Cape Union Mart gaat naar de cloud met Mimecast

Context

Cape Union Mart is al sinds 1933 Zuid-Afrika's favoriete verkooppunt voor alles wat met avontuur en outdoor te maken heeft. De winkelketen verkoopt gespecialiseerde uitrusting en kleding voor verschillende outdooractiviteiten, zoals wandelen, kamperen, hardlopen, mountainbiken, sneeuwsporten en reizen.

De in Kaapstad gevestigde detailhandelsgroep is momenteel de thuisbasis van vijf grote merken, waaronder zijn vlaggenschip, de outdoorwinkel Cape Union Mart; het populaire merk voor technische outdoorkleding en -uitrusting K-Way; het casual modemerk Old Khaki; het uniformbedrijf Sparks & Ellis; en zijn eclectische lifestyleconceptwinkel voor vrouwen, Poetry.

Uitdaging

Cape Union Mart nam in eerste instantie contact op met Mimecast om het bestaande archiveringssysteem te vervangen, dat de infrastructuur en productiviteit ondermijnde. In overleg met Mimecast en de vertrouwde adviseur voor clouddiensten In the Cloud Services (ITCS) stelde het bedrijf vast dat het steeds afhankelijker werd van e-mail voor communicatie en samenwerking binnen het groeiende winkelnetwerk. Dit creëerde een aantal andere uitdagingen die moesten worden aangepakt.

"Wij ondersteunen een uitgebreid filiaalnetwerk van meer dan 150 individuele winkels in Zuid-Afrika en in Botswana en Namibië vanuit onze centrale faciliteit", legt Jason Rigby, hoofd infrastructuur van Cape Union Mart, uit. "We hadden een gestandaardiseerde manier nodig om back-ups te maken en gearchiveerde mail op te slaan, die het verlies van gegevens zou beperken en het mogelijk zou maken belangrijke informatie te traceren en terug te vinden, en tegelijkertijd governance in het hele bedrijf af te dwingen."

Snel en voortdurend toenemende volumes zorgden ervoor dat we de mogelijkheden van ons systeem te boven gingen - ons huidige systeem was nooit ontworpen om met big data van deze omvang om te gaan - verwijderen? De opslagcapaciteit werd overschreden, omgevingen dreigden instabiel te worden en het terugvinden van gegevens kwam in gevaar.

Oplossing

Als merk streeft Cape Union Mart het uiterste na, van innovatieve productaanbiedingen tot het creëren van echte 'wow'-klantervaringen. Het bedrijf past een soortgelijke benadering toe op zijn technologie, waarbij het consequent vooruitstrevende oplossingen gebruikt die activiteiten mogelijk maken en tegelijkertijd de investeringen laag houden. Hierdoor was de Mimecast Unified Email Management (UEM) oplossing ideaal voor het bedrijf.

De benijdenswaardige staat van dienst van ITCS in het assisteren bij de implementatie van Mimecast en het naadloos integreren van de technologie in de werking van bedrijfskritische e-mailomgevingen hielp ook bij het stroomlijnen van een bijna vlekkeloze implementatie.

Het aanbod biedt beveiliging, continuïteit en archivering als een enkele geïntegreerde cloud-gebaseerde dienst. Gebruikers kunnen naadloos overstappen op Mimecasts eigen, speciaal gebouwde grid, ongeacht locatie of toestel, waardoor continuïteit en toegankelijkheid gegarandeerd zijn.

Vanuit administratief oogpunt worden activiteiten handig beheerd via een centrale, webgebaseerde beheerconsole, die zichtbaarheid koppelt aan een intuïtieve gebruikersinterface.

Ter ondersteuning van de bedrijfsmobiliteitsstrategie kunnen bepaalde gebruikers - met name inkopers en management - het Mimecast-platform rechtstreeks vanaf hun mobiele apparaten benaderen, met hetzelfde niveau van veiligheid en toegankelijkheid als wanneer ze op kantoor zouden zijn, waar ook ter wereld.

Volgens Evan Torrance, Group Services Director voor de Cape Union Mart Group, was Mimecast de enige oplossing die deze alles-in-één-benadering voor het mailbeheer van het bedrijf kon bieden. "Naar onze mening stelt Mimecast de norm in de sector," zegt hij.

Voordelen

Beperking van e-mailgerelateerde risico's
Mimecast heeft een stabiele omgeving gecreëerd die sinds de ingebruikname in 2010 100% beschikbaar is. De uitzonderlijke beveiliging heeft ervoor gezorgd dat spam en malware nog maar zelden voorkomen en biedt volledige gemoedsrust rond compliance.

Net zo belangrijk is het feit dat mails veilig worden gearchiveerd en gemakkelijk terug te vinden zijn. "Belangrijke correspondentie kan niet meer zomaar 'verdwijnen' en we hebben altijd een traceerbaar en verifieerbaar papieren spoor in geval van een rechtszaak of een HR-inbreuk. Er zijn talloze gevallen geweest waarin dit van onschatbare waarde is gebleken voor ons bedrijf," zegt Rigby. "We hebben ook een positieve invloed geconstateerd op het gedrag van onze gebruikers met betrekking tot kwaadwillig mailgebruik."

Beter gebruik van middelen
Mimecast verlicht de druk op zowel technologie als personele middelen. "Onze productiviteit is sterk verbeterd doordat er vrijwel geen tijd meer wordt verspild aan het ordenen van mails en het zoeken naar correspondentie", legt Rigby uit. "Dankzij de cloud-gebaseerde opslagplaats van Mimecast hoeven we onze historische e-mails niet langer op te slaan - sommige daarvan gaan 15 jaar of meer terug."

De sprong maken naar een systeem dat meer intuïtieve archivering en zoekmachine-achtige mogelijkheden biedt, had wel wat voeten in de aarde. "De technologie was eenvoudig, naadloos zelfs, maar het vereiste een drastische verandering in de manier van denken van onze gebruikers," geeft Rigby toe. "Mimecast en ITCS waren het volledig eens met initiatieven op het gebied van educatie en adoptie en we hebben het punt bereikt dat .PST's als archiveringsmiddel in onze organisatie in principe verboden zijn."

Building brand equity
De merkwaarde van Cape Union Mart is een belangrijke troef en het briefpapierelement van Mimecast ondersteunt zowel de huisstijl als de naleving van de vereisten. Het helpt het marketingteam ook bij het bijhouden van promotionele activiteiten. E-mail banners worden gemonitord en rapportage over interactie en doorklikken stelt de retailer in staat het succes van mailcampagnes te evalueren en dienovereenkomstig aan te passen. "Dit is een element dat voor ons een verrassende toegevoegde waarde is geweest. Ondanks een intensieve bijscholing van ons team ontdekken we nog steeds nieuwe toepassingen voor deze tools," zegt Rigby.

Een partnerschap dat meegroeit met het bedrijf
Mimecast is een oplossing die meegroeit met het bedrijf, van het beheren van e-mailuitdagingen tot het mogelijk maken van mobiliteitsstrategieën voor bedrijven en het ondersteunen van de behoefte van het bedrijf aan cloud-gebaseerde diensten.

Naast de fenomenale technologische aspecten profiteert Cape Union Mart enorm van de professionele en gepassioneerde consultants van zowel Mimecast als ITCS. "Wij zijn ervan overtuigd dat deze toegewijde partnerschappen waarde zullen blijven toevoegen als doorlopende, betrouwbare adviseurs voor het bedrijf", besluit Torrance.