Boels Zanders maakt met hulp van Mimecast een eenvoudige, risicoloze overstap naar een robuuste Office 365-omgeving

Exchange-naar-Office 365-migratietool begeleidt advocatenkantoren bij een migratie zonder risico's, terwijl de hechte integratie tussen Mimecast-diensten en Office 365 zorgt voor een veiligere, beschikbare en productievere cloud-e-mailomgeving.

Boels Zanders Advocaten is een full-service advocatenkantoor met 140 medewerkers en vestigingen in Venlo, Eindhoven en Maastricht. De advocaten staan ondernemers, bestuurders en hun organisaties bij, variërend van MKB tot grote ondernemingen, en van overheid tot non-profit instellingen.

De juridische dienstverlening omvat een breed scala aan disciplines op het gebied van arbeidsrecht, bestuursrecht, familierecht, ondernemingsrecht en onroerend goed. Boels Zanders heeft ook specifieke sector- en brancheteams die gespecialiseerd zijn in onder meer gezondheidszorg, onderwijs, compliance, food & agriculture en privacy. Er is ook een uniek Brightlands-team en een acceleratieprogramma voor innovatieve startups.

"Met de e-mailbeveiliging van Mimecast hebben we in tien jaar geen enkele infectie gehad," bevestigt systeembeheerder Robin Steeghs. "Het spamfilter houdt ook bijna alles tegen, en het houdt nooit de verkeerde dingen tegen."

Jos Meuwissen, ICT-manager, Boels Zanders

Onderscheidend door innovatie

Boels Zanders is de afgelopen jaren flink gegroeid, ondanks de harde concurrentie. "Er zijn veel bedrijven op de markt die bijvoorbeeld een contract kunnen opstellen", legt ICT-manager Jos Meuwissen uit. "Het is een vrij standaardproces geworden, dus de enige manier om je echt te onderscheiden is door innovatie in klantenservice en levering."

Het bedrijf heeft bijvoorbeeld onlineportalen opgezet om de samenwerking met klanten en de dienstverlening te stroomlijnen.

"Onze cliëntportalen bevatten bijvoorbeeld afgeronde contracten en daarnaast live-feeds van websites, zodat wij op de hoogte worden gebracht van juridische of jurisdictionele wijzigingen. Dus als er een uitspraak komt die van invloed is op een contract, dan ontvangen de cliënt en de advocaat een melding en kunnen zij het contract aanpassen aan de nieuwe wettelijke vereisten."

Office 365 migratie. Begeleid door Mimecast

Flexibiliteit op IT-gebied is van cruciaal belang geweest voor deze cultuur van innovatie, en dat heeft er natuurlijk toe geleid dat Boels Zanders steeds meer gebruik is gaan maken van cloudgebaseerde technologieën. "We moeten altijd en overal bij onze gegevens kunnen, zowel online als offline, en de cloud stelt ons in staat dat te doen", aldus Meuwissen. "Tegelijkertijd houdt het werken met cloudproviders ons een stap voor, omdat we kunnen profiteren van hun innovaties in het core cloudplatform."

Vanwege het belang van e-mail in de dagelijkse workflows was de migratie van Boels Zanders van Exchange on-premise naar Microsoft Office 365 een belangrijk onderdeel van de overstap naar de cloud. Maar de overstap was niet zonder risico's - het risico van gegevensverlies en downtime bijvoorbeeld - en Meuwissen was zich terdege bewust van de noodzaak om deze risico's als onderdeel van elke migratie te beperken.

Gelukkig had het bedrijf Mimecast al aan boord, omdat het al meer dan tien jaar vertrouwt op Mimecast voor diensten als e-mailbeveiliging, archivering en continuïteit. Van cruciaal belang is dat Boels Zanders dankzij die relatie toegang kreeg tot de ondersteuning die nodig was voor een soepele overgang naar e-mail in de cloud, waaronder de Exchange to Office 365 Migration Tool van Mimecast, die helpt bij het waarborgen van de integriteit van gegevens, continue toegang tot e-mail en bescherming tegen cyberdreigingen tijdens een migratie.

"Als Mimecast-gebruiker hadden we toegang tot allerlei eenvoudige tools, en geweldige ondersteuning, om ons te helpen het risico van onze migratie te verminderen. Het resultaat was een soepele overgang naar Office 365", legt Meuwissen uit.

Veilige, toegankelijke, betrouwbare e-mail in de cloud

Migratie is natuurlijk niet het enige probleem bij de overstap naar e-mail in de cloud. Een te grote afhankelijkheid van één leverancier voor essentiële e-mailbeveiliging, -archivering en -beschikbaarheid kan ook risico's opleveren. Maar Meuwissen en zijn team kunnen erop vertrouwen dat ze een robuuste Office 365-omgeving hebben, dankzij de hechte integratie met Mimecast.

Het creëren van een robuustere Office 365-omgeving was slechts een kwestie van het verwijzen van bestaande Mimecast-diensten naar de nieuwe cloud e-mailomgeving van het bedrijf. Meuwissen zegt: "We hoefden alleen de routing aan te passen, en alles werkte weer als vanouds. In al de jaren dat we Mimecast gebruiken, hebben we nog geen enkele storing gehad.

Het is duidelijk dat Boels Zanders als advocatenkantoor veel belang hecht aan beveiliging - en het had al een oplossing waarop het kon vertrouwen. "Met de e-mailbeveiliging van Mimecast hebben we in tien jaar geen enkele infectie gehad", bevestigt systeembeheerder Robin Steeghs. "Het spamfilter houdt ook bijna alles tegen, en het houdt nooit het verkeerde tegen. "Die betrouwbare e-mailbeveiliging maakt nu deel uit van de Mimecast M2A-bundel, die ook een realtime failover-oplossing biedt voor e-mailcontinuïteit. Als er bijvoorbeeld geen e-mails kunnen worden verzonden door een storing bij de cloudprovider, dan neemt Mimecast het over - de clouddiensten van Mimecast worden namelijk ondersteund door een SLA van 100% beschikbaarheid.

Geautomatiseerde archivering

Supersnel zoeken "Het e-mailarchief is ook voor ons heel belangrijk", zegt Meuwissen. "We doen ontzettend veel aan e-mailen. Het is daarbij belangrijk dat dossiers altijd compleet zijn en dat inkomende en uitgaande e-mailberichten daaraan worden toegevoegd."

E-mails die naar een advocaat worden gestuurd, worden nu automatisch toegevoegd aan een lopend dossier via een slimme plugin in Outlook. Het Mimecast Cloud Archive biedt zelfs een eenvoudige oplossing wanneer e-mails verloren gaan. "Helaas wordt er zo nu en dan per ongeluk een e-mail verwijderd", legt Meuwissen uit. "Mimecast maakt het heel eenvoudig om ze terug te vinden en terug te halen."

Het team van Meuwissen kan zelfs in slechts zeven seconden gearchiveerde beelden vinden en terugvinden. "Het is indrukwekkend hoe snel de zoekfunctie van Mimecast werkt," zegt Steeghs. "Zelfs als je op zoek bent naar meerdere e-mailberichten van zes of zeven jaar geleden, vindt Mimecast ze snel. Ik begrijp niet hoe dit mogelijk is, maar ik vind het geweldig - en je krijgt de gegevens die je nodig hebt."

Meuwissen is zeer te spreken over de manier waarop Mimecast aansluit op Office 365 om de cloudomgeving van Boels Zanders te versterken en zo een basis te leggen voor innovatie zonder dat dit ten koste gaat van de klantenservice.