit uit - waarbij de bedrijfsbehoeften en eventuele risico's in verband met een overstap naar Office 365 werden beoordeeld. Dat proces bracht een aantal potentiële risico's aan het licht, van beveiliging tot compliance, die effectief zouden moeten worden beperkt als een overstap naar Office 365 levensvatbaar zou zijn.

"Hoewel Office 365 een uitstekende oplossing is, zou elke overstap voor ons afhankelijk zijn van het beperken van het risico op gegevensverlies tijdens de migratie, van de verlenging van het standaardarchief van 30 dagen, van gegarandeerde beschikbaarheid en van de levering in de cloud van het soort gelaagde benadering van beveiliging die je op locatie krijgt."

De perfecte partner

Gelukkig had Clover de ideale oplossing al in huis. Mimecast is ontworpen om naadloos samen te werken met Office 365, en de native mogelijkheden aan te vullen en uit te breiden om een e-mailomgeving met bedrijfssterkte te leveren.

"We hoefden niet ver te zoeken," zei Louis. "Een snel gesprek met Mimecast maakte duidelijk dat het de perfecte partner was voor Office 365 en alle risicoproblemen aanpakte die door ons compliance-team waren vastgesteld."

Gecontroleerde migratie

"Mimecast maakte het gemakkelijk Mail zou altijd veilig zijn. Zelfs als we tijdens de migratie mails kwijtraakten, konden we die heel snel terugkrijgen van Mimecast."

Net zo belangrijk was dat Mimecast een gecontroleerde, stapsgewijze migratie mogelijk maakte. "We hebben geen big bang-migratie uitgevoerd," legde Louis uit. "We deden het site per site. . Een deel daarvan was training. De overstap van Lotus Notes naar Outlook was een beetje een kwestie van verandermanagement. Dus gebruikten we Mimecast om te beslissen wanneer we de e-mail van elke gebruiker via Office 365 zouden routeren, en om de controle over de e-mailaflevering te behouden.

"Van alle dingen die we moesten doen om naar Office 365 te migreren, was Mimecast het gemakkelijkst en het vlotst."

Sterkere beveiliging

Mimecast heeft Clover ook in staat gesteld om een meerlaagse benadering van beveiliging in de cloud te creëren, voortbouwend op de native bescherming die door Office 365 wordt geboden.

"Mimecast buffert ons tegen ongewenste e-mails en e-mails die van buitenaf binnenkomen, door zo'n 80.000 e-mails per dag te weigeren, en met name de Targeted Threat Protection van Mimecast versterkt onze algehele verdediging," zei hij. "Het beschermt tegen bewapende bijlagen, waarbij elke 30 dagen ongeveer 256.000 bijlagen in een sandbox worden geplaatst, en blokkeert schadelijke URL's voordat ze de inbox bereiken. Het blokkeert elke 30 dagen meer dan 50 slechte links in e-mails, waarvan er één ernstige gevolgen kan hebben voor onze reputatie."

Het serverteam van Clover is ook in staat om beveiligingsproblemen sneller aan te pakken door de volledige omgeving te beheren vanuit één gecentraliseerde beheerconsole. "URL Protect stelt Clover bijvoorbeeld in staat om specifieke bedreigingen in de hele omgeving met één klik aan te pakken. Het is niet meer nodig om naar een site te reizen en een technicus persoonlijk een probleem te laten behandelen. Dat is een echt voordeel wanneer gebruikers zeer hoge SLA's verwachten - vier uur fixes, max."

Verbeterde gebruikerservaring

E-mailgebruikers in het hele bedrijf profiteren ondertussen van een reeks voordelen - die allemaal de productiviteit ondersteunen. De dagen van mailboxgroottelimieten zijn voorbij", zegt Louis. "We zijn van 500Mb mailboxen naar praktisch bodemloze 50Gb mailboxen gegaan, en gebruikers vinden dat geweldig."

Het Mimecast-archief bespaart gebruikers ook tijd en moeite, aldus Louis: "Gebruikers kunnen vrijwel elke e-mail die ze ooit hebben verzonden of ontvangen in een paar seconden terugvinden. Er zijn veel gebruikers die e-mails lezen en vervolgens verwijderen, omdat ze weten dat ze in het Mimecast-archief staan - en gemakkelijk terug te vinden zijn. Zij vertrouwen volledig op de betrouwbaarheid van Mimecast."

Bovendien heeft het koppelen van Office 365 met Mimecast het executive team van Clover een verbeterde mobiele e-mailervaring gegeven: "Het uitvoerende team is veel onderweg, reist veel, dus als ze snel iets moeten vinden, waar beter dan op een mobiel? Het is niet meer nodig om aan de kant te gaan, een verbinding te zoeken en op de VPN te gaan."

Ondersteuning en kosten

Daarbovenop heeft Mimecast ons aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen opgeleverd. "Door ons in staat te stellen veilig naar de cloud over te stappen, heeft Mimecast ons veel geld bespaard.

"Er zijn ook grote besparingen op de ondersteuning. We zijn van een speciaal team van twee mensen voor e-mail naar geen team gegaan," legt Louis uit. "Het wordt nu gedekt door een algemeen serverteam en de twee mensen die zich voorheen alleen op e-mail richtten, doen nu belangrijker, dankbaarder werk."

Louis vatte de voordelen van de koppeling van Office 365 met Mimecast als volgt samen: "Het is een perfecte match: Mimecast, als een enkele provider, maakt een meerlaagse aanpak van beveiliging, archivering en disaster recovery mogelijk. Clover krijgt dat nu allemaal zonder enorme storage arrays en omslachtige, dure systemen op locatie te bouwen."

"Louis vatte de voordelen van Office 365 en Mimecast als volgt samen: "Het is een perfecte fit: Mimecast, als een enkele provider, maakt een meerlaagse aanpak van beveiliging, archivering en disaster recovery mogelijk. Clover krijgt dat nu allemaal zonder enorme storage arrays en omslachtige, dure systemen op locatie te bouwen."

Louis van der Walt - Server Infrastructuur Manager, Clover Industries