Birketts - Vermindering van onsite opslag en ondersteuning van een naadloze fusie

Na een fusie en een op handen zijnde upgrade naar Exchange 2010, wilde Birketts zijn totale investering in hardware verminderen en de druk op de Exchange-infrastructuur verlichten.

Context

Birketts is een succesvol regionaal advocatenkantoor met kantoren in Ipswich, Norwich, Cambridge en Chelmsford. In september 2010 werd Birketts door een fusie met het in Chelmsford gevestigde advocatenkantoor Wollastons opgenomen in de top 100 van advocatenkantoren in het Verenigd Koninkrijk. Het heeft nu 52 partners en een totaal van 350 medewerkers.

Uitdaging

Birketts had van oudsher e-mail gebruikt als documentbeheersysteem, maar toen het bedrijf groeide, nam het e-mailvolume dramatisch toe. Meer gebruikers die meer e-mails verstuurden, betekende dat het lokale systeem overvol raakte. Het doorzoeken van het archief begon te lang te duren en meerdere zoekopdrachten veroorzaakten latentieproblemen in het netwerk.

Birketts had een traditionele Exchange-omgeving met lokaal gekoppelde opslag, inclusief talrijke schijven die aan de server waren gekoppeld. Het systeem werd geback-upt door een offsite mirror image van de Exchange server en ondersteund door een selectie van third-party producten voor beveiliging, continuïteit en disaster recovery.

De geplande upgrade naar Exchange 2010 zou twee extra servers en terabytes aan extra opslagruimte hebben vereist. De Wollastons-fusie verergerde deze uitdagingen nog. De behoefte aan een snelle, naadloze integratie van het nieuwe kantoor en het besef dat extra gebruikers de toch al overbelaste IT-infrastructuur van het bedrijf verder onder druk zouden zetten, brachten IT-directeur Chris Simmons ertoe op zoek te gaan naar een alternatieve oplossing voor e-mailbeheer.

Oplossing

"Aangezien we al gebruik maakten van offsite back-ups, was e-mail in de cloud de voor de hand liggende oplossing voor onze problemen met het opslaan en terugvinden van gegevens", zegt Simmons, die al eerder met succes met Mimecast had samengewerkt. "Ik koos voor Mimecast omdat ik wist wat ik kon verwachten op het gebied van serviceniveaus", zegt hij.

De fusie met Wollastons, een andere Mimecast-klant, vond plaats enkele maanden na de initiële overstap naar Mimecast. "Het serviceteam van Mimecast leverde fantastisch werk en hielp ons een naadloze fusie te realiseren, ondanks beleidsconflicten tussen de twee systemen," zegt Simmons. "Hoewel er geen nieuwe mailboxen bijkwamen, was een zorgvuldige profilering vereist zodat e-mails correct konden worden gearchiveerd, gelabeld, geformatteerd en gestileerd. De omschakeling vond plaats op een zondagavond, en onze e-mail werkte maandagochtend probleemloos."

"We hebben nu onze historische gegevens opgenomen in de grid van Mimecast, waarbij we alle gegevens van de lokale server hebben verwijderd en met de hulp van Mimecast zullen we binnenkort overstappen op Exchange 2010 met extreem weinig downtime. Samen zullen deze veranderingen het voortdurende probleem van e-mailopslag aanpakken."

Het terugdringen van hardware was een belangrijke zakelijke drijfveer om de e-mail van het bedrijf naar de cloud te verplaatsen.

"Er is geen behoefte meer aan extra opslag of een WAN-synchronisatie en onze nieuwe Exchange-infrastructuur zal veel kleiner zijn dan zijn voorganger", zegt Simmons. "In plaats van de zes terabyte schijven die we hadden moeten upgraden, krijgen we vier schijven van 500 gigabyte, en er is geen tweede Exchange-server nodig voor disaster recovery. Het resultaat is dat we de stroombehoefte zullen halveren. En dankzij het e-mailarchief van Mimecast hebben we niet langer Enterprise Vault nodig, wat betekent dat we één server minder gebruiken voor opslag die ook offsite moest worden gerepliceerd. Bovendien is er ook geen Cryoserver of KVS meer nodig wanneer je Mimecast in het spel hebt. Al met al een fantastische besparing."

Niet alleen zijn de onsite opslagvereisten van Birketts afgenomen, maar ook de eindgebruikerservaring is verbeterd, dankzij de onmiddellijke archivering, continuïteit en de naadloze integratie met Outlook.

"We hebben nu echte e-mail continuïteit - voorheen hadden we een DR site met een failover server, maar die moesten we vier uur van te voren aanmelden! We konden niet alleen de Exchange-server aanroepen; we moesten het hele DR-scenario aanroepen, inclusief het NT-domein en het casemanagementsysteem. Met Mimecast hebben onze gebruikers nu altijd toegang tot hun e-mail en kunnen ze snel zoeken in het online archief in plaats van onze lokale systemen te overbelasten," voegt Simmons toe.

De oplossing van Mimecast betekent dat Birketts zijn behoeften heeft geconsolideerd. Zoals Simmons opmerkt, bespaart het werken met één leverancier tijd, vergroot het de veerkracht en beperkt het de risico's.

"We zijn niet langer afhankelijk van meerdere derde partijen omdat we ons volledige e-mailbeheer aan een specialist hebben toevertrouwd." continuïteit en archivering in één geïntegreerd platform en kunnen ons ondersteunen met hetzelfde niveau van service en ondersteuning wereldwijd maakt dat ze zich onderscheiden van hun concurrenten."